“Eén van de grootste bijdrages van Microsoft Dynamics AX, is dat het procesdiscipline oplegt en ons verplicht om procedures te hanteren. Het is onze bondgenoot in het ontginnen van strategische bedrijfsinformatie." Bram Callewier- Junior Managing Partner, Beltrami Natuursteen nv

Natuursteenhandel Beltrami uit Harelbeke is het voorbije decennium flink gegroeid, voornamelijk sinds de openstelling van de Chinese en Indische markt. 

De oude softwarepakketten van Beltrami waren echter niet voorzien op deze groei en misten belangrijke functionaliteit voor aankoop, rapportering, klanten– en magazijnbeheer. Beltrami had nood aan een nieuw systeem dat alle processen en ook de buitenlandse vestigingen zou integreren in één database.

Informaticapartner Cegeka Business Solutions introduceerde bij Beltrami procesdiscipline, integratie en een meer geraffineerde bedrijfsvoering met de invoering van Microsoft Dynamics AX.

Beltrami werd in 1986 opgericht door Herwig Callewier, die als agent voor de Duitse jura producent Stiegler begrepen had dat de Benelux nood had aan een natuursteengroothandel. Vanaf 2000 kende de natuursteenmarkt een enorme boost dankzij de openstelling van de Chinese en Indische markt en de opkomst van de containertransporten. Vandaag gebeurt het merendeel van de productie overzee, terwijl in Europa alles verdeeld wordt. Hiertoe beschikt Beltrami over twee vestigingen in België, depots in Engeland, Polen en Frankrijk en een verkoopkantoor in Italië. In totaal stelt Beltrami zo’n 115 mensen tewerk, waarvan een tachtigtal in België. De geconsolideerde omzet bedraagt ruim 30 miljoen euro.

Beltrami’s klanten zijn bouwmateriaalen tegelhandelaars, en ook natuursteenbewerkers. Verder heeft Beltrami een adviserende functie naar architecten en particulieren. De prachtige toonzaal in Harelbeke draagt hiertoe zeker bij.

“De hoge kwaliteit van onze producten is één van onze belangrijkste troeven. Niet alleen hebben wij topleveranciers, wij gaan ook zelf tot in de groeves om de steen te selecteren”, vertelt Bram Callewier, Junior Managing Partner en zoon van Herwig. “Een ander pluspunt is onze grote stock; héél belangrijk in onze sector aangezien tegels pas op het einde van een bouwproject aan bod komen, met onvoorspelbare doch altijd dringende leverdatum. Tenslotte staan we bekend om onze onberispelijke service: we hebben een ruim gamma aan brochures en monsters, we hanteren de nodige flexibiliteit bij het leveren en hechten veel belang aan een persoonlijke aanpak. ”

Beltrami staat eveneens voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Er gaat veel aandacht naar een ethische handelswijze en er wordt geïnvesteerd in goede werkomstandigheden en ecologie.

Eilandinformatisering doorkruiste groeiambitie

Tot voor enige jaren steunde de administratie van Beltrami hoofdzakelijk op twee softwarepakketten: Cubic voor de boekhouding en Diestein, een off-theshelf pakket voor de natuursteenbusiness, waarin orders, offertes en facturen afgehandeld werden. Beide systemen waren onderling niet geïntegreerd en boden geen functionaliteit voor CRM en logistiek. Daarnaast gebeurde de aankoop, een cruciale activiteit in deze branche, op basis van lokale gegevens in Excel. Deze eilandautomatisering vormde een serieuze belemmering voor de groei bij Beltrami.

“Diestein was niet gebruiksvriendelijk en de ondersteuning was ondermaats. Toen onze enige interne expert vertrok, besloten we om het over een compleet andere boeg te gooien. We droomden van een krachtig systeem dat alle Europese vestigingen zou integreren en de groei optimaal zou ondersteunen”, getuigt Bram Callewier

Vertrouwen in Microsoft Dynamics AX en Cegeka 

Eind 2006 sprak Beltrami een externe consultant aan om de zoektocht naar de ideale oplossing te begeleiden. Na een analyse van diverse aanbieders, stonden nog drie oplossingen op de shortlist, waaronder twee van Microsoft: Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV

Bram Callewier: “Wij hadden een grote voorkeur voor een Microsoft product, omdat wij reeds met Microsoft servers werkten. Omwille van de integratie van de Europese vestigingen hebben we gekozen voor Microsoft Dynamics AX, dat zeer sterke multicompany en intercompany functionaliteit aanbiedt. Cegeka Business Solutions was reeds jaren onze vertrouwde IT-leverancier (onder meer voor de hardware) en we besloten dan ook met hen in zee te gaan voor de implementatie.”

Het eerste kwartaal van 2007 werd besteed aan een grondige gap-fit analyse. In het tweede kwartaal werd de implementatie gestart en deze was medio 2009 afgerond.

De implementatie verliep stapsgewijs: eerst werden boekhouding, aankoop, verkoop en voorraad onder handen genomen, gevolgd door CRM en MRP en tot slot het magazijn, inclusief scanning. Vandaag is Cegeka nog bezig met de integratie van de buitenlandse vestigingen.

Voelbare voordelen voor boekhouding, marketing en sales

“Een algemeen voordeel voor de hele onderneming vloeit rechtstreeks voort uit de integratie: alle overtikwerk valt weg, dus we winnen in elke afdeling tijd en maken minder fouten”, stelt Bram Callewier.

Maar dat zijn niet de enige voordelen die Microsoft Dynamics AX met zich meebrengt. De kredietcontrole is er bijvoorbeeld erg op vooruit gegaan. In Diestein was ingrijpen bij wanbetaling erg moeilijk. Zo werden er nog steeds bestellingen aangenomen van slechte betalers, wat uiteraard niet de bedoeling was. Nu genereert Microsoft Dynamics AX een waarschuwing en kan de klant voortaan geblokkeerd worden tot de openstaande facturen vereffend zijn.

Het verkoopproces verloopt vlotter nu een offerte snel kan overgezet worden in een order, een factuur en uiteindelijk een pickbon. Ook de opvolging van de offertes gebeurt nu grondiger door middel van ‘acties’ in Microsoft Dynamics AX.

De nieuwe CRM-functionaliteit betekent een grote stap vooruit. “De zakenrelatietabel, waarbij alle informatie rond een welbepaalde klant in het systeem aan die klant is gekoppeld, is een fantastische tool. Elke medewerker is zo perfect op de hoogte van alles wat er gebeurt rond die ene klant: van marketingacties over offertes tot klachten. In de toekomst willen we deze database koppelen aan de database van de website, waar men zich kan inschrijven voor de nieuwsbrief”, legt Bram Callewier uit.

Lagere stockniveaus en just-in-time belevering

“Microsoft Dynamics AX heeft ons ertoe verplicht om meer structuur te brengen in het magazijn en om te werken met vaste locaties. Met de invoering van RF-scanners beschikken we nu over realtime stockinformatie. Vroeger hadden we een vertraging van een week, en zat al deze informatie verspreid: de vertegenwoordigers moesten continu rondbellen om een zicht te hebben op de stock, de lopende orders en voorziene leverdata. Dankzij Microsoft Dynamics AX zijn we er in geslaagd de stockniveaus sterk te verlagen en onze klanten just-in-time te beleveren”, verklaart Bram Callewier.

Strategische aankoopprocessen en kostprijsberekening

Diestein had geen functionaliteit voor de aankoopplanning. Deze werd georganiseerd in Excel en steunde vooral op het buikgevoel van de aankoper. Vandaag, met de hulp van Microsoft Dynamics AX en enkele aanpassingen van Cegeka (vnl. voor containeropvolging), is de aankoop een erg strategisch proces binnen Beltrami.

Bram Callewier: “Het is onze grootste uitdaging om de shippingkosten onder controle te houden. Om de kostprijs van onze producten te berekenen, moeten wij de spreiding van de container– en transportkosten kennen. Dit hebben we opgelost aan de hand van een maatwerkconstructie, die momenteel nog wordt geïmplementeerd.

Meten is weten

Om trends te detecteren en strategische beslissingen te nemen, moet een bedrijf beschikken over recente en correcte gegevens en over de middelen om deze te analyseren. Vroeger was dit bij Beltrami een tijdrovende klus.

“Vandaag exporteren wij vlot gegevens uit Microsoft Dynamics AX naar Excel, waar we allerlei draaitabellen kunnen creëren. Meten is weten! Wij halen nu informatie uit het systeem die vroeger onbekend was en die bijdraagt tot een meer geraffineerde bedrijfsvoering”, aldus Bram Callewier

De toekomst met Cegeka 

Bram Callewier: “Communicatie is een belangrijk en niet te onderschatten gegeven in elk project. Achteraf bekeken hadden we daar misschien nóg meer aandacht aan moeten besteden. De wil tot samenwerken was echter altijd groot en Cegeka heeft het project dan ook met succes afgerond. Behalve de software hebben zij ons trouwens ook de nieuwe infrastructuur geleverd.”

In de toekomst wil Beltrami de klantenservice nog uitbreiden met een online portaal. “Klanten zullen online de voorraden kunnen consulteren, hun bestellingen opvolgen en zelfs verwittigd worden wanneer iets voorhanden is”, legt Bram Callewier uit. Maar dit is nog niet meteen voor morgen.