“We hebben onze kosten onder controle. We bekijken de cijfers nu vanuit verschillende invalshoeken om onze rendabiliteit te meten of te weten hoe de voorraad evolueert. In real time.” Jean-Nicolas D’Hondt- Managing Director, Pollet SA

Er zijn niet gek veel Belgische bedrijven met 250 jaar op de teller. De detergentenproducent Pollet uit Doornik is zo’n parel. Het 40-koppige bedrijf blijft al generaties concurrentieel door een kostenbewust en gezond bedrijfsbeheer. Zo besliste Pollet in 2009 om het volledige bedrijf te informatiseren, van bestelling tot facturatie. Daartoe installeerde IT-partner Cegeka Business Solutions de ERP-software Microsoft Dynamics AX bij Pollet.

Vandaag werkt Pollet efficiënter en heeft het onder meer zijn kostenstructuur en margeberekening onder controle. Dankzij de integratie van een BI-module heeft het een accurater inzicht in zijn financiële stromen en kan het de juiste strategische beslissingen nemen. Het magazijnbeheer is volledig geïnformatiseerd met scanningsystemen. De informatie wordt nauwkeurig en in real-time bijgehouden in het nieuwe ERP-systeem. 

Twee jaar geleden nam Jean-Nicolas D’Hondt samen met Christophe Maisonneuve het beheer over bij detergentenproducent Pollet. Hij omschrijft het 250 jaar oude bedrijf graag als een cost conscious company. Net als de vorige eneraties van het familiebedrijf waakt hij samen met de directie over de kostenbewuste, gezonde bedrijfswerking. Onder meer om die reden besliste financieel directrice Sophie Pollet in 2009 om over te schakelen naar Microsoft Dynamics AX.

Het liet het bedrijf ook toe om een first-in-first-out prijzenpolitiek te hanteren. “Met onze vorige beheersoftware moesten we een vaste kostprijs ingeven voor onze grondstoffen, waardoor de margeberekening nooit accuraat was”, zegt Pollet. “Vandaag werken we volgens een FIFOpolitiek, omdat we de aankoopprijzen dagelijks kunnen aanpassen in Microsoft Dynamics AX. We zijn zeker dat we onze marges per dag kennen. In het verleden hadden we pas aan het einde van de maand zicht op de cijfers voor de margeberekening. Daardoor verkochten we soms te duur of te goedkoop.”

“Elk bedrijf heeft graag zijn kosten onder controle”, voegt D’Hondt eraan toe. “Daarvoor moet je de cijfers kunnen analyseren en bekijken vanuit verschillende invalshoeken. Je moet je rendabiliteit meten: van een bepaald product, van een bepaald gamma, zelfs van het commerciële team. Je moet weten hoe je voorraad evolueert. Vandaag kunnen we dat met Dynamics AX allemaal, en bovendien in real time.” 

Automatische consolidatie van de boekhouding

Ook de boekhouding van het Franse verkoopfiliaal zit nu mee in het centrale ERP-systeem. In het verleden werden hun gegevens slechts trimestrieel verrekend. De financieel directrice spendeerde dan ook driekwart van de tijd aan het samenstellen van rekenbladen. Vandaag consolideert AX ze automatisch met de boekhouding van het Belgische hoofdkantoor en zijn de rapporten met een druk op de knop beschikbaar.

Het real-time informatiebeheer laat ook toe om de voorraden nauwkeurig op te volgen. “We hadden vroeger enkel zicht op de totale stockhoeveelheid. Geen detail per gang, laat staan per rek. Voor de jaarlijkse stockinventaris trokken we anderhalve maand uit. Nu duurt dat nog een viertal dagen,“ zegt Sophie Pollet opgelucht.

Combinatie van ERP, WMS en scanners professionaliseert magazijnbeheer 

Ook het papier is verbannen uit het magazijn. “De commerciële medewerker stuurt bestellingen via AX naar de magazijnier. Op zijn scanner ziet hij het ordernummer en de goederenlijst, met hun exacte plaats in het magazijn. Hij verzamelt en scant alle producten en duwt op een knop om de picking of uitlevering te bevestigen. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt en AX drukt een leveringsbon af”, legt Sophie Pollet uit.

Formules onder controle

Voor de fabricage krijgt de arbeider een lijst met grondstoffen die hij moet mengen. Hij selecteert de chemische producten met zijn scanner. Bij een verkeerde combinatie geeft AX een foutmelding. Daartoe werden alle detergentformules ingevoerd in het systeem. Als je per abuis niet-compatibele chemische substanties mengt, ontstaan er mogelijke risico’s. AX verhoogt zo ook de veiligheid van de medewerkers.

Nadien volgt er een kwaliteitscontrole in het labo. Als er bijvoorbeeld te veel actieve bestanddelen werd toegevoegd of de pH-waarde niet op peil is, moet er een correctie gebeuren. “Vandaag zien we of daar een constante in zit en of we de formule niet moeten bijstellen. We optimaliseren onze voorraden en hebben een juister zicht op de productiekosten. Vroeger was het complex om zulke aanpassingen te registreren. We zagen pas een maand later of een formule ‘duurder’ geworden was”, aldus Jean-Nicolas D’Hondt. 

Volledige transparantie van cijfers en kosten

Dankzij de BI-module van Dynamics AX heeft Pollet objectieve rapporten om het effect van strategische beslissingen goed in te schatten. “We beschikken vandaag over ongeveer 150 rapporten waarmee onze managers maandelijks hun KPI’s komen verdedigen. We beheren zelfs onze algemene kosten met AX: van het vlootbeheer met afschrijvingen, verkeersbelastingen en verzekeringen tot de onkostennota’s van onze verkoopmedewerkers. We hebben heel duidelijk onze werkingskosten geoptimaliseerd”, zegt D’Hondt.

Voor de omslag naar zo’n volledige automatisering is Pollet niet over een nacht ijs gegaan. Het nam een ervaren ERP-adviseur onder de arm die een lastenboek van 800 punten uitschreef. Daarvan sneuvelden er uiteindelijk hooguit een twintigtal. Drie leveranciers dienden een dossier in. Pollet weerhield ERP-specialist Cegeka omwille van zijn bewezen ervaring in de chemische industrie. Het bedrijf koos Microsoft Dynamics AX voor de gebruiksvriendelijkheid van de software en de eenvoudige integratie met kantoortoepassingen. 

Goede voorbereiding cruciaal

Samen met Cegeka maakte Pollet een uitgebreide procesanalyse om de bedrijfswerking met behulp van AX te optimaliseren. Er ging veel tijd naar het uitwerken van scenario’s, wat achteraf zijn vruchten afwierp. Ook het personeel aarzelde niet om een tandje bij te steken tijdens de implementatie. “Zo’n intensief veranderingsproject vraagt natuurlijk om een goede begeleiding”, zegt D’Hondt. “Als je kunt aantonen dat ze ‘s avonds met een geruster gemoed naar huis zullen gaan, springen ze zonder aarzelen op de rijdende trein. Door ook te investeren in onze processen, kunnen we anderhalf jaar later zonder angst de toekomst tegemoet kijken.”

D’Hondt wil wel blijven investeren in automatisering. “We voorzien jaarlijks 30 tot 50.000 euro om AX uit te breiden met nieuwe functies. We willen bijvoorbeeld een goedkeuringsworkflow voor bestelbonnen integreren om onze operationele processen nog beter te beheren. Ook willen we de productieplanning verder automatiseren en op lange termijn zal er ook een webshop komen. Toch gebruiken we zoveel mogelijk de standaard van AX. Dan haal je er ook het maximum uit. Het heeft geen zin om de software volledig aan te passen aan jouw bedrijfswerking. Je past je beter je processen aan in functie van de toepassing.”

Dankzij Microsoft Dynamics AX 2009, is Pollet erin geslaagd de vijf meest strategische pijlers te optimaliseren, besluit D’Hondt: “Eén: we werken nu efficiënter en hebben met AX een platform voor kostefficiënte groei. Twee: we hebben meer inzicht in onze financiële stromen dankzij real-time business intelligence. Drie: we zijn erin geslaagd onze bedrijfsprocessen beter op elkaar af te stemmen en zo de organisatiestructuur te verbeteren. Vier: we hebben onze kwaliteitsprocessen onder controle en vijf: de robuuste en evolutieve oplossing is ook een investering in continuïteit.”