We kozen voor Cegeka, niet alleen omdat ze de beste prijs-kwaliteitverhouding hadden, maar ook omdat ze de meeste toekomstperspectieven boden. Elodie Lindemann- After Sales Project Manager , My Service

De technici van My Service werkten tot voor kort met manuele werkbonnen. Gegevens over technische interventies werden meestal drie keer overgeschreven, bepaalde informatievelden werden al eens overgeslagen, onderdelennummers waren niet altijd goed leesbaar en de klant kreeg soms weken later het verslag van de interventie. Cegeka moest het proces automatiseren en digitaliseren met een applicatie op maat van de technicus.

 

Digitalisering van werkproces

Vroeger werkten de technici die de interventies verzorgen met handgeschreven werkbonnen. My Service deed een beroep op Cegeka om het proces te digitaliseren. “We vroegen een offerte aan drie bedrijven. Ons lastenboek was heel gedetailleerd maar beschreef alleen de processen. Het was aan de potentiële leverancier om een technische aanpak voor te stellen.“

“Ze kwamen allen op de proppen met een volledig verschillend voorstel. We kozen uiteindelijk voor Cegeka, niet alleen omdat ze de beste prijs-kwaliteitverhouding hadden, maar ook omdat ze de meeste toekomstperspectieven boden”, vertelt Elodie Lindemann, After Sales Project Manager bij My Service. 

  

SharePoint plus maatwerk

Cegeka ontwikkelde een applicatie op maat, Tecxtra genaamd. De toepassing werkt op ruggedized laptops die tegen een stootje kunnen. Tecxtra synchroniseert met het ERP-systeem van My Service dat draait op een IBM AS/400-server. Daaraan werd een Microsoft SharePoint Server gekoppeld. Die vormt de basis voor de mobiele applicatie.

De laptops met Tecxtra staan via een 3G-netwerk permanent in verbinding met de dispatching. “We zien het resultaat van de technische interventie nu al na tien minuten. Vroeger kon het soms tot een week duren alvorens het verslag bij de technische dienst en de administratie kwam en verwerkt was”, vertelt Elodie Lindemann.

 

Snellere afhandeling

Dankzij de Tecxtra-applicatie verliezen de afdelingen dispatching en facturatie geen tijd meer aan manueel ingevulde werkbons die soms slecht leesbaar, onvolledig, niet correct of laattijdig waren. Alle informatie wordt nu bij de klant ingevoerd op een laptop.

Ook de klant heeft heel wat baat bij Tecxtra. Als de klant zijn e-mailadres aan de technicus geeft, krijgt hij het verslag van de interventie onmiddellijk in zijn mailbox. Er wordt veel administratieve tijd bespaard, en aangezien de gegevens van de klant automatisch gekopieerd worden, behoren fouten bij het overnemen tot het verleden.