"Het voornaamste gevolg van Single Logistics Multifinance is dat medewerkers opnieuw voor de volle 100% hun aandacht kunnen richten op de verkoop aan de klant, en niet op de complexe administratieve processen erachter." Bart Lemmens- Operations & IT Manager, Gudrun Group

Het Chocoladebedrijf Gudrun, opgericht in 1943, nam in de loop der jaren verschillende bedrijven over en heroriënteerde haar activiteiten op de internationale markt.

Na tientallen jaren van gezonde groei, kwam het bedrijf in 2000 terecht onder de vleugels van de investeringsmaatschappij Gevepar. Met deze tweede productievestiging werd de schilfertruffel aan het gamma toegevoegd.

Door de overnames erfde de Gudrun Group verschillende softwaresystemen met amper geïntegreerde bedrijfsprocessen. In 2005 besliste het bedrijf om het roer om te gooien en over te stappen op één gecentraliseerd datamodel. Samen met ERP partner Edan* voerde de Gudrun Group het vernieuwende Single Logistics Multifinance concept in, dat het softwarematig in de praktijk bracht met de invoering van Microsoft Dynamics AX 2009. Met sterk vereenvoudigde processen en meer aandacht voor de klant is het bedrijf vandaag klaar voor de toekomst.

De geschiedenis van de Gudrun Group, gevestigd in Lier, gaat terug tot 1943, toen het familiebedrijf De Bruyn startte als kleine banketbakker in gevulde pralines. Na tientallen jaren van gezonde groei, kwam het bedrijf in 2000 terecht onder de vleugels van de investeringsmaat- schappij Gevepar. Met deze tweede productievestiging werd de schilfertruffel aan het gamma toegevoegd. In 2005, met de overname van Chocolaterie Van Lys, kwam daar de productie van cacaotruffels bij.

De overnames gingen gepaard met een belangrijke heroriëntatie van de activiteiten. De internationale expansie – vooral op de Noord- Amerikaanse markt – vormde een eerste basis voor de groeiactiviteiten van de Gudrun Group. De verkoop van voorverpakte chocoladeproducten – een sterk seizoensgebonden activiteit – nam steeds in belang toe en de inpakactiviteiten groeiden geleidelijk aan uit tot een sterke commerciële troef. Naast de projectgerichte productie van ‘gifts’ in opdracht van derde partijen, bouwde het bedrijf met Gavarny en Gudrun een eigen merkenstrategie uit.

De Gudrun Group telt 30 bedienden en – afhankelijk van het seizoen – 90 tot 130 arbeiders. Met een omzet van 24 miljoen euro mag de Gudrun Group alvast een flinke KMO genoemd worden.

Diverse systemen

Als gevolg van deze overnames erfde de Gudrun Group een hele reeks softwaresystemen. Iedere business unit in de nieuwe groep maakte gebruik van een eigen boekhoudpakket en ERP-systeem – al dan niet op maat ontwikkeld. Jeannine Cuyckens, F&A Director bij Gudrun Group: “Elke afdeling stond bovendien op haar eigen werkmethodes, waardoor er van enige procesmatige integratie geen sprake was. Het bleek bovendien bijzonder complex en kostelijk om die verschillende softwaresystemen te blijven onderhouden.” Na de overname van Chocolaterie Van Lys en de beslissing om internationaal te gaan, hakte het management de knoop finaal door: de Gudrun Group zou werk maken van een uniformisering van de bedrijfsprocessen en aansluitend van de implementatie van een nieuw bedrijfssysteem.

Naar gecentraliseerd datamodel

Eind 2007 verrichtte de Gudrun Group een grondige doorlichting van haar bedrijfsprocessen met het oog op een volledig geïntegreerd kostprijssysteem, gebaseerd op Activity-Based Costing. De bedoeling was de reële en correcte kostprijs van ieder artikel te berekenen; daarvoor bleek een volledig geïntegreerd Data Management systeem nodig. Alle mogelijke kostentoeslagen, routeringen of het maakproces van de goederen en de stuklijsten moesten immers op een éénvormige manier in een centraal systeem ingevoerd worden.

Aan het eigenlijke werk ging een selectietraject vooraf naar een ICT-partner: “We namen verschillende ICT-bedrijven onder de loep. Edan kon ons echter overtuigen met een sterk verhaal dat het ook nog kon staven met bewezen ervaring in voedingssector”, aldus Jeannine Cuyckens.

In een eerste fase van het project werd het datamodel samen met Edan volledig geüniformiseerd en geïntegreerd om meer eenvormigheid te krijgen in de verkoop-, aankoop-, financiële en logistieke processen.

Single Logistics Multifinance

In iedere groep met meerdere bedrijven leveren intercompany transacties vaak heel wat kopbrekens op. Ook bij de Gudrun Group waren de logistieke en de financiële stromen niet op elkaar afgestemd; om een specifieke bestelling af te werken voor een klant, moest bijvoorbeeld vaak een interne aankoop verricht worden bij één van de bedrijven in de groep, met de daaruit volgende logistieke stromen tussen de verschillende magazijnen. Deze financiële en logistieke processen achter de schermen brachten geen enkele toegevoegde waarde voor de eindklant zelf. Meer nog, het betekende een extra belasting voor de medewerkers, die te veel tijd moesten stoppen in complexe administratie in plaats van zich te kunnen concentreren op de taken waarvoor ze waren aangeworven.

Samen met Edan voerde Gudrun daarom een nieuw concept in: Single Logistics Multifinance. “Single Logistics Multifinance is geen softwareoplossing, maar in de eerste plaats een bijzonder innovatief concept dat geënt is op logistieke processen vanuit het perspectief van de klant. Je kunt het het beste vergelijken met een virtueel bedrijf dat je boven alle andere bedrijven in de groep plaatst, met als doel alle achterliggende intercompany transacties transparant en eenvoudig te laten verlopen”, stelt Jeannine Cuyckens.

Een absolute voorwaarde om deze nieuwe benadering in praktijk om te zetten, was natuurlijk de uniformiteit van de data, van klantnummers tot artikelcodes. Eenmaal de vertaalslag naar Microsoft Dynamics AX 2009 gemaakt, bleek Single Logistics Multifinance bij Gudrun bij te dragen tot veel eenvoudigere administratieve processen. Bart Lemmens, Operations & IT Manager bij de Gudrun Group: “Het voornaamste gevolg van Single Logistics Multifinance is dat medewerkers opnieuw voor de volle 100% hun aandacht kunnen richten op de operationele processen, en niet op de complexe financiële transacties erachter. Vandaar ook dat de invoering van het nieuwe systeem bij ons helemaal niet op weerstand is gestoten.”

Een bijkomend voordeel van de benadering als een virtuele entiteit boven de andere bedrijven, is dat het veel eenvoudiger wordt om nieuwe bedrijven bij een eventuele overname te integreren. Bart Lemmens: “Je stoomt je systeem als het ware klaar voor groei. Je kan er vrij vlot een nieuw bedrijf ‘inschuiven’ zonder je zorgen te moeten maken over de complexe intercompany flows die dat met zich meebrengt.”

Microsoft Dynamics AX 2009

Microsoft Dynamics AX bleek het ideale platform om het Single Logistics concept in de praktijk in te voeren: daarvoor staan volgens Bart Lemmens de schaalbaarheid en de flexibiliteit van de oplossing garant. Om niet ondoordacht nieuwe maatontwikkelingen te moeten doorvoeren, heeft de Gudrun Group eerst steeds de standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics AX 2009 onder de loep genomen.

“Met Microsoft Dynamics AX 2009 kozen we voor een pakket met internationale uitstraling. Edan heeft het pakket met een absoluut minimum aan maatwerk kunnen invoeren. Bij de implementatie hebben ze niet alleen rekening gehouden met de huidige functionaliteiten van Microsoft Dynamics AX 2009, maar ook met wat in toekomstige versies zou verschijnen. Kortom, de eenvoud en transparantie van onze processen werd uitstekend vertaald in het ERP-systeem”, aldus Bart Lemmens. Dominique De Vos, Managing Partner en Sales & Marketing Director bij Edan: “Dankzij ons Inner Circle statuut, waarmee we tot de top 1% Dynamics partners wereldwijd behoren, kunnen we onze klanten proactief op voorhand informeren waar Microsoft met zijn oplossingen naartoe gaat en hoe de volgende releases er zullen gaan uitzien. Voor onze klanten betekent dat echt een meerwaarde.”

Gudrun en Edan: met open vizier

De Gudrun Group heeft tijdens de invoering van het nieuwe ERP-systeem steeds een open vizier gehouden op een dubbele doelstelling: het optimaliseren van operationele logistieke processen, rekening houdend met wat er binnen de technologische omgeving mogelijk was. Een gestructureerde aanpak die mee het succes van het project bepaalde. Ieder proces moest eerst grondig geanalyseerd en goedgekeurd worden alvorens vertaald te worden in het nieuwe softwaresysteem.

De samenwerking met Edan kan bij de Gudrun Group op niets dan lof rekenen: “Net zoals wij beschouwde Edan dit project in de eerste plaats als een samenwerking tussen twee partijen met gemeenschappelijke doelstellingen. En met een opvallende efficiëntie: na het opstellen van de blueprint en een flink aantal voorbereidende gesprekken ging de eigenlijke implementatie van start in november 2009, om reeds op 1 april 2010 live te gaan”, aldus Jeannine Cuyckens.

Opnieuw aandacht voor de klant

“Wie denkt te besparen door bij een oud systeem te blijven, heeft het verkeerd voor: vaak leidt dat tot nieuwe, al dan niet verborgen, kosten, en mis je heel wat groeiopportuniteiten voor het bedrijf”, stelt Bart Lemmens.

Het resultaat van de invoering van het nieuwe systeem bij Gudrun liet niet lang op zich wachten: in de afdeling Customer Service werd de administratieve werklast maar liefst tot de helft teruggebracht. Een ‘quick win’ die ervoor zorgde dat de aandacht volop naar de dienstverlening kon gaan, én dat er meer tijd vrijkwam om het geld binnen te halen. Een andere ‘quick win’ zijn de schaalvoordelen waarvan de bedrijven in de groep genieten door aan ‘gezamenlijke aankoop’ te doen.