Een intern draagvlak creëren, zowel bij het management als op de werkvloer: het is cruciaal voor het slagen van elk ERP-project. Tegenkanting van de toekomstige gebruikers is een hindernis waar bijna elke organisatie tegenaan botst. Wat zijn de belangrijkste oorzaken en wat kan je eraan doen?

 

 “Neen” tegen ERP: waarom gebruikers mopperen

 

Niet elke onderneming is ‘ready for change’, ongeacht wat het management soms van de daken schreeuwt.  Vaak is de angst voor het onbekende nóg groter dan de frustratie over een niet-ideale situatie. Anders gezegd: nogal wat gebruikers blijven liever werken met een gebrekkig softwaresysteem dat ze door en door kennen, dan dat ze hun werkwijze en procedures radicaal omgooien voor iets nieuws. Oók als ze daar op lange termijn beter van worden.

Die koudwatervrees bij ERP-projecten kan verschillende oorzaken hebben (*):

> De angst om ontslagen te worden: veel mensen denken dat een nieuw ERP-systeem hun job overbodig zal maken, en dat ontslag de volgende logische stap is.

> De angst om als minder waardevol te worden aanzien: een office worker die halftime bezig is met het consolideren van cijfers en het opstellen van rapporten, kan zich vragen stellen bij de ‘waarde’ van zijn rol als een ERP-systeem hem in staat stelt de klus in één uur tijd te klaren.

> De angst om niet langer controle te hebben over bepaalde processen en procedures: mensen zijn trots als ze ‘ownership’ hebben van een bepaald proces, zeker als ze de enige zijn met écht inzicht in dat proces. Een ERP-systeem neemt die exclusieve autoriteit vaak bij hen weg.

> De afkeer van uniformiteit: sommige mensen zijn nu eenmaal gekant tegen alles wat standaard en uniform is. Het gaat dan om gebruikers die vrezen voor een ‘Big Brother’-achtige vorm van controle, of gebruikers die koppig geloven dat hun individuele aanpak betere resultaten oplevert.

> Het onvermogen of de onwil om met verandering om te gaan: sommige mensen kunnen of willen gewoon niet met verandering omgaan.

Deze angsten zijn zo goed als altijd ongegrond. We weten echter allemaal dat mopperen en klagen erg besmettelijk kan zijn. Enkele negatief ingestelde werknemers kunnen al snel de rest van de organisatie ‘aansteken’. Zaak is om die negativiteit zo vroeg mogelijk in het traject weg te nemen. Maar een projectleider of een manager die niet wéét wat er leeft bij de mensen op de werkvloer, kan er ook niet proactief op inspelen.

Verandermanagement (of change management) probeert hierop een antwoord te bieden. Het helpt  bedrijven om beter om te gaan met de angst voor en weerstand tegen vernieuwing. Een goede verandermanagementstrategie zorgt ervoor dat mensen ruim op tijd geïnformeerd zijn en zich betrokken voelen. Het helpt hen om ‘the bigger picture’ te zien, over de grenzen van hun eigen specifieke rol heen. Het legt de focus op de weide, die achter de moeilijke beklimming van de heuvel ligt. En het leert hen dat veranderen nieuwe kansen voor hen kan ontsluiten, die nu nog ver buiten bereik liggen.