We hebben onze processen aangepast aan standaard Microsoft Dynamics NAV. Door maatwerk te vermijden, zullen toekomstige migraties slechts enkele dagen werk vragen, en geen maanden. Philippe Barbry- ICT Director, MINIT Benelux NV

Toen Cegeka in 2008 gecontacteerd werd door MINIT Benelux, had deze al sinds 2001 een lange weg afgelegd met Microsoft Dynamics NAV. De constanten in dit parcours waren een overdosis maatwerk en een algemeen gebrek aan ondersteuning van een goede IT-partner

Cegeka kon Mister MINIT verlossen van beide kwalen en begeleidt nu volop de migratie van alle internationale vestigingen naar standaard Microsoft Dynamics NAV. Een webshop en verdere functionele uitbreidingen staan nog op het verlanglijstje.

De geschiedenis van Mister MINITgroep gaat terug tot 1957, toen de eerste Mister MINIT-shop snelle schoenherstellingen aanbood in drukke winkelstraten. Vandaag is Mister MINIT een internationale speler met diverse activiteiten: schoen- en horlogeherstelling, sleutelduplicatie, personalisatiediensten (gravure en drukwerk) en foto-ontwikkeling. Daarnaast biedt Mister MINIT een uitgebreid gamma artikelen onder de eigen merknaam. De Europese groep telt 1.100 winkels in de Benelux, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Spanje, Portugal, Scandinavië en groeimarkt Oost-Europa. De vestiging in Erembodegem omvat, naast de retail Benelux-activiteiten, ook het Europese distributiecentrum en de productieafdeling.

Een hobbelig IT-parcours

Sinds het begin van deze eeuw heeft Mister MINIT al een hele weg afgelegd met Microsoft Dynamics NAV. Voorloper Navision Financials werd geïmplementeerd in 2001. Het was toen de bedoeling om alle administratieve processen, het magazijnbeheer en de productie te automatiseren in één oplossing. Tijdens de implementatie bleek echter al gauw dat de toenmalige IT-partner loze beloften had gemaakt en de productieprocessen in een aparte database moesten worden opgezet. Een volgende IT-partner schoot dan weer tekort op vlak van technische ondersteuning.

Mister MINIT was het vertrouwen in haar IT-partners kwijt en zette dan maar een intern NAV-team op poten zette, waar Wim Allossery vandaag de dag als Team Leader functioneert. Allossery: “Nadat de implementatie eindelijk op poten stond, werd België in 2002 het Shared Service Center van de volledige groep en beheerden we hier de boekhouding voor alle landen. Vervolgens werden de andere landen ook één voor één overgezet op dezelfde versie van Navision 2.6. Dit deed het interne NAV-team helemaal zelf, in samenwerking met de toenmalige IT-partner.”

De knowhow van Cegeka

Philippe Barbry, ICT Director: “De eerste implementatie bestond voor een groot stuk uit maatwerk. Het gevolg was echter dat een upgrade naar een moderne versie van Microsoft Dynamics NAV een monsterproject zou worden. We opteerden ervoor om alle landen uit te rollen op een lokale versie, omwille van de vele lokalisaties en de performantie.

Om deze projecten tot een goed einde te brengen, ging Mister MINIT in 2008 opnieuw op zoek naar een ondernemende en betrouwbare IT-partner. De keuze viel op Cegeka Business Solutions uit Gent. “We merkten al snel dat Cegeka veel knowhow in huis had. Wij kregen een vast aanspreekpunt en diverse ervaren consultants toegewezen. Deze mensen kennen ons door en door, werken mee aan analyse en ontwikkeling, en passen perfect in ons team”, aldus Philippe Barbry.

Een golf van migraties naar standaard NAV

Philippe Barbry: “We hadden intussen geleerd uit de fouten van het verleden en met de ondersteuning van Cegeka hebben we zoveel mogelijk onze eigen processen aangepast aan de standaard functionaliteit in Microsoft Dynamics NAV. Zo zullen toekomstige migraties slechts enkele dagen werk vragen, en geen maanden. Natuurlijk is maatwerk nooit helemaal uit te sluiten.”

Samen met Cegeka, migreerde Mister MINIT Frankrijk, Zwitserland en Duitsland van versie 2.6 naar Microsoft Dynamics NAV 2009 RTC R2. Op dit moment helpt Cegeka met de analyse voor een migratie van België - de zwaarste implementatie omwille van het Europees distributiecentrum en de productieafdeling – naar Microsoft Dynamics NAV 2009 en vervolgens naar de nieuwste versie 2013. Na België zullen de Oost-Europese landen volgen. 

Cegeka levert alle licenties en ondersteunt bij analyse en ontwikkeling. Lokale partners worden enkel ingezet voor de automatisering van het betalingsverkeer tussen de banken en Dynamics.

Intercompany flows als grootste ROI

“Alle bestellingen van de vestigingen gebeuren nu via EDI (elektronische communicatie). Papieren documenten en manuele interventies behoren tot het verleden. Elke dag worden de logistieke en administratieve flows tussen de diverse bedrijven onderling gestroomlijnd. Dit is zo mogelijk de grootste ROI van de nieuwe migraties. Het aantal fouten is sterk geminderd, stock transfers gebeuren automatisch … we winnen hier massa’s tijd mee”, aldus Philippe Barbry.

MRP volgens standaard NAV

De productieafdeling in Erembodegem omvat een rubberplant waar zolen gemaakt worden, een centrale schoenherstelafdeling, een drukkerij, een graveereenheid, en een afdeling engineering en revisie. Standaard Microsoft Dynamics NAV wordt hier ingezet voor productconfiguratie en kostprijscalculatie.

Wim Allossery: “De productieorders worden aangestuurd door de winkels. In een e-tool bereiden de verkopers de personalisering van de producten op het scherm voor, zodat de klant een idee krijgt over het uitzicht van eindproduct. Met één druk op de knop komt deze bestelling dan in Erembodegem terecht. Het is de bedoeling om op termijn deze e-tool ook via een webshop beschikbaar te stellen aan klanten, zodat ze van thuis uit hun gepersonaliseerde producten kunnen bestellen. Cegeka is al bezig met deze denkoefening.”

Een sterk geautomatiseerd magazijn

Mister MINIT heeft zo’n 13.000 artikelen op voorraad, ontvangt dagelijks zo’n 1.500 orders. Deze activiteit vertaalt zich dan weer elke dag in zo’n 5.000 pickopdrachten. Het spreekt voor zich dat een sterk geautomatiseerd magazijnbeheer in Microsoft Dynamics NAV onontbeerlijk is.

“In 2011 hebben wij een Kardex-systeem met 8 poorten geïnstalleerd, volledig geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV. Zo kwam er 30% ruimte vrij en konden we sneller picken. Standaard orders worden binnen de vijf dagen uitgeleverd in Europa, express orders binnen de 48u en full key orders zelfs binnen de 24u”, vertelt Philippe Barbry.

Sinds eind 2001 is het magazijnbeheer reeds geautomatiseerd in Dynamics, maar binnenkort wil MINIT overstappen op de uitgebreide standaard WMS module van Microsoft Dynamics NAV 2009 of 2013.

De toekomst met Microsoft Dynamics NAV en Cegeka

“In eerste instantie concentreren we ons nu op de Belgische en buitenlandse migraties en de implementatie van de webshop. Eén van onze ambities op langere termijn is de voorraadrotatie in de winkels te verhogen. Aan de hand van de orders en de informatie uit de geïntegreerde kassasystemen, weten we immers perfect wat daar binnenkomt en buitengaat. Microsoft Dynamics NAV zou voor elke winkel automatische aankoopvoorstellen kunnen genereren. Zo verlicht je het werk van het personeel en vermijd je tegelijk dat met name dure artikelen, zoals lederwaren en batterijen, te lang op de winkelrekken blijven liggen. Vanaf 2014 hopen we dit live te brengen, uiteraard met Cegeka. Zij lossen intussen al vijf jaar lang met succes al onze verwachtingen in”, besluit Philippe Barbry.