Teams im agilen Umfeld: Remote Teams – so fern und doch so nah

Wie können wir eine effiziente Arbeitsweise innerhalb der Teams fördern? Was sind mögliche Herausforderungen? In diesem Artikel möchten wir Euch mit auf eine spannende Reise nehmen und anhand eines Beispielprojekts von unseren Erfahrungen mit Remote Teams berichten.

Kommunikation

Ein Team, das wir als Coaches begleitet haben, bestand aus Kollegen aus Deutschland und Indien. Hier ist uns als erstes aufgefallen: ENGLISCH IST NICHT GLEICH ENGLISCH! Es war vielmehr eine interessante Mischung aus native Speakern, deutschem „Stolper-Englisch“ und „Singsang-Englisch“ der indischen Kollegen :-) und wir mussten ganz schön die Ohren spitzen, um alles zu verstehen. Insbesondere das Sprechtempo kann ein Stolperstein sein. Diese Erfahrung haben nicht nur wir als Scrum Master und Coaches gemacht, sondern das gesamte Team und die Stakeholder mussten sich darauf einstellen. Das Rezept ist Geduld, nachfragen und ein wenig Zeit, um sich an das Neue zu gewöhnen und sich reinzuhören. In vielen Unternehmen ist eine internationale Zusammenarbeit noch nicht für jeden selbstverständlich. So waren in unseren Teams einige Leute dabei, die noch nicht in einem internationalen Projekt gearbeitet haben. Umso wichtiger ist es darauf hinzuweisen, dass es völlig „ok“ und sogar notwendig ist, noch mal nachzufragen, wenn etwas nicht verstanden wurde. Eine gute Kommunikationskultur ist unabdingbar für den gemeinsamen Erfolg.

Wo wir schon bei der Kommunikation sind: funktionierende technische Kommunikationskanäle sind für verteilte Teams das A und O! Die ersten Meetings in unserem Beispiel waren nicht ganz einfach. Denn am Anfang konnte das Team und auch wir die jeweiligen Stimmen nicht immer zuordnen, da wir einander nicht gesehen haben und das Team neu aufgestellt war. Schnell sind wir gelernt immer die Kamera(s) zu nutzen, um nicht nur die Stimme hören, sondern die Person mit Mimik und Gestik sehen. Das hat das Kennenlernen bzw. das Erkennen enorm erleichtert und wir können Euch das nur empfehlen.

Worauf wir zudem achten mussten, war, niemanden aus dem Team zu vergessen. Im agilen Umfeld möchten wir alle Teammitglieder einbeziehen. Wenn sie jedoch nicht vor uns sitzen, kann es passieren, dass das Sprichwort „aus den Augen aus dem Sinn“ durchaus wörtlich genommen werden kann. Die Dailys sind dafür ein schönes Beispiel. Jeder im Team erzählte von seinen Aufgaben, bis am Ende einer sagte „Super, dann sind wir ja jetzt fertig!“. Dabei hatte das Team jedoch nicht im Blick, dass zwei Leute noch nichts gesagt hatten. Das kann schon mal passieren und die vergessene Person meldet sich in der Regel freiwillig und schiebt ihren Beitrag nach. In anderen Meetings kann es aber dazu führen, dass Leute einfach unter dem Radar bleiben und sich inhaltlich nicht beteiligen, wenn man sie nicht auf dem Schirm hat. Jedes einzelne Teammitglied, dessen Gedankengut, dessen Expertise ist aber wichtig und wertvoll für das Team!

Aus unserer Sicht ist es darüber hinaus wesentlich eine stabile Kommunikationsstruktur und gleiche Abläufe zu haben, auf die sich das Team einstellen kann. Das betrifft unter anderem die Tools oder Ablageorte, um ein effizientes Arbeiten zu unterstützen und zu gewährleisten.

Fachchinesisch

Wisst Ihr eigentlich was „XYZ“ bedeutet? Oder „ABCD“? Ganz genau wusste es keiner… . So ähnlich passierte das auch in unserem Team. Bestimmte Abkürzungen wurden tage- und mitunter wochenlang verwendet bis auf einmal jemand fragte: „Sag mal, was bedeutet eigentlich XYZ?“. Ein gemeinsames Verständnis über die Bedeutung von relevanten Fachtermini und projektspezifischen Begriffen ist Grundlage für die Zusammenarbeit und sollte von Beginn an gelebt und weiterentwickelt werden (nicht nur in Remote-Teams).

Zeitzonenabgleich

Das leidige Thema Zeit oder vielmehr Zeitverschiebung. Hierbei haben wir festgestellt, dass immer einer in den sauren Apfel beißen muss. Entweder ist es hier noch zu früh, wenn die Kollegen in Indien gestartet sind, oder es war dort einfach schon spät. Diese Hürde lässt sich nicht nehmen – leider nur hinnehmen. Versucht einfach den besten Weg zu finden, damit auf beiden Kontinenten der Arbeitstag nicht zu lang wird.

Räumlichkeiten

Nun kommen wir zum Projektraum. Sofern es möglich ist, bringt die Teammitglieder eines Standorts an einem Ort zusammen. Erfahrungsgemäß kann es Dank deutscher Bürokratie manchmal etwas länger dauern einen Teamraum zu bekommen, also bitte früh drum kümmern. Ist er erst mal da, freuen sich alle über die kurzen Kommunikationswege. Keine Mail mehr schreiben oder zum Telefon greifen, sondern direkt mit dem Kollegen austauschen. Kurz mal nach links oder rechts zum Kollegen umgedreht und sich über wichtige Neuerungen oder Fragen ausgetauscht. Das fördert die Kommunikation und die Teamzugehörigkeit.

Ein Projektraum war bei unserem Team nach einigen Wochen vorhanden. Leider ohne Monitor, der das Board angezeigte, und auch ohne Kamera. Das machte das Daily recht schwierig. Wie soll man ein Daily Stand-Up durchführen, wenn nur ein Notebook zur Verfügung steht? Ihr solltet daher schauen, dass ein Beamer oder großer Bildschirm für die Teammitglieder vor Ort zu Verfügung steht. Ansonsten macht es Sinn, die Inhalte über das Netz (Skype, Lync, Webex oder ähnliches) zu teilen, damit alle sehen worüber grade gesprochen wird. Im Daily sind wir beispielsweise dazu übergegangen Jira zu zeigen, sodass alle verfolgen konnten, über welche Tasks wir sprechen. Das gilt selbstverständlich für alle Meetings und Inhalte.

Teamevents und Face to Face

Teamevents sind hilfreich für den Zusammenhalt. Aber alle indischen Kollegen mal eben nach Deutschland oder alle deutschen Kollegen nach Indien einfliegen lassen? Das geht natürlich nicht. Bei unserem Team gab es ein fast zeitgleiches Teamevent. Währenddessen haben wir fleißig Bilder gemacht und an die Kollegen im anderen Land geschickt. Das hat dem Team ein Gefühl von Nähe vermittelt und die Kollegen konnten daran teilhaben, was wir vor Ort gemacht haben.

Nicht zu unterschätzen ist es, wenn ein Teammitglied eines Landes für einige Zeit ins andere Land reist und dort mit den Kollegen arbeitet. Das fördert das Verständnis für die andere Kultur und Arbeitsweise immens. Auch nach der Rückkehr bleibt eine spezielle Verbindung erhalten, die sich meist im gesamten Team ausbreitet und für bessere Kommunikation und Zusammenarbeit sorgt. Ja, wir wissen, dass nicht jedes Unternehmen dies zu ermöglicht – doch wenn ist der Benefit sehr hoch.

Unser Fazit

Es erfordert von allen Beteiligten viel Disziplin und ein respektvolles Miteinander, um ein Remote Team dauerhaft am Laufen zu halten. Und es gibt einige Stolpersteine, durch die ein solches Team bzw. Projekt ins Straucheln geraten kann wie z. B. Sprachunterschiede oder eine nicht ausreichende technische Unterstützung. Die Hürden, die wir genommen haben, hat der ein oder andere von Euch sicher ebenfalls schon nehmen dürfen. Im Gegenzug bringt die Zusammenarbeit in Remote Teams aber auch viel Positives mit sich. Durch die internationale Verteilung der Leute haben Teams die Möglichkeit ihre interkulturellen Kompetenzen zu erweitern. Die persönliche Weiterentwicklung eines jeden einzelnen im Umgang wird geschärft. Zudem können Teams mit allen erforderlichen Skills besetzt werden, ohne aufgrund der Distanz auf Kompetenzen verzichten zu müssen. Wir können abschließend nur sagen, dass wir in unseren jeweiligen Projekten viel Freude hatten, auch wenn es sicher nicht immer einfach war. Umso schöner ist es, wenn es gelingt die Rahmenbedingungen für das Team bestmöglich zu gestalten und ein zufriedenes Team „all over the world“ zu haben. 

BONUS ;-)

Remote Meetings sind eine besondere Erfahrung und entbehren manchmal nicht einer gewissen Komik. Vielleicht kennt der ein oder andere von Euch das aus eigener Erfahrung?
Immer wieder schön anzuschauen ist das folgende YouTube-Video.

Lesen Sie hier den nächsten Teil der Blogreihe "Teams im agilen Umfeld":
Softskills und Gruppendynamik in neuen Teams