"Vroeger had slechts één persoon toegang tot een bepaald document, wat soms voor grote ergernissen zorgde bij ons zevenkoppig administratief team. Nu zitten alle dossiers in één systeem, iedereen heeft toegang tot de laatste versie van de documenten en verschillende mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde dossier werken. We hoeven niet meer te zoeken naar een bepaald dossier, vroeger was dat wel eens het geval." Alex Welvaert- Zaakvoerder, Aradec

Aradec blijft gestaag groeien en had nood aan een systeem dat de opvolging van de verschillende dossiers beter kon stroomlijnen. Samen met Cegeka zocht het bedrijf naar een oplossing voor een meer efficiënte verwerking van alle dossiers. Microsoft Dynamics NAV bleek de meest geschikte oplossing te zijn.

Alle klant- en projectgegevens werden gecentraliseerd in het ERP-systeem, zodat alle medewerkers er steeds toegang tot hebben. Iedereen vindt de dossiers meteen terug, papieren documenten worden bijna niet meer geraadpleegd. De medewerkers werken efficiënter en hebben meer tijd over om de verschillende klantenaanvragen te verwerken.

Het systeem zorgt ervoor dat alle materialen voor de verschillende projecten in voorraad zijn, en dat de opvolging van de werven niet langer duurt dan nodig. Dat vermijdt frustraties en zorgt voor tevreden klanten.

Aradec besloot om een systeem te implementeren dat de opvolging van de verschillende dossiers kon stroomlijnen. Zowel de administratieve medewerkers als de medewerkers in het atelier profiteren van het nieuwe systeem. Het pakket is gericht op het beheersen van de administratieve processen, maar houdt bijvoorbeeld ook de bestellingen, leveringen en stockvoorraden bij. Alle gegevens zijn gecentraliseerd, waardoor alles zichtbaar is voor iedereen.

Medezaakvoerder Alex Welvaert: “Vroeger had slechts één persoon toegang tot een bepaald document, wat soms voor grote ergernissen zorgde bij ons zevenkoppig administratief team. Nu zitten alle dossiers in één systeem,  iedereen heeft toegang tot de laatste versie van de documenten en verschillende mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde dossier werken. We hoeven niet meer te zoeken naar een bepaald dossier, vroeger was dat wel eens het geval.”

Alle informatie beschikbaar in Microsoft Dynamics NAV en SPHINXprojects 

Alle informatie is op die manier zichtbaar voor iedereen. “De basisinput zoals klantgegevens en bestellingen blijft hetzelfde maar we winnen tijd door veel efficiënter te werken. Als een klant opbelt met een vraag kunnen onze medewerkers het dossier meteen oproepen en alle nodige informatie verschaffen. We gebruiken praktisch geen fysieke mappen meer, alles is geïntegreerd in ons ERP-systeem. We verbruiken dus ook veel minder papier”, zegt Welvaert.

Medewerkers kunnen zien welke materialen nodig zijn op een bepaalde werf. “We zien meteen als het materiaal in voorraad is en waar het is gestockeerd. De werf wordt niet ingepland zolang het nodige materiaal niet binnen is. Dankzij het overzicht is het onmogelijk dat er materiaal ontbreekt tijdens de werken. Dat vermijdt frustraties bij onze medewerkers en bij de klant.”

Betere analyse door beschikbaarheid van gegevens 

De directie van Aradec kan de gegevens gemakkelijker opvragen en vergelijken. Vroeger gebeurde dat aan de hand van verschillende Excel-bestanden, nu is het mogelijk automatisch rapporten te trekken van alle gegevens uit het systeem. “Voorwaarde is natuurlijk dat je het systeem voedt met de nodige gegevens”, aldus Alex Welvaert. “Op termijn willen we een overzicht van welke zaken renderen en welke niet. Op die manier kunnen we de verschillende lagen van ons bedrijf beter analyseren. Door dat we alle gegevens kunnen raadplegen, is het voor de directie veel eenvoudiger om op basis van die gegevens bepaalde zaken bij te sturen op een onderbouwde manier.”

Goede opvolging en planning vermijdt frustraties 

Dankzij het nieuwe systeem gebeurt het nog zelden dat details over het hoofd worden gezien. Een voorbeeld: Als klanten bellen om een nieuw RAL-kleur door te geven voor hun deur, geeft de administratieve medewerker dat meteen in het ERP-systeem in. Of als een leverancier geen orderbevestiging doorstuurt, geeft het systeem dat aan. “Als je enkel met papier werkt, kan een medewerker dergelijke zaken wel eens over het hoofd zien. Nu kunnen we wijzigingen in de bestellingen direct ingeven en zien we meteen als er iets niet bevestigd is door een bepaalde leverancier. Dat zorgt er voor dat kleinere zaken niet blijven aanslepen, waardoor we ook de slotfacturen sneller kunnen opmaken.”

De planning verloopt ook efficiënter. Door het betere overzicht over de verschillende werven kunnen werfbezoeken makkelijker en logischer worden in-
gepland. Dat zorgt voor meer efficiëntie bij de dienst na verkoop, die nu verschillende klanten per dag kan afwerken. “Onze medewerkers hebben meer tijd om de verschillende aanvragen die binnenkomen te verwerken, wat betekent dat we geen extra mensen moeten aanwerven. We kunnen immers meer dossiers behandelen met hetzelfde aantal mensen”, zegt Alex Welvaert.

Gefaseerde aanpak met betrouwbare leverancier 

Welvaert: “Op het moment dat we besloten een ERP-systeem te implementeren, kregen we een uitnodiging in de bus voor een demosessie van SPHINXprojects, waarop we zijn ingegaan. De aanpak sprak ons meteen aan, Cegeka had ook al ervaring in onze branche. De IT-leverancier stelde zich heel flexibel op en kon ook al onze pakketeisen inwilligen. De partner heeft ons dus kunnen overtuigen, want we hadden ook enkele andere leveranciers gecontacteerd.”

“De implementatie heeft een tijdje in beslag genomen, omdat we op hetzelfde moment verhuisd zijn naar een nieuwe locatie. We hebben het proces dan even on hold gezet. We hebben gefaseerd gewerkt. We moesten van nul beginnen en alle medewerkers moesten nog een opleiding krijgen. Eerst hebben we alles qua prospectie in het systeem gestoken, daarna hebben we de projectfase afgewerkt. In een derde fase hebben we de bestellingen naar de leveranciers toegevoegd, daarna volgde de dienst na-verkoop. Momenteel zijn we bezig de planningsmodule aan het afwerken. Die wordt nu al gedeeltelijk in het nieuwe systeem verwerkt”, zegt Welvaert.

Uitbreidingsmogelijkheden van planningsmodule 

“Binnenkort kunnen we dankzij het systeem ploegen samenstellen op basis van capaciteit. Zo zien we welke medewerkers beschikbaar zijn en als de ploeg over de nodige expertise beschikt. Bepaalde werven vereisen de aanwezigheid van kennis over een bepaald onderwerp. De samenstelling van de ploegen gebeurt dus volledig automatischop basis van onder andere vaardigheden. Je kan achterafterugvinden welke werknemers aanwezig waren op de werf. Die planningsmodule is iets wat we bij andere leveranciers niet meteen terugvonden. In de nabije toekomst zullen werfleiders en werknemers ook meteen foto’s of werfverslagen aan het juiste dossier kunnen toevoegen”,  besluit Alex Welvaert.