De perfecte timing voor een ERP-traject? Eerlijk: daar kan u lang naar zoeken. Hoeveel agenda’s u ook samenlegt, bijna altijd is er een afdeling net dán bezig met een ander groot project, zijn er sleutelfiguren met verlof of past de oplevering niet in de klantenwerking. Niets is echter onoplosbaar. En eens iedereen binnen de organisatie overtuigd is van de voordelen van een nieuw systeem, blijken agenda’s vaak plots een stuk flexibeler.
Kortom: de ideale timing heeft veel te maken met de juiste mindset van uw collega’s. Een goede indicator is alvast het besef bij uw management. Als die duidelijk aangeeft dat een nieuw ERP-systeem vitaal is voor verdere groei, dan straalt die attitude meestal af op de medewerkers. Maar om van uw CEO een ambassadeur te maken, hebt u werk voor de boeg. Een cruciale factor is dat u hamert op de strategische businessvoordelen van ERP, zonder in de technische features te duiken. Een ervaren ERP-partner kan u trouwens ondersteunen bij zo’n businessanalyse.
3 criteria voor de beste startdatum
1. Neem voldoende tijd voor de voorbereiding
Niemand investeert zomaar in een ERP- of CRM-systeem. Hoe beter u strategische doelstellingen of andere vereisten in kaart brengt én communiceert (zowel intern als naar uw ERP-partner), hoe beter u naar het beste resultaat kunt werken. Dat betekent ook doelstellingen aligneren binnen de verschillende afdelingen en aftoetsen met de bedrijfsdoelstellingen op lange termijn. Beperkte voorbereidingen leiden meestal tot langere implementaties of resultaten die minder aansluiten bij die langetermijnvisie.
2. Mensen, mensen, mensen
Een ERP- of CRM-implementatie vraagt veel tijd van sleutelfiguren binnen uw organisatie. Dat zijn precies de mensen die ook voor heel wat andere projecten gevraagd worden en nodig zijn. Reden te meer om die sleutelfiguren tijdig vrij te maken. En dat gaat niet van de ene dag op de andere. Sommige mensen binnen het projectteam zullen enkele maanden lang minstens de helft van hun tijd aan het project besteden. Bekijk dus, voor u in zee gaat met een ERP-partner, hoe snel u nieuwe krachten kunt binnenhalen, back-ups kan inschakelen en de nodige tijd kan inplannen.
3. Communicer open over de doelstellingen
Een ERP- of CRM-implementatie is een verandertraject pur sang. Aandacht voor het ‘change’-aspect is daarom vaak cruciaal voor succes. U zal duidelijk moeten communiceren over uw plannen, de beoogde verbeteringen en het belang voor de toekomst van de organisatie. Ook tijdens het project zijn regelmatige updates geen overbodige luxe. Het bepalen van de communicatiekanalen en -middelen hoort bij de voorbereiding en heeft dus ook een impact op de gewenste timing.
Conclusie
De geknipte timing voor de start – en de finish – van uw ERP-project beslist u niet alleen: uw ERP-partner zal samen met u de best mogelijke timings bespreken.
In het gratis e-book ERP-Selectietraject leest u nog veel meer over nuttige voorbereidingen, succesfactoren, risico’s en valkuilen. Aftasten hoe wij bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Bekijk wat we voor u kunnen betekenen.
