We wilden met onze doorgroeimogelijkheden een jonge, meer dynamische aanpak voor Dehaen, en met Microsoft Dynamics AX en Edan zijn we daar in geslaagd. Daniël De Ruyter- Interne Projectleider, Paul Dehaen

Paul Dehaen is een distributeur van overstockartikelen, een business die danig afwijkt van de klassieke import en dus ook een specifieke IT-aanpak vereist.

Na twee negatieve ervaringen met automatisatie, was het uiteindelijk Microsoft-partner Cegeka Business Solutions die perfect begreep wat de noden van het bedrijf waren. Cegeka zette met haar industriespecifieke ERP-systeem “Microsoft Dynamics AX for Wholesale & Distribution” een mooie oplossing neer bij Paul Dehaen. Tijdwinst, een snellere voorraadrotatie en groeipotentieel zijn enkele in het oog springende voordelen van de implementatie.

Paul Dehaen NV werd opgericht in 2001 maar de oprichters hebben intussen al meer dan 30 jaar ervaring in distributie. In de praktijk koopt Paul Dehaen loten overstock op van bijvoorbeeld Procter & Gamble of Henkel, en verdeelt die op zijn beurt in een parallelle markt naar groothandels in heel Europa. Hiervoor heeft de onderneming kantoren in België (Ghilenghien), Frankrijk het Verenigd Koninkrijk en Spanje. Het bedrijf telt in totaal 150 medewerkers. “Dankzij onze sterke aankooppolitiek en goede marktkennis kunnen wij bijzonder scherpe prijzen aanbieden. De goederen worden in heel Europa binnen de drie dagen afgeleverd, in onberispelijke staat. Om onze capaciteit te verhogen, zullen we eind mei 2013 een tweede magazijn in Ghislenghien in gebruik nemen. Zo zullen we in totaal over 37.000 m2 opslagruimte beschikken”, aldus Ann Tritsmans, Operationeel Directeur bij Paul Dehaen NV.

Cegeka herstelt het vertrouwen in Microsoft Dynamics AX

Ann Tritsmans legt het specifieke aan- en verkoopproces uit van Paul Dehaen NV: “Bij ons begint alles met de aankoop via veiling van een lot overstockartikelen. Op het moment dat we een lot toegewezen krijgen, weten we eigenlijk nog niet in detail wat de precieze inhoud ervan is. Het is pas bij receptie van de goederen dat we de artikelen op voorraad kunnen nemen. Daarna pas kunnen we onze klanten op de hoogte brengen van de nieuwe producten.”

Om de bedrijfsprocessen correct te beheren, moet Paul Dehaen beroep kunnen doen op een degelijk ERPsysteem, maar de voorbije jaren kende het bedrijf veel pech op het vlak van informatica. Een eerste implementatie van Microsoft Dynamics AX in 2007 was niet aangepast aan de specifieke noden, en een poging om de boel recht te trekken met een andere IT-partner eindigde in een nog grotere teleurstelling.

“Op het moment dat we bij Cegeka Business Solutions aanklopten, waren we ons geloof in Microsoft Dynamics AX eigenlijk volledig kwijt. Maar tijdens de eerste gesprekken merkten we dat we eindelijk bij een partner terecht waren gekomen die onze business écht begreep. En die ons deed inzien dat de problemen uit het verleden niet aan de oplossing te wijten waren, maar aan de ERP-partner. Bovendien kon Cegeka ons een oplossing aanbieden die gebaseerd is op standaard Microsoft Dynamics AX, en verrijkt met specifieke functionaliteit voor groothandel en distributie”, vertelt Daniël De Ruyter, Interne Projectleider bij Paul Dehaen.

Razendsnel goederen ontvangen

Vroeger noteerden de magazijnmedewerkers tijdens de receptie alle gegevens op papier: soort artikel, conditionering, taal, vervaldatum, gewicht, volume, … Daarna werd deze informatie doorgegeven aan de aankoopafdeling voor controle. Pas dàn konden de goederen op voorraad worden genomen.

Daniël De Ruyter: “Onze belangrijkste eis was de goederen sneller op voorraad te kunnen nemen. We krijgen een grote verscheidenheid aan einde reeks producten binnen, met verschillende vervaldata, telkens anders geconditioneerd en in diverse talen. Daardoor kon de registratie van een lot soms weken aanslepen en aangezien onze artikelen een vervaldatum hebben, was dit onaanvaardbaar. Vandaag duurt dit hooguit één dag, een gigantische efficiëntieverbetering!”

Snellere voorraadrotatie en meer omzet

Na een import van de leveranciersgegevens in Microsoft Dynamics AX, worden de aankooporders en artikelen aangemaakt. Zo worden de artikelen bij ontvangst correct herkend door de handscanners. Vervolgens worden de dozen automatisch gemeten en gewogen door een scanner en wordt het product gefotografeerd. Deze gegevens worden toegevoegd aan de artikelfiche in het systeem. Daarna wordt de voorraad aangepast en worden etiketten afgeprint die aangeven op welke magazijnlocatie de goederen moeten worden weggezet. Na de receptie van de goederen hoeft de aankoopafdeling enkel nog de prijzen en volumes te controleren om de goederen vrij te geven voor verkoop. Tegelijk ontvangen de klanten een lijst met omschrijvingen en foto’s en kan het verkoopproces beginnen. Verkooporders worden meteen verwerkt en de artikelen worden op de afgesproken leverdatum geleverd.

Ann Tritsmans: “Het pickingproces is fel verbeterd dankzij de RF-scanners die volledig geïntegreerd zijn met Microsoft Dynamics AX. De opdrachten verschijnen op de schermen en worden geregistreerd in de database. Dat is een groot verschil met hoe het er vroeger aan toe ging; toen liepen we met papieren lijsten rond in het magazijn. Dankzij de correcte implementatie door Cegeka, is onze voorraadrotatie een pak sneller en is er tegelijk minder stress in het magazijn. Onze productiviteit en omzet zijn verdubbeld, we krijgen alles rond met evenveel mensen en we blijven groeien.”

Webshop moet groei stimuleren

Tegen de zomer van 2013 zullen alle klanten van Dehaen ook toegang krijgen tot een webshop die volledig geïntegreerd is met Microsoft Dynamics AX.

“We willen ons soepeler kunnen opstellen naar onze klanten, en hen de kans geven om zelf de producten op de site te bekijken en online offertes aan te vragen. Nu onze interne werking op punt staat, zijn we helemaal klaar om te groeien en de webshop zal daar zeker toe bijdragen”, meent Ann Tritsmans.

De toekomst met Microsoft Dynamics AX 2012

Intussen heeft Microsoft alweer een nieuwe versie op de markt gebracht: Microsoft Dynamics AX 2012.

Daniël De Ruyter: “We zijn onder de indruk van de nieuwe mogelijkheden in Microsoft Dynamics AX 2012. We denken eraan om in de loop van volgend jaar te migreren, met ingebruikname van de POS-module Microsoft Dynamics AX for Retail”.

Andere toekomstplannen zijn onder meer de implementatie van Microsoft Dynamics CRM – met een link naar de populairste sociale media, Yammer en Skype – en een SharePoint platform ter ondersteuning van de interne communicatie.

“Microsoft Dynamics AX groeit met ons mee. Het is een pluspunt dat nieuwe upgrades ook telkens interessante functionaliteit met zich meebrengen die écht waarde toevoegen. Dankzij Cegeka hebben wij het vertrouwen in IT volledig herwonnen en mogen wij onszelf nu een state-of-the-art organisatie noemen. We wilden met onze doorgroeimogelijkheden een jonge, meer dynamische aanpak voor Dehaen, en met Microsoft Dynamics AX en Cegeka zijn we daar ook in geslaagd. Cegeka heeft op een erg professionele manier alle beloftes waargemaakt. Ik mag dus gerust zeggen dat de samenwerking een succes is”, besluit Ann Tritsmans.