“We zijn erin geslaagd om de voorraadniveaus te optimaliseren zonder afbreuk te doen aan de klantenservice waar we prat op gaan.” Werner Meuleman- Managing Director, King Belgium

King Belgium is marktleider in trading en distributie van non-food disposables. Het bedrijf, dat 75 werknemers telt, levert voornamelijk aan ziekenhuizen, scholen, openbare besturen, cateringbedrijven en industriële bedrijven. 

Toen King Belgium op zoek moest naar een nieuwe bedrijfs- oplossing ter vervanging van haar vroeger systeem BPCS, viel de keuze op Microsoft Dynamics AX. Informaticapartner Cegeka slaagde erin om samen met een gemotiveerd en toegewijd project team van King Belgium, op amper vier maanden tijd het project tot een goed einde te brengen.

Vandaag ondervindt King Belgium de positieve effecten van een geoptimaliseerd voorraadbeheer, een efficiënter offertebeheer en een flexibele managementrapportering. Bovendien vormt Microsoft Dynamics AX een betrouwbaar platform voor toekomstige B-to-B integratie met e-commerce en EDI.

King Belgium is marktleider in non-food disposables voor catering, onderhoud en hygiëne. Het bedrijf heeft ongeveer 6000 actieve klanten — voornamelijk zieken — huizen, scholen, openbare besturen, cateringbedrijven en industriële bedrijven in België en Luxemburg. King Belgium ontstond in de jaren ‘70 en kwam doorheen de jaren in flink wat verschillende handen terecht – onder andere van Autobar, dat in 2005 op haar beurt door het investeringsfonds Charterhouse werd overgenomen. In 2006 nam het huidige management via een MBO het bedrijf over; in 2007 volgde een strategische acquisitie door Bunzl, wereldwijd marktleider in de distributie van non-food en disposables. King Belgium haalt vandaag met 75 werknemers een omzet van 37 miljoen euro. Ondertussen werden ook de bedrijven Varia-Pack, Horckmans en Vanderbiest door King Belgium overgenomen.

King Belgium profileert zich bewust als een ‘one-stop-shop’ supplier: bedrijven willen hun aankopen immers groeperen bij één enkele leverancier. Als multibrand leverancier heeft King Belgium exclusieve akkoorden afgesloten voor de verdeling van bepaalde merken”, aldus Werner Meuleman, Managing Director bij King Belgium. Het bedrijf kan bogen op niet minder dan 20.000 artikelreferenties, waarvan 6.000 actief constant uit voorraad leverbaar.

Van BPCS naar Microsoft Dynamics AX

Tot 2007 maakte King Belgium gebruik van BPCS, een door SSA ontwikkelde bedrijfsoplossing die vanuit de toenmalige hoofdaandeelhouder werd opgelegd. Werner Meuleman: “Echt veel problemen hebben we niet gehad met BPCS, al waren wij ons ervan bewust dat er heel wat maatwerk was bijgeschreven.” Na de overname door Bunzl was King Belgium verplicht om uit te kijken naar een nieuwe bedrijfsoplossing. De keuze voor Microsoft Dynamics AX was vrij snel gemaakt: het moederbedrijf Bunzl ging immers ook over op Microsoft Dynamics AX, terwijl het door King Belgium overgenomen Varia-Pack reeds op deze oplossing draaide.

Het bedrijf koos voor Cegeka als informaticapartner. Werner Meuleman: “Cegeka had bovenop Microsoft Dynamics AX een specifieke distributiemodule ontwikkeld, en ons dochterbedrijf VariaPack had met Cegeka al een Microsoft Dynamics AX-implementatie achter de rug.”

King Belgium zet vandaag Microsoft Dynamics AX in bij de belangrijkste processen: inkoop, voorraadbeheer, facturatie en boekhouding. 55 medewerkers maken gebruik van de standaardoplossing, die aangevuld werd met Microsoft Dynamics AX for Distribution, de door Cegeka ontwikkelde module voor groothandel en logistiek. Deze module biedt waardevolle extra functionaliteiten voor groothandels en logistieke bedrijven, onder andere voor verkoopbeheer, aankoop- en voorraadbeheer, inkomende en uitgaande logistiek, value added logistics en facturatiebeheer.

Implementatie standaardoplossing op 4 maanden

Bij de implementatie van een nieuw bedrijfssysteem duiken vaak dezelfde problemen op: een tekort aan tijd en een tekort aan resources. Samen met Cegeka realiseerde King Belgium echter een huzarenstukje: de eerste fase van de implementatie, die van start ging in september, was op één januari voltooid: alles samen op amper 4 maanden tijd. Werner Meuleman: “We hebben bewust gekozen voor zo weinig mogelijk maatwerkontwikkelingen. De medewerkers moesten dus hun manier van werken aanpassen aan het systeem en niet andersom. Maar dankzij een degelijke opleiding van de gebruikers, is het aanvaardingsproces door de medewerkers vlot verlopen.”

Voorraadoptimalisatie

Op basis van verkoophistorieken en minimum- en maximum voorraadniveaus worden door Microsoft Dynamics AX automatisch aankoopvoorstellen gemaakt. “We zijn erin geslaagd om de voorraadniveaus te optimaliseren zonder afbreuk te doen aan de klantenservice waar we prat op gaan”, stelt Werner Meuleman. Om de efficiëntie verder te verbeteren, worden barcodelezers ingezet om inkomende goederen automatisch in Microsoft Dynamics AX in te scannen; in de nabije toekomst zal het gebruik ervan verder uitgerold worden naar het ganse voorraadbeheer.

Verkoopstraject efficiënter

De implementatie van Microsoft Dynamics AX zorgt ervoor dat ook het offertebeheer vandaag heel wat efficiënter verloopt dan vroeger. “Wij hebben een team van 24 externe accountmanagers. Bij het maken van offertes zijn we er vandaag zeker van dat de juiste prijzen toegepast worden: ze zijn immers rechtstreeks afkomstig uit het bedrijfssysteem. En dankzij de Windows omgeving en de integratie met Microsoft Office en Outlook sparen onze accountmanagers heel wat tijd uit”, zegt Katleen Van Avermaet, Sales & Marketing Director bij King Belgium.

Business Intelligence

Managementinformatie vormt voor ieder bedrijf één van de belangrijkste voordelen van een nieuw bedrijfssysteem, en dat is niet anders bij King Belgium. Het bedrijf maakt gebruik van de Cegeka BI-Suite, een Business Intelligence oplossing waarmee je procesoverschrijdend inzicht krijgt in de belangrijkste kritische succesfactoren van een bedrijf. “Als manager wil je natuurlijk de vinger aan de pols houden over de gang van zaken in je bedrijf. Met de BI module die door Cegeka ontwikkeld werd in Microsoft Dynamics AX, kunnen wij de verkopen van dag tot dag opvolgen, zowel in omzet als in marge per klant, per accountmanager en per product of divisie”, aldus Werner Meuleman.

Er wordt momenteel gewerkt aan het opzetten van een dashboard dat dagelijks aan de managers en de directie in één oogopslag de nodige informatie oplevert die nodig is om de business aan of bij te sturen.

B-to-B integratie

Omdat de orderverwerking voor kleinere klanten een vrij arbeidsintensief proces is, overweegt King Belgium om deze klanten in de toekomst de kans te geven om hun bestellingen online te plaatsen via e-commerce. De implementatie van Microsoft Dynamics AX is een opportuniteit om dit naadloos te integreren met de achterliggende modules voor orderbeheer, voorraadbeheer en facturatie. Om de verkoop- en inkoopprocessen met grotere klanten en leveranciers nog efficiënter te maken, onderzoekt King Belgium dan weer de mogelijkheid om een EDI-integratie te realiseren.

Besluit

Werner Meuleman: “We hebben een uitstekende verstandhouding met Cegeka: een gezonde en dynamische organisatie met ervaren consultants die erin slagen om kort op de bal spelen. Dat is belangrijk omdat wij in de toekomst sterk gaan blijven investeren om ons geïntegreerd platform intensiever te gaan gebruiken.”