ERP 'in the cloud', waar staat dat voor? En wat betekent het concreet voor mijn onderneming? Is die 'cloud' de zoveelste bubble, of is het de toekomst? Waarom zou ik het überhaupt overwegen?

In deze blogpost sommen we de belangrijkste voor- én nadelen op van cloud ERP. We verhelderen ook de meest courante begrippen voor u. 

 

ERP: to cloud or not to cloud?  

 

1. Business software in the cloud: voordelen

Uw budget wordt dynamisch(er)

In een cloudmodel neemt u IT-diensten af op ‘abonnementsbasis’. Concreet: u betaalt dus enkel voor wat u gebruikt, wanneer u het gebruikt, en wie het gebruikt. U kan op elk moment naar boven of beneden schalen: gebruikers toevoegen of verwijderen, meer of juist minder functies of diensten in gebruik nemen, of uw abonnement (tijdelijk) stopzetten. Op die manier kan u operationele pieken en dalen veel beter opvangen. Eigenlijk betekent cloud een verschuiving van een CAPEX naar een OPEX model. Uw budget wordt dynamisch en schaalbaar: u kan het gericht inzetten waar en wanneer het loont.

U heeft minder kopzorgen

Alle IT-infrastructuur die u in eigen beheer houdt, vraagt uw volledige aandacht op het vlak van ondersteuning en onderhoud. Dat betekent dat u een beroep moet doen op tal van gespecialiseerde IT-profielen met parate kennis over alle aspecten van die infrastructuur. Afhankelijk van hoe ver u gaat in het cloud-verhaal, nemen die kopzorgen af. Bij Software-as-a-Service (SaaS) zijn die bijvoorbeeld minimaal: u huurt de oplossing ‘zoals ze is’, hoeft niet te investeren in servers of wakker te liggen van onderhoud, upgrades of backups. Cloud betekent dat u operationeel kan zijn met minder IT-mensen, of die mensen kan inzetten op andere meer strategische domeinen.

Uw data veilig (ja, toch wel)

Er worden veel vragen gesteld over de beveiliging van cloudsoftware, wat begrijpelijk is. Maar laten we het anders bekijken: staat het omgekeerde scenario garant voor 100% veiligheid? Is uw klassieke ‘on-premise’ set-up volledig bestand tegen (virtuele) inbraak, hacking, spionage (al dan niet door uw eigen werknemers), brand, stroomonderbreking enz? Cloudproviders en datacenters zijn doorgaans extra goed beveiligd en verzekerd, net omdat dit hun ‘core business’ is. Zelfs grootbanken werken met cloudsoftware. Uw bedrijfsgevoelige data staan ‘in the cloud’ niet minder veilig dan in uw eigen fysieke onderneming.

2. Business software in the cloud: aandachtspunten

Naast de vele voordelen van cloud computing, zijn er ook een aantal aandachtspunten of uitdagingen waar u zich beter bewust van bent, alvorens u in het cloud-verhaal stapt. 

U heeft minder controle.

Cloud betekent dat u bepaalde delen van uw ICT-omgeving ‘deelt’ met anderen. De vaak gehoorde vergelijking tussen een publiek zwembad (cloud-omgeving) en een zwembad thuis (klassieke omgeving) klopt wel. Bij cloud gelden spelregels waar u zich moet aan houden, en krijgt u geen of minder ruimte om uw eigen gang te gaan. U heeft dus minder controle. Wat niet echt een nadeel hoeft te zijn, want wat u niet controleert, daar hoeft u zich ook geen zorgen over te maken.

U start niet vanaf nul.

Als u gaat investeren in cloudoplossingen, dan start u zelden met een onbeschreven wit blad. Er zijn vaak lopende investeringen in hardware en/of software, die u niet zomaar overboord kan of wil gooien. Dat is ook de reden waarom veel bedrijven momenteel werken in een ‘hybride’ cloud: ze integreren hun bestaande infrastructuur met cloudsoftware, wat best een uitdaging is op het vlak van integratie.

U moet investeren in integratie.

Het hybride cloudmodel legt de vinger op wat misschien wel de grootste uitdaging is in het hele cloud-verhaal: integratie. U moet erop kunnen rekenen dat alle applicaties, cloud of niet, naadloos met elkaar communiceren. Voor oudere applicaties kan dat betekenen dat u (flink) moet investeren in koppelingen en interfaces. Aan u dus om te bepalen welke applicaties voldoende ‘business critical’ zijn om die investering te maken.

En wat met privacy?

Mensen stellen zich terecht vragen over privacy op het internet, van sociale media tot business applicaties. Microsoft is alvast de eerste grote cloudprovider die een internationaal ISO-label heeft gekregen voor Microsoft Azure, Office 365 en Dynamics CRM online. Dat label garandeert controle, transparantie, veiligheid en inzicht in wie toegang vraagt tot uw data.

 

3. Cloud: realiteit versus perceptie

Bedrijven die geen cloudtoepassingen willen gebruiken, doen dat omdat ze geen vertrouwen hebben in de beveiling van data (60%) en in de betrouwbaarheid van de oplossing (42%). Als we gaan kijken naar de bedrijven die wél zijn overgestapt naar de cloud, komt een heel ander beeld naar boven:

  • 94% ervaart de cloud-oplossing als veiliger dan de ‘on premise’ software
  • 86% bespaart tijd dankzij de cloud-oplossing
  • 68% bespaart geld dankzij cloud-oplossing
  • 62% zegt dat privacy beter gegarandeerd is dan voordien
  • 50% heeft minder nood aan interne IT resources

Deze cijfers zijn gebaseerd op een studie van Comscore in opdracht van Microsoft in 2013.

 

4. Business software in the cloud: iets voor mij?

Het idee van business software ‘in the cloud’ te zetten, schrikt veel bedrijven nog af. Misschien heeft ook u uw bedenkingen. Het is echter wél de richting waarin steeds meer software, en dus ook bedrijfssoftware, evolueert. In een bijzonder hoog tempo bovendien.

Volgens Gartner zal meer dan de helft van de CRM-toepassingen in 2015 via een cloud SaaS-formule worden aangeboden. Ook in het ERP-landschap is de verschuiving voelbaar. De beschikbaarheid van de oplossing in the cloud, is voor sommige bedrijven al een primair selectiecriterium in hun zoektocht naar een ERP of CRM-systeem.

Wat business software en cloud betreft, ziet het er naar uit dat de hybride cloud de norm zal worden. Dat betekent dat de IT-applicatie zal bestaan uit diverse geïntegreerde applicaties en services waarvan sommige ‘pure’ SaaS-oplossingen zijn (typische voorbeelden zijn email, CRM en generieke ERP-functies), en andere ofwel binnen de bedrijfsmuren of in een private cloud worden gezet (unieke bedrijfskritische systemen bijv.). De meeste bedrijven die recent zijn overgestapt naar de cloud, hanteren zo’n hybride vorm.

Het grote aandachtspunt hier is integratie. De sterkte van een bedrijfsbrede oplossing is dat ze alle processen en data in één systeem integreert, waar alles met elkaar in verbinding staat, en er geen IT-eilandjes meer zijn. In een hybride cloudscenario, waar bedrijven dus meer en meer cloud- en niet cloudapplicaties met elkaar gaan combineren, is integratie de grootste uitdaging.

 

5. ‘The cloud’ kort en bondig: een aantal begrippen verklaard

In de brede zin van het woord, betekent ‘cloud’ dat u uw IT-infrastructuur, of een deel ervan, niet fysiek bij u hebt staan of draaien. U parkeert het dan ergens anders, ‘in the cloud’.

Wàt u precies naar die cloud verhuist, hoort doorgaans thuis in één van de volgende 3 categorieën: software, infrastructuur of platform. Dat is wat respectievelijk bedoeld wordt met de termen SaaS (Software-as-a-Service), IaaS (Infrastructure-as-a-Service) en PaaS (Platform-as-a-Service).
De meest ingeburgerde vorm van cloudsoftware is Software-as-a-Service of SaaS, met als bekende voorbeelden Gmail, Microsoft Dynamics CRM online, Office 365, enz. SaaS is typisch gericht naar eindgebruikers en business owners. Bij PaaS wordt verwezen naar een platform dat via ‘cloud’ wordt aangeboden, en waarop ontwikkelaars bijv. cloudapplicaties kunnen bouwen en testen. IaaS is meestal het domein van systeembeheerders, die servercapaciteit, opslag of besturingssystemen via ‘cloud’ kunnen gaan gebruiken en beheren.

Naast het ‘wat’, is er ook het ‘hoe’, of meer specifiek, het ‘waar’, met als 2 grote pijlers de ‘public’ versus de ‘private’ cloud. In de publieke cloud worden diensten (bijv. software) aangeboden op externe dataservers. In het geval van software betekent dit dat elke klant dezelfde functionaliteit koopt, met weinig of geen mogelijkheden tot configuratie. Om de software te kunnen gebruiken heeft u enkel een internetverbinding nodig.

Aan het andere eind van het spectrum staat de private cloud. Die onderscheidt zich van de public cloud door een hogere mate van controle. Waar u bij een public cloud nagenoeg geen controle heeft over de data, de inrichting van de software en de servers (en zelfs niet weer waar de servers ergens staan), is dat bij een privé cloud wel het geval. De servers, of een afgeschermd gedeelte ervan zijn exclusief voor één klant voorbehouden.

Een andere vaak gehoorde term is ‘on-premise’, letterlijk te vertalen als ‘op uw eigen grond’. Dit verwijst naar de infrastructuur die u fysiek op uw eigen domein hebt staan of draaien. Het kan daarbij gaan om uw eigen serverpark, of een ERP-systeem dat op uw eigen datacenter draait.