Kennis vormt de basis voor het nemen van beslissingen in een bedrijf. Dankzij Microsoft Dynamics AX kunnen we echt actief gebruik maken van de informatie die in het systeem aanwezig is, en dat leidt uiteindelijk tot een betere beheersing van onze kosten. Alexander Verduyn- Zaakvoerder, Verduyn NV

Verduyn NV levert als groothandel verse groenten aan de voedingsindustrie, grootdistributie en producenten van kanten-klare maaltijden. Het volume verwerkte groenten groeide op korte tijd uit van 20.000 ton naar 120.000 ton per jaar.

Verduyn moest dan ook in 2006 op zoek naar een nieuw softwareplatform dat die groei kon ondersteunen, ter vervanging van de oude maatwerkapplicatie. Een selectietraject leidde naar informaticabedrijf Cegeka, dat op basis van het Microsoft Dynamics AX-platform een oplossing implementeerde voor het beheer van ondermeer boekhouding, aan- en afvoer en teeltbegeleiding.

Verduyn, gelegen in Kortemark nabij Diksmuide, groeide doorheen de jaren uit tot een gerespecteerde groothandel in groenten zoals wortelen, schorseneren en selderij. Het bedrijf levert aan drie types van klanten, waarvoor de verwerkingsactiviteiten ook in aparte productielijnen zijn ondergebracht. De afdeling ‘industrie’ richt zich op de toelevering aan de voedingsverwerkende nijverheid, die de grondstoffen verwerkt tot conserven, diepvriesproducten en sappen. De afdeling ‘versmarkt’ staat dan weer in voor het leveren van verse producten aan de grootdistributie. Een zestal jaar geleden werd ‘food service’ aan de activiteiten van Verduyn toegevoegd voor het leveren van voorbewerkte producten (halffabricaten) aan de leveranciers van kant-en-klare maaltijden.

Als buitenbeentje is de tak ‘teeltbegeleiding’ een belangrijke activiteit van Verduyn. Als extra service begeleidt Verduyn de landbouwer immers bij de volledige teeltcyclus van zijn gewassen: van de keuze van de juiste zaden tot het zaaien, bemesten, rooien en transporteren.

Na enkele overnames mag Verduyn zich alvast een meer dan uit de kluiten gewassen KMO noemen: het bedrijf verwerkt jaarlijks – met in het topseizoen 80 werknemers – ongeveer 120.000 ton verse groenten.

Explosieve groei als motor voor verandering

Een voorloper op het gebied van informatisering was Verduyn in het verleden zeker niet. Het familiebedrijf, dat zoals veel KMO’s startte met één enkele PC, beschikte qua bedrijfssoftware enkel over het hoogstnoodzakelijke. Een lokale softwareontwikkelaar had doorheen de jaren wel een applicatie op maat gebouwd; deze toepassing werd aangevuld met Microsoft Word en Excel.

Door de sterke groei van het bedrijf ontstond een situatie waar de bestaande software-infrastructuur niet tegen opgewassen bleek. Alexander Verduyn, zaakvoerder bij Verduyn NV: “Wanneer je als bedrijf groeit, moet de IT mee evolueren. Het feit dat we in het verleden grotendeels afhingen van één enkele ontwikkelaar vormde echt een risico voor de toekomst. Bovendien was het MS-DOS-platform echt wel aan vervanging toe en waren er onvoldoende integratiemogelijkheden met randapplicaties zoals de weegbrug.” 

Kiezen voor veiligheid en stabiliteit

Een beslissing drong zich op bij Verduyn: extra personeel aanwerven of investeren in een toekomstgericht bedrijfssoftwareplatform. De keuze viel op het laatste, al stond het van tevoren vast dat de overstap naar een nieuw systeem geen sinecure zou zijn. Ondanks de vele tekortkomingen van het oude systeem, was de weerstand tegen vernieuwing vrij groot.

Het management begon met een evaluatie van tien softwaretoepassingen; een lijst die vervolgens naar vijf en tenslotte naar twee werd gereduceerd. In deze ‘short list’ kwam ook het informaticabedrijf Cegeka voor, een bedrijf dat zich met het Microsoft Dynamics AX-platform specifiek richt op de voedingsindustrie.

“Door voor Cegeka en Microsoft te kiezen konden we op veilig spelen: Microsoft Dynamics AX is als platform overal aanwezig. Het goed functioneren van je bedrijf ligt dus niet meer in de handen van een maatwerkapplicatie en de kennis van één persoon”, aldus Alexander Verduyn.

Verduyn en Cegeka kozen voor een gefaseerde aanpak, zodat het project overzichtelijk en controleerbaar bleef. De eerste fase bestond in de implementatie van de boekhoudmodule: meteen moest – als gevolg van een aantal overnames door Verduyn – een boekhouding voor drie verschillende bedrijven met intercompany functionaliteit geïnstalleerd worden.

Integratie met weegbrug

In een tweede fase werd de weegbrug aan het systeem gekoppeld. Die elektronische weegbrug zorgt er bij Verduyn voor dat iedere lading, zowel bij levering als bij vertrek, eerst wordt gewogen. De landbouwer of transporteur krijgt een opdrachtnummer toegewezen dat bij het wegen moet ingevoerd worden. Vroeger werd alles manueel op papier genoteerd om daarna opnieuw in het systeem ingevoerd te worden, met fouten en heel wat tijdverlies tot gevolg.

Cegeka zorgde voor een integratie tussen de weegbrug en Microsoft Dynamics AX, wat Verduyn heel wat tijd bespaart. Vanuit AX wordt telkens een opdrachtnummer toegekend en na het wegen wordt dit samen met de weeginformatie automatisch in Microsoft Dynamics AX ingevoerd.

Efficiëntere afvoerprocessen met betere traceerbaarheid

Cegeka ontwikkelde in Microsoft Dynamics AX extra functionaliteiten die bijdragen tot een nog betere traceerbaarheid van de afgewerkte producten. Telkens een productieopdracht afgewerkt is, wordt door het systeem automatisch een bericht naar de weegbrug verstuurd met specifieke informatie over het product en het gewicht ervan.

Ook de keuze van de vrachtwagen gebeurt automatisch: het ordernummer wordt gekoppeld aan de nummerplaat van de vrachtwagen, die dan weer wordt ingelezen aan de weegbrug. Voor de activiteit ‘versmarkt’ werd door Cegeka bovendien extra functionaliteiten voorzien voor groepage of palletsamenstelling.

“Een geïntegreerde bedrijfsoplossing heeft als voordeel dat je met één enkele opdracht een hele reeks verschillende activiteiten in gang kan zetten. We spreken toch over een volume van maximum 35 vrachtwagens per dag – alles samen ongeveer 1.000 ton. Het resultaat is dat we op deze manier minstens een parttime persoon uitsparen. Die kunnen we dan weer inzetten voor andere activiteiten”, aldus Alexander Verduyn.

Geautomatiseerde teeltbegeleiding

Teeltbegeleiding vormt een aparte maar strategische activiteit bij Verduyn: “Op basis van vaste overeenkomsten begeleiden de ingenieurs van Verduyn de landbouwers bij hun volledige teelt: van de keuze van de zaadsoorten tot het bemesten, het rooien en zelfs het transport van de gewassen”, aldus Alexander Verduyn.

Verduyn beschikt hiervoor over PDA’s (mobiele handcomputers) waarmee de ingenieurs op verplaatsing informatie kunnen registreren: bijvoorbeeld het nemen van stalen voor kwaliteitscontrole. ’s Avonds wordt al deze informatie geïmporteerd naar Microsoft Dynamics AX, dat er weer voor zorgt dat er naar de landbouwer automatisch een e-mail of fax wordt verstuurd met instructies voor zijn teelt.

Alexander Verduyn: “In het verleden kwam er bij de teeltbegeleiding veel papierwerk kijken. Dankzij de automatisering met PDA’s en Microsoft Dynamics AX weet de landbouwer steeds binnen de 24 uur welke actie hij moet ondernemen.”

Meer informatie = sneller en beter beslissen

Verduyn heeft vandaag met enkele muiskliks toegang tot voorraden en verkoophistorieken per klant en per product. Rekening houdend met verwachte prijsstijgingen of dalingen kan het bedrijf zo haar aankooppolitiek veel beter aansturen en aan de optimale prijs aankopen.

Alexander Verduyn: “Kennis vormt de basis voor het nemen van beslissingen in een bedrijf. Dankzij Microsoft Dynamics AX kunnen we echt actief gebruik maken van de informatie die in het systeem aanwezig is, en dat leidt uiteindelijk tot een betere beheersing van onze kosten.”

Besluit

“De implementatie van een nieuwe bedrijfsoplossing weegt zeker de eerste twaalf maanden sterk op de organisatie: het grijpt immers fundamenteel in op je dagelijkse processen. Maar daarna kan je alleen maar vaststellen dat je niet meer zonder kan. Dankzij Cegeka en Microsoft Dynamics AX hebben we nu een instrument in huis dat we iedere dag opnieuw actief kunnen inzetten bij het sturen van het bedrijf. We werken efficiënter, houden onze kosten beter onder controle en zijn er bovendien gerust in dat de oplossing in de toekomst zal blijven meegroeien”, besluit Alexander Verduyn.