Wij zijn een familiebedrijf en denken graag op lange termijn. Onze partners Cegeka en Microsoft geven ons iets wat ik graag omschrijf als 'ease of mind' of gemoedsrust Johan Noyen- Gedelegeerd bestuurder, Noyen

Omdat het ERP-systeem bij Noyen niet langer optimaal  werd ondersteund, besloot het bedrijf de overstap te  maken naar Microsoft Dynamics AX 2012. Tegelijkertijd  koos Noyen voor de implementatie van een barcodering-en scanningsysteem, RF-Smart. Deze oplossing  werkt naadloos samen met AX 2012 en is door Microsoft gecertificeerd. Dankzij Microsoft Dynamics AX 2012 en de business  process Food ‘template’ van Cegeka,  was er nauwelijks maatwerk nodig. De implementatie  door Cegekawas ook op amper vier maanden tijd afgerond.  Dankzij Microsoft Dynamics AX 2012 kan Noyen op zijn eigen, vertrouwde manier blijven werken en zich  scherp profileren ten opzichte van de concurrentie. Vorig jaar besliste Noyen om een upgrade te doen naar Microsoft Dynamics AX 2012, aangevuld met een geïntegreerd systeem voor barcodering en scanning, RF-Smart. Dat is de enige door Microsoft gecertificeerde applicatie voor barcodering en scanning die volledig geïntegreerd is met Dynamics AX. Het project ging live begin februari 2014. De implementatie heeft maar een viertal maanden  geduurd.

Best practices uit vleessector gebundeld in één 

Microsoft Dynamics AX for Food dekt alle functionele noden die typisch zijn voor voedingsbedrijven. Daarnaast ontwikkelden de Food specialisten bij Cegeka een ‘template’ die ook nog eens minstens tachtig procent van de business process scenario’s in de sector afdekt. “Op die manier moet een bedrijf als Noyen niet onnodig geld en tijd investeren om het wiel opnieuw uit te vinden,” zegt Dominique De Vos, accountmanager bij Cegeka. Hij vervolgt: “Anderzijds heeft bijna elk bedrijf processen en kenmerken die uniek zijn, en die het bedrijf ook uniek maken ten opzichte van de concurrentie. We geloven er sterk in dat voor die processen eenvoudig en flexibel moet kunnen worden afgeweken van de standaard template of preconfiguratie. Bedrijven moeten hun eigen identiteit en competitief voordeel kunnen behouden, anders wordt hun business model zo gekopieerd.” Anders gezegd: “Microsoft Dynamics AX for Food biedt standaard een zeer ruime en solide basis, met een sterke functionele invulling en onze vooraf gedefinieerde en gedocumenteerde business proces templates. Maar anderzijds is de oplossing zo opgezet dat er relatief vlot en flexibel van kan worden afgeweken, als dat echt een meerwaarde biedt of cruciaal is voor het unieke karakter van het bedrijf.”

 

Vlotte implementatie met geïntegreerde oplossingen 

Johan Noyen, gedelegeerd bestuurder van Noyen: “Ik ben sowieso geen voorstander van teveel maatwerk. Als je wil upgraden naar een nieuwe versie, bemoeilijkt maatwerk de zaken. De migratie wordt dan omvangrijker en dus duurder. Momenteel is ons maatwerk zeer beperkt, maar toch is het systeem gepersonaliseerd. Ook voor de integratie met RF-Smart was er geen maatwerk nodig. Microsoft heeft niet de intentie om telkens het warm water uit te vinden. Dat is ook de reden waarom ze een goed systeem als RF-Smart certifiëren en naadloos laten integreren met Dynamics AX.” Noyen heeft ook een Business Intelligenceoplossing, DynamaX. Dat is een dynamisch BI-pakket voor AX, eveneens door Microsoft gecertificeerd. “Die fungeert als een soort bril op onze database en zorgt ervoor dat we alle gegevens op een eenvoudige manier kunnen bekijken, exact zoals wij willen”, zegt Johan Noyen. “We hebben DynamaX geïnstalleerd voor de aankoop- en de financiële dienst, wat zorgt voor een efficiënte rapportering.” 

 

Klaar voor de toekomst 

De implementatie is in goed overleg tussen alle partijen gebeurd. Zo maakten ze niet de fout om de rapporteringsfuncties pas in een tweede fase toe te voegen. “Je moet eerst weten wat je uit je systeem wil halen vooraleer je het systeem opzet. Wij wisten dat al op voorhand, wat het proces vergemakkelijkte”, zegt Johan Noyen. “Het feit dat AX 2012 compatibel is met ons oude systeem leek me interessant. Met de nieuwe software kunnen we al onze gegevens uit het verleden opvragen. Voor mij is Dynamics AX een langetermijnoplossing die helpt het overzicht te behouden.” Volledig geautomatiseerde workflow zorgt voor meer efficiëntie en tijdswinst  Met de overstap naar AX wou Noyen een beter zicht krijgen op de marges, zowel op klanten- als productniveau. “Met ons vorige pakket was dat al enigszins mogelijk, maar we moesten nog veel extra informatie in het systeem steken. We hebben de afweging gemaakt of het nog opportuun was om tijd te investeren in dat oude systeem of om te investeren in een toekomstgerichte oplossing. De keuze voor een upgrade was vlug gemaakt. We wisten ook dat veel maatwerk uit het vorige systeem nu standaard in AX 2012 zit.” Alle sleutelgebruikers die betrokken zijn bij de productieketen werken nu met AX 2012. De volledige flow wordt nu stap voor stap geautomatiseerd. In de voedingsindustrie is er veel datacaptatie nodig, bijvoorbeeld op het gebied van traceerbaarheid. “We bekijken intern hoe we ons optimaal kunnen organiseren om die datacaptatie optimaal te laten verlopen”, zegt Johan Noyen. Ook het scanningsproces wordt nog verder uitgebreid. buitengaan gescand, maar binnenkort gebeurt dat ook met de inkomende producten. Dat zal starten bij het verpakkingsmateriaal, en vanaf september worden ook de grondstoffen gescand.

 

Partnerkeuze op basis van vertrouwen en expertise

Noyen consulteerde voor dit project ook andere partners. Johan Noyen: “We voelden dat de communicatie met hen stroever verliep dan met Cegeka en dat ze onze business niet helemaal kenden. Dat vergt natuurlijk ook meer tijd van onze kant, en daar hangt ook een prijskaartje aan vast. Met Cegeka werken we al 15 jaren samen; zij kennen onze bedrijfsprocessen door en door.” “Cegeka draagt die lifetime customer care hoog in het vaandel. Ook voor de klanten biedt dat veel voordelen”, zegt Dominique De Vos.

 

Gecentraliseerde expertise is garantie voor groei

De sturing en de datacaptatie verlopen nu digitaal, en de bedrijfsprocessen zijn aanzienlijk geoptimaliseerd. “Alles gaat sneller, alles verloopt overzichtelijker en we beschikken over meer informatie over de productie. Met AX Finance hebben we ook een beter zicht op de budgetten en ,krijgen we maandelijks een geautomatiseerd rapport. Voor de terugverdientijd hebben we berekend dat het scannen van de uitgaande producten alleen al ons een halftijdse werkkracht uitspaart”, zegt Johan Noyen. “Wij zijn een familiebedrijf en denken graag op lange termijn. Onze partners Cegeka en Microsoft geven ons iets wat ik graag omschrijf als ‘ease of mind’ of gemoedsrust. Ook het waterdicht systeem zorgt voor een comfortabel gevoel bij de werknemers, nu Dynamics AX het meeste denkwerk voor hen verricht. De expertise zat vroeger enkel bij de werknemers zelf, nu worden ze geruggensteund door het ERP systeem. De expertise is meer gecentraliseerd aanwezig in het bedrijf. Ik beschouw de nieuwe software als een volgende stap in onze groei. De funderingen zijn gelegd, wij zijn er klaar voor,” besluit Johan Noyen.