“Microsoft Dynamics NAV loopt als een rode draad doorheen ons bedrijf.” Stefaan Vanfleteren- Marketing manager, Piano's Maene nv

Maene is de exclusieve Belgische verdeler van Steinway & Sons. Andere merken die het bedrijf aanbiedt zijn onder meer Kawai en Yamaha. In het eigen atelier bouwt Maene de piano’s van het huismerk Doutreligne. 

Om de groei van het bedrijf optimaal te ondersteunen, koos Piano’s Maene uit Ruiselede voor een geïntegreerd ERP-pakket. ERP-specialist en Microsoft partner Cegeka implementeerde Microsoft Dynamics NAV 2009 voor de opvolging van aankoop, verkoop, logistiek, boekhouding, klantrelatiebeheer, service- en projectbeheer, planning en productie. Cegeka breidde de oplossing functioneel uit volgens de specifieke behoeften van Maene op het vlak van de verhuur van instrumenten. Het gebruik van Dynamics NAV leidde bij Maene tot meer efficiëntie in de bedrijfsprocessen en betere rapportering.

In 1938 ging Albert Maene met een pianowinkel van start in Esen bij Diksmuide. Na de Tweede Wereldoorlog verhuisde de zaak naar Ruiselede, waar ze stap voor stap zou uitgroeien tot een internationaal bekende naam. Sinds 1984 zet Chris Maene de onderneming van zijn ouders verder. Vandaag is met Dominique en Frederic Maene ook de derde generatie van de familie in de zaak actief. Maene is georganiseerd in drie business units: verkoop en verhuur, productie en restauratie, en service. Als leverancier staat het bedrijf in voor de aankoop en verkoop van piano’s. 

Maene is de exclusieve Belgische verdeler van Steinway & Sons. Andere merken die het bedrijf aanbiedt zijn onder meer Kawai en Yamaha. In het eigen atelier bouwt Maene de piano’s van het huismerk Doutreligne. Klanten kunnen er hun oude instrumenten laten restaureren en kunnen er terecht voor replica’s van historische instrumenten, onder meer klavecimbels en pianofortes.

Maene ondersteunt zijn aanbod met een uitgebreid serviceluik. Het bedrijf heeft twaalf pianostemmers in dienst die op locatie – bij particulieren, in concertzalen, enzovoort – de piano’s perfect speelklaar maken. Verder heeft Maene een groot aantal piano’s in verhuur, zowel op lange termijn, bijvoorbeeld voor studenten, als voor korte periodes, bijvoorbeeld voor een concert of een evenement.

Daarnaast is Maene gespecialiseerd in het transport van piano’s. Het bedrijf beschikt daarvoor over aangepaste vrachtwagens, met speciale luchtvering, kraansystemen, enzovoort.

Snelle groei

Tot voor kort ondersteunde Maene zijn bedrijfsprocessen met twee softwarepakketten. Enerzijds was er een standaardpakket voor facturatie en boekhouding, anderzijds had het bedrijf voor de klantenopvolging een stukje maatwerk laten ontwikkelen in Microsoft Access. “Op zich was dat een heel mooie oplossing”, zegt Stefaan Vanfleteren, marketing manager bij Maene, “maar door de snelle groei van het bedrijf hadden we de grenzen ervan bereikt. Bovendien was het niet mogelijk er het logistieke luik mee te beheren en was er geen link naar de activiteiten in het atelier en de servicetechniekers op de baan.” Dat leidde tot nogal wat administratie op papier en behoorlijk wat tijdrovend manueel werk. Maene onderzocht nog of het mogelijk zou zijn het bestaande financiële pakket met een logistieke module uit te breiden. Die piste bood echter te weinig perspectief op langere termijn.

“Onze voorkeur ging uit naar één bedrijfsbrede, geïntegreerde oplossing”, zegt Christiaan Devos, financieel directeur bij Maene. Het bedrijf vergeleek verschillende pakketten en koos voor Microsoft Dynamics NAV. Christiaan Devos: “Dynamics NAV biedt een geïntegreerde oplossing voor de behoeften die we in kaart hadden gebracht.” Maene selecteerde vervolgens Cegeka als implementatiepartner

“Cegeka bood ons een heel open, duidelijk gestructureerde en eerlijke offerte”, vindt Stefaan Vanfleteren. “We wilden graag een ‘gevestigde waarde’ met de juiste draagkracht, ook op langere termijn. Belangrijk was ook dat Cegeka bovenop standaard Microsoft Dynamics NAV twee volledig geïntegreerde add-ons kon aanbieden: een grafische planning en een oplossing waarmee de technici op de baan hun serviceorders online kunnen beheren. Voor ons was dat een belangrijk pluspunt.”

Implementatie in stappen

Tijdens de eerste implementatiefase bracht Cegeka de processen van Maene opnieuw in kaart. Daarna werkte de partner een gefaseerd implementatieplan uit. “We gingen van start met boekhouding, aankoop, verkoop, klantrelatiebeheer en logistiek”, legt Stefaan Vanfleteren uit. “Nieuw voor ons was de ondersteuning van aankoop en logistiek. Door de integratie realiseerden we al meteen een belangrijke meerwaarde.” Aan de hand van een serienummer kan Maene alle beschikbare informatie over een instrument in het systeem terugvinden: wanneer het werd aangekocht en geleverd, wanneer er onderhoud of herstellingen zijn uitgevoerd, enzovoort. Dat was voorheen niet mogelijk. “Op langere termijn zal ons dat een heel groot voordeel bezorgen. Het laat ons toe altijd het overzicht te behouden over alle activiteiten die we voor een klant of voor een bepaald instrument hebben uitgevoerd.”

In de tweede stap implementeerde Cegeka de servicemodule van Microsoft Dynamics NAV. Hier levert vooral de grafische planningstool en de oplossing voor de technici op de baan een belangrijk voordeel. Christiaan Devos: “Wanneer een klant om een stembeurt vraagt, kan de medewerker meteen laten weten wanneer er een pianostemmer beschikbaar is.” Vroeger verstuurde Maene de informatie over de nieuwe opdracht dan via e-mail naar de stemmer. Tegelijk moest de medewerker de gegevens ook nog eens ingeven in de Accesstoepassing. Vandaag verloopt alles geïntegreerd. Wanneer we een opdracht ingeven in de planning, dan verschijnt die bij de stemmer automatisch in zijn persoonlijke planning. De pianostemmer kan via zijn laptop trouwens zelf de werkbon volledig invullen, er opmerkingen bijschrijven enzovoort.” Dankzij de integratie binnen Microsoft Dynamics NAV kan Maene de opdracht dan ook onmiddellijk factureren, zonder dat het bedrijf de gegevens opnieuw moet ingeven. Stefaan Vanfleteren: “Dat sluit vergissingen uit en vermijdt ook dat we bepaalde opdrachten vergeten te factureren. De boekhouding beschikt nu ook over een veel beter zicht op de verkoop.”

Managementinformatie

Voor de ondersteuning van de verhuur was een stukje maatwerk vereist. Maene liet de langetermijnverhuur automatiseren. Klanten ontvangen nu automatisch hun tussentijdse facturen. Ook de beëindiging van een huurcontract – met onder meer de teruggave van de waarborg – is geautomatiseerd. In een volgende stap zal Maene de activiteiten van het atelier met Microsoft Dynamics NAV ondersteunen. Dat gebeurt met de productiemodule voor de bouw van de replica’s en met de projectmodule voor de restauratie van oude instrumenten. Stefaan Vanfleteren: “Tegelijk blijven we de implementatie verder verfijnen. Zo willen we nog meer informatie uit het systeem halen, onder meer door de rapportering naar de verschillende business units uit te splitsen. Dat moet ons nog betere managementcontrole verschaffen.” Voor Maene schuilt het grootste voordeel van het gebruik van Microsoft Dynamics NAV in het feit dat alle informatie in één centraal en geïntegreerd systeem aanwezig is. Christiaan Devos: “We beschikken over de juiste informatie. De integratie is heel belangrijk. Verschillende keren dezelfde gegevens overtikken behoort definitief tot het verleden.” Dat zorgt voor efficiëntie en tijdwinst: een belangrijk voordeel binnen een bedrijf dat snel blijft groeien. De oplossing moet Maene ook in staat stellen die gecontroleerde groei perfect te ondersteunen. Maar ook de klant geniet mee van de voordelen die Microsoft Dynamics NAV biedt. Zo kan Maene veel sneller de juiste informatie opzoeken, een aangepaste offerte opstellen, enzovoort. De rol van Cegeka was bepalend voor het succes van het implementatietraject: goed gestructureerd en gedocumenteerd. Stefaan Vanfleteren: “Cegeka heeft het project van heel nabij opgevolgd. Er was een open samenwerking, met duidelijke communicatie over het verloop van het project. De verwachtingen bleven altijd realistisch – en zijn daardoor ook ingevuld.”