Het is het senior management in een organisatie dat het groene licht moet geven om een (nieuw) ERP-systeem te implementeren. Maar het is vaak de CIO of IT-Manager die de eerste stappen neemt om de ERP-markt te verkennen. Het IT-departement wordt immers sneller dan andere werknemers geconfronteerd met de tekortkomingen van het huidige systeem.

 

 ERP verkopen aan uw CEO: 5 tips voor ICT-managers 

 

Vaak is het knap lastig voor IT-managers of CIO’s om het senior management te overtuigen te investeren in een (nieuw) ERP-systeem. Het gaat immers om aanzienlijke investeringen voor een project dat aan het hart van de organisatie raakt. Het groene licht krijgen van de top vereist dan ook zowel denkwerk, diplomatie als harde cijfers. Hieronder vindt u een aantal tips die u helpen in uw rol als IT Manager of CIO om een overtuigende case samen te stellen voor uw CEO.

 

1. ERP: kost of kans?

De eerste vraag die u moet beantwoorden is: hoe kijkt uw management naar IT in het algemeen, en ERP in het bijzonder? Zien zij het vooral als een kost, of veeleer als een kans? Het antwoord op deze vraag zal bepalen hoe u uw verhaal gaat opbouwen. In het eerste geval zal uw case vooral moeten steunen op het kostenaspect, en hoe ERP ertoe kan bijdragen de organisatie op termijn geld te besparen. In het andere geval wordt ERP gezien als een investering die het bedrijf moet helpen kansen te grijpen die nu buiten bereik liggen, zoals bijvoorbeeld groei, acquisities, innovatie, een ruimer aanbod enz.

Het onderscheid is natuurlijk nooit zwart-wit. Ook de CEO die ERP als investering ziet, is uiteraard gefocused op het kostenplaatje. En omgekeerd kan een CEO die naar ERP kijkt als een kostenpost, warm gemaakt worden om verder te kijken en open te staan voor de kansen die een nieuw systeem biedt. Maar het loont om te vertrekken van de prioriteiten van uw CEO, die goed uit te werken en van daaruit uw verhaal verder op te bouwen.

Conclusie: Ziet uw management ERP vooral als een kost, of veeleer als een kans? Het antwoord op deze vraag is het uitgangspunt voor uw case.

 

2. Het applicatielandschap in kaart

Becijfer hoeveel het huidige applicatielandschap uw bedrijf kost. Organisaties die overstappen naar een standaard ERP-systeem hebben daar goede redenen voor: óf ze werken met een kluwen aan applicaties die al dan niet aan elkaar gelinkt zijn, óf ze hebben maatwerk (al dan niet in combinatie met die ‘applicatiespaghetti’), óf ze zitten met één of meerdere oudere systemen die de workload niet meer aankunnen. De kosten om een dergelijke versnipperde infrastructuur ‘up-and-running’ en ‘up-to-date’ te houden, laat staan te upgraden, is vaak gigantisch, zowel in mankracht als in euro’s.

Breng uw applicatielandschap in kaart, en probeer de totale kost ervan te berekenen. Focus daarbij niet enkel op de harde cijfers maar sta ook stil bij menselijke aspecten en verborgen kosten zoals bijv. de kost van dubbel werk, manuele input, fouten, de tijd die nodig is om nieuwe functies in het systeem te stoppen of het aan te passen enz. ERP vraagt een aanzienlijke investering, maar organisaties zijn vaak blind voor de torenhoge kosten die ze elke dag maken om een gebrekkige of verouderde infrastrucuur draaiende te houden.

Conclusie: Breng het volledige applicatielandschap in kaart, en bereken de kost ervan. Focus niet alleen op harde euro’s, maar ook op menselijke aspecten en verborgen kosten.

 

3. Business pains en kansen

IT-infrastructuur is één van de factoren die bepaalt hoe efficiënt en accuraat een organisatie kan functioneren en hoe snel ze over informatie beschikt. Anders gezegd: uw huidige IT set-up is mee de oorzaak van de business pains van vandaag én de gemiste kansen van morgen. Als uw management ERP vooral ziet als een ‘kost’, dan doet u er goed aan te te starten vanuit die business pains. Bijvoorbeeld: we leveren te traag en daardoor verliezen we klanten. Hoe kan IT ons helpen dat op te lossen zonder nieuwe mensen aan te werven? Als uw CEO naar ERP kijkt als een kans, dan kan u hem of haar wijzen op de opportuniteiten die het bedrijf kan oppikken door te investeren in nieuwe technologie. Bijvoorbeeld: wat als we het gedrag van de consument nóg beter zouden kunnen voorspellen en bovendien net dat tikkeltje sneller dan de concurrent? Is dat IT-technisch mogelijk, en wat zou dat voor ons als bedrijf betekenen?

Vraag aan uw kandidaat ERP-leveranciers om u te helpen bij deze ROI-oefening. Probeer echter niet alles in een gedetailleerde ROI-calculatie te proppen. Focus op de meest prangende busines pains en belangrijkste kansen en bekijk wat een aantal goed gekozen kernverbeteringen uw organisatie zouden kosten en opbrengen.

Conclusie: Maak de vertaalslag van het applicatielandschap naar de business pains van vandaag en de kansen van morgen. Wees voorzichtig met ROI-calculators, zoek liever een professionele ERP-partner.

 

4. Technologie nooit in de hoofdrol

De meeste CEO’s liggen niet wakker van het technologische aspect van een ERP-implementatie. Het ‘wat’ interesseert hen veel meer dan het ‘hoe’. CEO’s willen weten welke business pains het ERP-systeem aanpakt en welke kansen het biedt. Ze willen een antwoord op de vraag welke informatie het systeem hen zal bezorgen (over de eigenbedrijfsvoering, over klanten, …) en hoe snel. Kortom, ze willen weten of het systeem hen zal helpen de uitgestippelde strategische koers te varen, en aan welke prijs. Hoe dat op de achtergrond precies in zijn werk gaat, is voor een CEO van ondergeschikt belang.

Dat betekent dat u niet zal scoren met een verhaal waarin technologie de hoofdrol vertolkt. Uw CEO ziet technologie als een ‘enabler’, niet als een doel op zich. Vermijd dus jargon als u uw CEO wilt overtuigen, en doe een vertaalslag van ‘techno speak’ naar business voordelen. Een simpel voorbeeld: een gebruiksvriendelijke en intuïtieve user interface met personalised dashboard (techno speak) betekent eigenlijk: er moet niet massaal geïnvesteerd worden in opleiding, en mensen werken sneller en efficiënter omdat ze enkel de informatie zien die voor hun rol van belang is.

Conclusie: Voor uw CEO is technologie een middel en geen doel. Focus op wat de technologie kan, niet op hoe ze werkt. Vertaal techno-speak naar concrete business voordelen.

 

5. Leer van de doeners.

De laatste tip is de meest evidente: probeer zo veel mogelijk concrete informatie te verzamelen over gelijkaardige projecten in uw sector of niche. Praat met mensen die er al één of meerdere ERP-projecten op hebben zitten. Lees vaktijdschriften of -portals waarin ERP-cases grondig worden behandeld en vraag potentiële leveranciers naar gedocumenteerde referenties. Ga op referentiebezoek en vraag door tot u weet wat u wilde weten. Onthoud daarbij dat een realistisch en eerlijk verhaal inspeelt op àlle aspecten van het project: niet alleen de resultaten en successen, maar ook de uitdagingen en verbeterpunten. De kennis die u kan opdoen door met ervaringsdeskundigen te praten of erover te lezen, helpt u een realistisch en dus overtuigend verhaal op te bouwen.

Conclusie: Vind het wiel niet opnieuw uit. Probeer zo veel mogelijk te weten te komen van gelijkaardige projecten in uw sector en praat met mensen die het al eens gedaan hebben.