Om de bedrijfsvoering te verbeteren, besloot de bedrijfsleiding in 2005 om van een bedrijfseigen toepassing op AS/400 naar Microsoft Dynamics NAV over te stappen. Budget, een breed inzetbare en flexibele toepassing voor zeer verscheiden klanten en de solvabiliteit van een groot informaticabedrijf waren de argumenten om voor deze bedrijfsautomatiseringssoftware te kiezen.

Dankzij de implementatie van Microsoft Dynamics NAV door Cegeka Integrator ontstond er een sterke interactie tussen de verschillende afdelingen van De Oesterbank. Boekhouding, facturatie, productieomgeving, aankoop, nacalculatie en stockopvolging werden op die manier met elkaar geïntegreerd.

Voor de werknemers van De Oesterbank betekent Microsoft Dynamics NAV weliswaar een andere manier van werken maar dankzij de eenvoud en de gebruiksvriendelijkheid van de software lag de aanvaarding meteen vrij hoog. Niet in het minst door nuttige toevoegingen zoals aankoopvoorstellen voor de inkopers.

De Oesterbank, actief in de sociale economie, voert voor zijn klanten verschillende opdrachten uit op het gebied van industriële toelevering. Van het ineenzetten van vloerwissers, tot het spuitverven van machineonderdelen of assembleren van kisten met bureau- en informaticamateriaal. Verschillende klanten verschaffen De Oesterbank doorlopende en gelijksoortige opdrachten, maar een groot deel van de orderportefeuille wordt gevuld door wisselende, kortlopende opdrachten.

Dat gevarieerd orderboekje gecombineerd met een 350-koppig personeelsbestand, samengesteld uit mensen met zeer uiteenlopende lichamelijke mogelijkheden en geestelijke capaciteiten, zorgt voor een vrij complexe bedrijfsvoering. Het is bijna alsof verschillende fabrieken werden ondergebracht in één enkele organisatie. Voor de klanten is De Oesterbank een leverancier die net als elke andere kwalitatief werk aan een competitieve prijs moet leveren. “Om binnen onze context aan die klanteneis te kunnen voldoen, hanteert De Oesterbank een strak en realistisch management. Bovendien vragen klanten vaak dat wij hun werkwijze overnemen en dan is een flexibel informaticasysteem noodzakelijk,” zegt Cecile Verstuyft, adjunct directeur van De Oesterbank.

Digitale eilanden

Tot voor kort had De Oesterbank te maken met de typische digitale eilandproblematiek waarmee zoveel bedrijven nog steeds kampen: iedere afdeling werkte op zijn eigen manier en digitale interactie bestond niet voor alle toepassingen. In 1999 was het hardwarepark vernieuwd, maar de softwaretoepassingen voor een eenvoudig boekhoudpakket in RPG2 (Report Program Generator) op AS/400 en enkele andere applicaties dateerden nog van in de jaren tachtig. Bepaalde bedrijfsprocessen, zoals aankoop en nacalculatie, waren helemaal niet geautomatiseerd. De nood aan verandering leefde en toen informaticapartner Cegeka — die instond voor zowel onderhoud als maatwerk op de AS/400 — besloot om Microsoft Dynamics NAV te commercialiseren, volgde De Oesterbank.

Beheersbare kosten

Hoewel dit van een behoorlijke dosis klantentrouw getuigde, was de keuze voor Microsoft niet blindelings ingegeven. “We namen uitgebreid de tijd om de alternatieven te overlopen. Budgetten en een breed inzetbare, flexibele toepassing voor klanten met heel uiteenlopende producten, eisen en informaticasystemen waren onze maatstaf om een geschikte oplossing te selecteren”, zegt Cecile Verstuyft. “Van de drie overblijvers die een toepassing presenteerden, kwam Cegeka met Microsoft Dynamics NAV als beste naar voren. Bovendien hebben zij heel wat ervaring met bedrijven uit de sociale economie. Daarnaast was het een absolute plus dat Cegeka — voor ons al jaren een betrouwbare ‘total service’ IT-partner — zowel de nodige AS/400 specialisten als een sterk Navision team in huis heeft.” Een bijkomend argument om voor deze oplossing te kiezen, lag voor De Oesterbank in de continuïteit die een groot bedrijf als Microsoft in de toekomst kan bieden. Cecile Verstuyft “Bovendien was de migratie van de toepassing op AS/400 naar Microsoft niet in het minst een kwestie van prijs. De kosten voor een update zonder bijkomende functionaliteiten op AS/400 waren gelijk aan de kosten voor een nieuw ERPproject. Maatwerk kost een veelvoud van Microsoft Dynamics NAV op Windows.”

Cegeka implementeerde Microsoft Dynamics NAV via de door haar ontwikkelde projectmethodologie SIMPA. Erwin Mylle, business consultant bij Cegeka “Hoofddoel van SIMPA is een gemeenschappelijke perceptie van de belangrijkste projectparameters te creëren tussen de klant en Cegeka inhoud, budget en planning. Doorheen de verschillende projectfases worden deze parameters almaar nauwkeuriger bijgewerkt en wordt de kwaliteit ook constant bewaakt.

De klant beschikt binnen SIMPA ook over ondersteuning door de helpdesk.” Om de gegevens vlot te extraheren vanuit AS/400 werd met de nieuwe Rapid Implementation Method (RIM) gewerkt. Een sjabloon in Excel zorgt dat de vertaalslag naar Microsoft Dynamics NAV vlot verloopt. Erwin Mylle “De grote uitdaging in dit soort projecten is ‘keep it simple’. Je migreert immers van een maatwerktoepassing naar een standaard applicatie die bijzonder rijk is aan functionaliteit. Het nieuwe systeem moet terzelfdertijd de werking efficiënter maken en er toch voor zorgen dat alles transparant blijft én gebruiksvriendelijker wordt voor alle gebruikers.” 

 Integratie tussen productie en boekhouding

 

Dankzij de implementatie van Microsoft Dynamics NAV ontstond er bij De Oesterbank een heel sterke integratie tussen de boekhouding en de productieomgeving. “We probeerden vooral een procedure te ontwikkelen die voor al onze verschillende soorten opdrachten kan dienen. Productie, facturatie, boekhouding, aankoop, nacalculatie en stockopvolging worden op die manier geïntegreerd. Een dertigtal netwerkgebruikers werkt op het systeem. Bovendien schreef Cegeka vanuit Microsoft Dynamics NAV een interface naar het tijdsregistratiesysteem Protime.

De Oesterbank schakelde in een viertal maanden tijd om; op 1 januari 2006 werd gestart met de belangrijkste onderdelen van de toepassing. In de daarop volgende maanden besteedde De Oesterbank samen met haar informaticaleverancier nog een halve tot een hele dag per week om het systeem verder te verbeteren en werden de sleutelgebruikers met het nieuwe systeem vertrouwd gemaakt. Cecile Verstuyft “Het is inderdaad een andere manier van werken in vergelijking met vroeger, maar de eenvoudige logica en de hoge gebruiksvriendelijkheid zorgden voor een vlugge aanvaarding. Onze medewerkers appreciëren dat ze alle gegevens nu in de computer terugvinden en zich dus niet meer door stapels documenten moeten worstelen. Voor de aankopers is het bijvoorbeeld aangenaam dat ze via het systeem aankoopvoorstellen gepresenteerd krijgen, die vervolgens helemaal elektronisch afgehandeld kunnen worden. De voorraadopvolging, vroeger nog helemaal op papier, met de nodige menselijke fouten als onvermijdelijk gevolg, verloopt nu sneller en correcter.”

Hilde De Moor, accountmanager bij Cegeka “Een dergelijke case bewijst nogmaals dat bedrijven die met maatwerktoepassingen werken en toe zijn aan vernieuwing, er goed aan doen de kosten van een upgradeproject te vergelijken met de investering in een nieuwe standaardapplicatie. Vaak zullen ze verrassende conclusies kunnen trekken. In het geval van De Oesterbank verzekert deze keuze ook een vlotte en betaalbare support en continuïteit naar de toekomst toe.”

Toekomstplannen

Op termijn zal ongetwijfeld ook de planning van middelen en mensen, gekoppeld aan de capaciteitsnoden van een afdeling, digitaal afgehandeld worden. Cecile Verstuyft “We hebben het nog moeilijker dan andere bedrijven om concurrentieel te zijn. Digitale automatisering is in dit verband heel belangrijk voor ons professioneel imago. Wij willen af van de negatieve connotatie die van oudsher nog aan een Beschutte Werkplaats kleeft. Dankzij Microsoft Dynamics NAV kunnen we onze klanten nu met zekerheid dezelfde concurrentiële voorwaarden bieden als andere industriële toeleveringsbedrijven.”