Cegeka heeft heel veel gevoel voor analyse en synthese. We zijn ervan overtuigd dat dat inzicht in de problematiek van ons bedrijf in belangrijke mate bijgedragen heeft tot het succes van de implementatie. In nog geen vijf maanden waren we live. Filip Van Eecke- Directeur productie & logistiek, ACD

ACD is een totaalleverancier van hobbyserres, serreaccessoires en overkappingen. Vanuit de fabriek in Roeselare gaan jaarlijks duizenden serres naar klanten in de Benelux en Frankrijk. Om zijn snelle groei te ondersteunen doet ACD een beroep op Microsoft Dynamics AX. De Gentse Microsoft-partner Cegeka implementeerde niet enkel het ERP-systeem, sindsdien blijft het bedrijf ervoor zorgen dat de business software mee evolueert met de eisen van ACD op het vlak van efficiëntie en groei.

De West-Vlaamse serrefabrikant en distributeur werd opgericht in 1987. Het bedrijf groeide gestaag en in 2001 werden de activiteiten ondergebracht in een fabrieksgebouw van 5.500m² op het industrieterrein Haven in Roeselare. In de jaren die volgden werd het productieproces gaandeweg uitgebreid en gemoderniseerd.

Terwijl België voor ACD een vrij stabiele markt vormt, nemen vooral de activiteiten in Frankrijk momenteel een hoge vlucht. Ook in Nederland wint het bedrijf steeds meer terrein. Tot de klanten van ACD behoren verdelers zoals grootdistributeurs, tuincentra en bouwhandels. Zij hebben de keuze uit meer dan 150 modellen serres, tunnelserres, kweekbakken en een uitgebreid aanbod accessoires voor de serre. Sinds 2006 maken carports en overkappingen deel uit van het aanbod.

Keuze voor standaard met Microsoft Dynamics AX

Om een vlotte werking van de activiteiten te kunnen blijven garanderen, stapte ACD in 2009 over op het ERP-pakket Microsoft Dynamics AX. “Voordien werkten we met een eenvoudige beheersoplossing, die los van de boekhouding en andere ‘IT-eilandjes’ functioneerde. We hadden nood aan een geïntegreerde en complete oplossing, die ons naar de toekomst toe de nodige functionaliteit kon garanderen”, begint Filip Van Eecke, directeur productie & logistiek bij ACD.

De belangrijkste doelstelling van de ERP-implementatie was dan ook het opzetten van een centraal beheerssysteem, met de juiste voorraden, eenduidige artikelomschrijvingen, enz. De zoektocht naar een geschikte oplossing was kort. “Al snel kwam Microsoft Dynamics AX als een geschikte standaard en stabiele oplossing in beeld. De keuze voor het pakket werd ook ondersteund door het advies van onze vaste logistieke consultant Logflow”, zegt Filip Van Eecke.

Cegeka: een IT-partner die meedenkt…

De implementatie van het pakket vertrouwde ACD toe aan Microsoft-partner Cegeka Business Solutions. “Zelf hebben we weinig IT-kennis in huis, dus we hadden een IT-partner nodig die ons zeer goed kon begeleiden tijdens het hele traject. Voor hen zijn ERP-implementaties dagelijkse kost, maar wij doen zo’n project ‘once in a lifetime’”, weet Filip Van Eecke. “Cegeka heeft ook heel veel gevoel voor analyse en synthese. We zijn ervan overtuigd dat dat inzicht in de problematiek van ons bedrijf in belangrijke mate bijgedragen heeft tot het succes van de implementatie. In nog geen vijf maanden waren we live.”

Maar de rol van Cegeka hield niet op bij de implementatie. “Sommige ERPpartners hanteren de ‘hit & run’-strategie, terwijl de grote uitdagingen zich vooral na de opstart stellen. Achteraf bekeken zit het succes van zo’n omvangrijk IT-project minstens evenveel in de implementatiepartner als in het pakket. Cegeka bleek gelukkig een partner die ook ná de opstart proactief met ons bleef meedenken”, aldus Filip Van Eecke.

Zo werd tijdens de implementatie Microsoft Dynamics AX heel standaard gehouden, maar gaandeweg kwamen toch een aantal specifieke eisen naar boven. “Samen met Cegeka hebben we intussen een aantal aanpassingen doorgevoerd die ons orderinvoerproces nog efficiënter hebben gemaakt. Zo staat nu alle informatie die we voor elk order nodig hebben nu standaard op één scherm, terwijl we vroeger een aantal tabbladen moesten doorlopen om de nodige informatie bijeen te sprokkelen”, vervolgt hij.

… en blijft meedenken

Op basis van een grondige audit bestudeert Cegeka momenteel hoe de processen van ACD in de toekomst nog automatischer en eenvoudiger kunnen verlopen. “In de eerste plaats willen we onze piekperiodes nog beter opvangen”, legt Filip Van Eecke uit.” In onze topmaand maart draaien we zo’n 20% van onze jaaromzet. Bovendien bieden we heel uiteenlopende producten aan, gaande van accessoires tot serres, standaard of op maat. Die serres kan de klant zelf monteren of hij kan dat door ons laten doen. Voegen we daar nog de zeer diverse klanten-portefeuille aan toe, dan hoeven we er geen tekening bij te maken dat bestellingen bij ons bijzonder complex kunnen zijn. Aangezien onze commerciële mensen verantwoordelijk zijn voor de orderinvoer, zorgt dat vooral in drukke periodes voor een zware last op hun schouders.”

Een van de pistes die ACD wil bewandelen is nog meer gebruikmaken van EDI. “Voor ons standaard basisgamma is het perfect mogelijk om via EDI te werken – dat doen we al met een aantal klanten – maar voor bijv. serres op maat is dat niet zo evident. Momenteel bekijken we hoe die uitdaging het best kan worden aangepakt”, aldus Filip Van Eecke.

Verdere (software)plannen

ACD is ook druk bezig met de opstart van een e-shop, die zowel verdelers als eindconsumenten in staat moet stellen artikelen online te bestellen. De basis van die webshop is een add-on van Microsoft Dynamics AX. In de versie die ACD gebruikt, zit de webshopfunctionaliteit nog niet in de standaard ingebed, in de nieuwe versie Microsoft Dynamics AX 2012 R3 is dat wel het geval. Daarnaast buigt ACD zich over de mogelijkheden die een CRM-pakket de organisatie kan bieden. “Zo’n pakket kan de communicatie met onze dealers en de eindconsument sterk verbeteren. Nu verliezen we vaak grip op het verkoopproces als wij onze leads doorgeven aan de verdelers. De juiste software kan ons visibiliteit geven op wat er met een (potentiële) klant gebeurt. We willen ook een beter zicht op de afhandeling van orders. Of en wanneer een transporteur een afspraak heeft gemaakt met een bepaalde klant bijvoorbeeld”, zegt Filip Van Eecke. “Het spreekt voor zich dat we bij de selectie Microsoft Dynamics CRM onder de loep zullen nemen. Dat die oplossing perfect geïntegreerd kan worden met Microsoft Dynamics AX is alvast een troef. Evenals het feit dat we dan opnieuw een beroep kunnen doen op de expertise van Cegeka, die onze business intussen door en door kent.”

Het continu streven naar meer efficiëntie via de juiste bedrijfssoftware, strookt perfect met de algemene groeistrategie van ACD. “De laatste jaren zijn we vooral sterk gegroeid met onze eigen producten. In de toekomst willen we nog meer de klemtoon leggen op een aantal nevenproducten, zoals onze carports en overkappingen. Daarvoor hebben we nu aparte business units opgericht. Ook die evolutie kan ons helpen om de seizoenspieken meer af te vlakken. Daarnaast willen we de activiteiten in Frankrijk en Nederland naar hetzelfde niveau tillen als België. Op alle fronten onze strategie blijven bijschaven, is en blijft dus de boodschap”, besluit Filip Van Eecke.