“Cegeka heeft ons vertrouwen in de IT-sector volledig hersteld.” Emmy Baetens- Office Manager & Quality Assurance Manager, Precia Molen Belgium nv

Precia Molen Belgium NV verzorgt de verkoop, de installatie en het onderhoud van industriële weeginstallaties. In België is het bedrijf marktleider in weegbruggen, complexe producten die een grondige projectaanpak vereisen.

Het bedrijf was al enkele jaren op zoek naar een standaard ERP-systeem dat de interne processen zou automatiseren en ook voldoende ondersteuning zou bieden bij het beheer van de diverse projecten. In Cegeka vond Precia Molen Belgium een partner met kennis van zaken die met succes de standaardversie van Microsoft Dynamics NAV implementeerde en aanvulde met een standaard projectmodule.

Precia Molen Belgium NV, sinds enkele jaren gevestigd in Puurs, heeft als dochter van het Franse Precia Molen de alleenvertegenwoordiging van het merk ‘Molen’ op de Belgische markt. Het bedrijf verdeelt ook de weegapparatuur van de Franse merken ‘Precia’, ‘Yernaux’, ‘Weiller’ en ‘Novaweigh’. Het productengamma omvat weegbruggen, banden doseerwegers, hopperscales, plateauwegers en zelfs precisie laboweegschalen. Verder heeft de onderneming ook een eigen weegbrugsoftware ontwikkeld, die gekoppeld kan worden aan elk ERPsysteem van de klant.

In België is Precia Molen Belgium alvast marktleider in weegbruggen en geniet het bedrijf een uitstekende reputatie. Gedurende het hele productieproces wordt alles grondig getest zodat de producten van hoogstaande kwaliteit zijn en voldoen aan de CE-wetgeving en OIML-richtlijnen. Precia Molen Belgium is tevens een BELAC-geaccrediteerde instelling, wat betekent dat het bedrijf geijkte installaties na herstelling of onderhoud kan verzegelen en vierjaarlijks herijken. Daar het bedrijf tevens DS gecertificeerd is, kunnen de initiële CE-keuringen onafhankelijk uitgevoerd worden. Precia Molen Belgium heeft meer dan 500 geijkte weegbruggen in België geplaatst, waaronder de weegbrug van de Belgische Metrologische Dienst, die alle andere geijkte weegbruggen controleert.

Precia Molen Belgium telt 24 medewerkers en realiseert een omzet van ruim 4 miljoen euro, waarvan 95% in België. Het klantenportfolio is erg divers en omvat elk bedrijf met een professionele weegbehoefte, van de plaatselijke bakker tot grote industriële of landbouwondernemingen.

Gezocht: standaardsoftware voor projectbeheer én een betrouwbare IT-partner

Een weegbrug wordt niet “verkocht”, maar eerst op maat ontworpen, vervolgens geïnstalleerd en geautomatiseerd met weegsoftware (eventueel gekoppeld aan toegangscontrole) en doorgaans ook opgevolgd met onderhoudscontracten. Het is met andere woorden geen product, maar een project waar heel wat administratie bij komt kijken. Een projectgerichte onderneming heeft nood aan degelijke software om alles correct op te volgen. Om te vermijden dat alle informatie in aparte Excelbestanden bewaard bleef, liet Precia Molen Belgium tien jaar geleden reeds een basisversie van Microsoft Dynamics NAV 3.0. (toen nog Navision) installeren. Het project strandde op het moment dat de toenmalige IT-partner onverwacht de activiteiten stopzette. Een volgende partner werkte het project verder uit met massa’s maatwerk, maar ging even later failliet, waardoor Precia Molen Belgium opnieuw verweesd achterbleef met een systeem dat allerminst op punt stond.

Precia Molen Belgium had maar weinig vertrouwen meer in de IT-sector toen Microsoftpartner Cegeka eind 2006 contact op nam. Emmy Baetens, Office Manager & Quality Assurance Manager: “Cegeka maakte echter meteen een positieve algemene indruk, waardoor wij begin 2007 met hen een contract ondertekenden. Tot onze opluchting wist onze toegewezen projectleider ook echt waarmee hij bezig was. We waren eindelijk in goede handen.” Na een grondige gap-fit analyse startte Cegeka met een compleet nieuwe implementatie van Microsoft Dynamics NAV 4.0., aangevuld met een standaardmodule voor projectbeheer.

Carlos Demey (Senior Business Developer Cegeka): “Wij raden onze klanten altijd aan om maatwerk tot het absolute minimum te beperken. De vorige IT-partner had heel wat maatwerkfunctionaliteit ontwikkeld met het oog op projectopvolging. Al dat maatwerk hebben wij vervangen door een standaardmodule. Deze projectmodule is een internationaal erkende add-on voor Microsoft Dynamics NAV, wat niet wil zeggen dat elke Dynamics NAV-partner die kan verkopen en implementeren. Je moet als partner de nodige certificaten behalen en je expertise bewijzen, voordat je met deze oplossing de markt op kan.”

Voordelen doorheen het hele bedrijf

Boekhouding, CRM, verkoop, aankoop, voorraadbeheer en projectopvolging werden succesvol geïntegreerd, waardoor gegevens voortaan centraal bewaard worden. De automatisatie laat een nieuwe manier van werken toe die doorheen het hele bedrijf voordelen met zich meebrengt. Over het algemeen mag gesteld worden dat alle gebruikers tijd uitsparen met de nieuwe versie van Microsoft Dynamics NAV.

Emmy Baetens: “Boekhoudgegevens worden veel sneller teruggevonden en dankzij de invoer van analytische dimensies en omzetcodes, halen wij nu gedetailleerde rapporten uit het systeem die onze strategie kunnen aanscherpen en de rapportering naar de Franse holding vergemakkelijken.”

De CRM-module vergemakkelijkt het leven van verkopers en marketing. Gegevens van klanten en prospecten zijn nu centraal bewaard en up-to-date, terwijl iedereen op de hoogte is van genomen acties. De tool laat ook toe om klanten te segmenteren en gerichte acties of mailings te organiseren, bv. voor het periodieke onderhoud van de weegbrug.

De naadloos geïntegreerde projectmodule ondersteunt de opvolging van alle projecten, vanaf de voorcalculatie, de diverse offerteversies (inclusief status en slaagkans), tot de orderregistratie en nacalculatie.

“Microsoft Dynamics NAV bevat alle prijzen en productomschrijvingen voor het opmaken van offertes. We kunnen ook gemakkelijk gelijkaardige projecten vergelijken om zo de kosten in te schatten. Via Jetreports, een met Microsoft Dynamics NAV geïntegreerde oplossing voor Business Intelligence, exporteren wij de projectgegevens naar Excel waar we de slaagkansen becijferen. Zo kunnen wij op korte termijn de omzet voorspellen en de volledige rapportering doen naar ons moederhuis in Frankrijk”, legt Emmy Baetens uit.

Service, de volgende stap

 

Precia Molen Belgium maakt vandaag reeds summier gebruik van de servicemodule in Microsoft Dynamics NAV voor de facturatie van de onderhoudscontracten. De planning van de technici gebeurt nog manueel en er draait een apart programma op de laptops van de technici waarin ze verslag uitbrengen. Het is echter de bedoeling dat in de toekomst de servicemodule volledig ingezet zal worden voor alle interventies, onderhoudscontracten en oproepen.

De serviceoplossing wordt inmiddels uitgerold bij Precia Molen BV, het zusterbedrijf in Nederland. Daarnaast integreerde Cegeka nog twee extra tools in Microsoft Dynamics NAV: een grafisch planbord en een techniekerinterface. Het planbord geeft de dispatcher een up-to-date en grafisch overzicht van de volledige planning en stelt hem in staat soepel en snel te gaan bijsturen. De techniekers-op-de-baan sparen dan weer massa’s tijd uit met een specifieke interface. Daarmee kunnen ze, van welke locatie ook, hun agenda’s en opdrachten bekijken, jobregistraties doen en de klant meteen een overzicht geven van de uitgevoerde werken en kosten.

Vertrouwen in Cegeka en de toekomst

“Cegeka heeft ons vertrouwen in de ITsector volledig hersteld. Wij zijn tevreden over hun aanpak en voelen ons veilig voor de toekomst. Microsoft Dynamics NAV is bovendien een uitstekend standaardproduct dat veel functionaliteit bevat. Onze gebruikers, die gezien het verleden weinig vertrouwen hadden in het welslagen van het project, zijn vandaag volledig overtuigd van de voordelen van het systeem. Het beste bewijs is dat ook Precia Molen in Nederland op Cegeka beroep heeft gedaan voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV”, besluit Emmy Baetens.