“Het is nodig om buy-in te krijgen voor je project, zowel van het topmanagement als van de medewerkers. Dat doe je door heel duidelijke voordelen van het systeem te formuleren en door stapsgewijs tewerk te gaan.” Alain Bogaert- IT-manager, Somati

Somati had behoefte aan een performant en schaalbaar bedrijfsautomatiseringsysteem. Het topmanagement van het bedrijf begreep echter ook het strategisch belang van een totaalaanpak over de verschillende noden heen. Daarom werd voor één geïntegreerde omgeving gekozen.

Na een grondige strategische oefening met IT-partner Cegeka Business Software uit Gent, koos Somati voor voor standaard Microsoft Dynamics NAV, met een volledig geïntegreerde en op Microsoft technologie gebaseerde BI-oplossing en Content Management systeem. Dankzij deze keuze is de leercurve minimaal, en werken de gebruikers in een vertrouwde Microsoft omgeving. De keuze voor standaard ERP-software, zonder veel maatwerk, maakt upgrades en conversies in de toekomst veel makkelijker.

Somati heeft een jarenlange internationale reputatie opgebouwd als leverancier van producten, diensten en advies voor brandbeveiligingssystemen. Het bedrijf verdeelt een breed gamma aan “eerste interventie materiaal” (zoals blussers, rookmelders, haspels, pictogrammen, etc.), produceert voertuigen (zoals brandweerwagens) en elementen voor compartimentering. Daarnaast verzorgt Somati volledige installaties voor toegangsbeveiliging in industriële omgevingen en kantoren (gaande van audit en advies over installatie tot opleiding en onderhoud). Ongeveer de helft van de meer dan 300 werknemers zijn permanent op de baan.

Toen het management van Somati aanvoelde dat zowel het zakelijke, als het informaticabeleid op één lijn moesten gezet worden, kozen ze voor een langetermijnvisie. Dat resulteert nu in een totaalaanpak op gebied van ERP, Business Intelligence en Enterprise Content Management. Een stapsgewijze invoering van de strategie moet uiteindelijk leiden tot een veel efficiënter bedrijfsvoering die bovendien, dankzij de uitgebreide rapporteringsmogelijkheden, een goed inzicht verschaft in harde feiten, cijfers en trends.

Totaalaanpak

Ondanks de hoogstrategische visie van vandaag begon het project enkele jaren geleden vanuit de insteek om de specifieke oplossing te vervangen door een gestandaardiseerde, marktconforme oplossing. Aanvankelijk was van een totaalaanpak zelfs geen sprake. Wel werd meteen al de keuze gemaakt voor het bedrijfsautomatiseringspakket Microsoft Dynamics NAV. Op het moment dat de toenmalige implementatiepartner zijn activiteiten moest stopzetten, dreigde het ERP project spaak te lopen. Pas toen Cegeka het van de eerste informaticapartner overnam, werd het totaalplaatje onder de loep genomen, waarmee meteen ook aan een vraag en behoefte van het topmanagement werd voldaan. “Het was ons ondertussen duidelijk geworden dat we meer nodig hadden dan een ‘eenvoudig’ bedrijfsautomatiseringssysteem. We waren nu ook vragende partij voor een zeer doorgedreven BIomgeving en een geïntegreerd Content Management systeem”, vertelt Alain Bogaert, IT-manager van Somati.

Toen Cegeka  in zicht kwam in het voorjaar 2006, werd in samenspraak beslist de zaken veel breder te bekijken. Er werd een audit gedaan, op basis hiervan werd een strategie opgebouwd, waaraan dan weer korte- en langetermijnacties werden gekoppeld. De eerste, logische stap was het Microsoft Dynamics NAV project terug op de rails te krijgen. Daarna wilde Somati ook het Content Management systeem op poten zetten, en zo haar medewerkers in staat stellen gestructureerde en ongestructureerde data op een geordende en transparante manier bij te houden. Het Business Intelligenceproject zou in een derde fase uitgerold worden. “Cegeka onderscheidde zich van andere leveranciers omdat zij van bij voorbaat een zeer gerichte totaalaanpak voorstelden, waarin het ERP-gebeuren naadloos werd geïntegeerd met onze noden inzake BI en Content Management.”

Het totaalproject, waarbij gebruik zou worden gemaakt van Microsoft SharePoint technologie, diende uiteraard volledig geïntegreerd te zijn met Microsoft Dynamics NAV. “Het is voor een informaticapartner schitterend dat een bedrijf open staat voor een dergelijke manier van werken, omdat je zo veel beter in een totaalconcept kan werken”, zegt Luc Nevejans, Directeur BI en Enterprise Content Management bij Cegeka. “Een bedrijf dat namelijk de stap zet naar een dergelijk project moet prioriteiten stellen en doelstellingen formuleren. Met “Het is nodig om buy-in te krijgen voor je project, zowel van het topmanagement als van de medewerkers. Dat doe je door heel duidelijke voordelen van het systeem te formuleren en door stapsgewijs tewerk te gaan.” — Alain Bogaert, IT-manager van Somati Overzicht Land: België Sector: Beveiliging Het profiel van Somati Somati levert totaaloplossingen voor de beveiliging van mensen, goederen en gebouwen. Het huidige Somati is het resultaat van een consequente groei parallel met de behoeftes van de gebruiker. Gestart in 1962 met het draagbare blusapparaat, breidde Somati eerst uit met vaste blusinstallaties en brandweerwagens, later met detectie en brandwerende deuren. Sinds de jaren 80 biedt het bedrijf een volledige brandbeveiliging uit één hand. Vandaag wordt dit pakket geïntegreerd in een globaal systeem van elektronische beveiliging met inbraakbeveiliging, toegangscontrole en camerabewaking. Uitdaging Somati wou een goed functionerend ERP-systeem, onderhoudsvriendelijk en vooral ook ingebed in een totaalaanpak die zowel de noden van de business als van de informatica-afdeling lenigen. Integratie met Business Intelligence en Content Management was noodzakelijk. Oplossing Somati koos voor Microsoft Dynamics NAV omwille van hoge integratiemogelijkheden op gebied van Business Intelligence en Content Management. Voordelen • Minimale leercurve voor de gebruikers dankzij de keuze voor Microsofttechnologie • Flexibele, dynamische en aanpasbare rapporten over de verschillende bedrijfseenheden heen, die eenduidig inzicht verschaffen. Enterprise Content Manangement laat toe om mensen veel beter te laten samenwerken rond gestructureerde en ongestructureerde informatie. deze opdracht raakte Cegeka dan ook aan het zakelijke hart van Somati.”

 Consistentie van data en beschikbaarheid van informatie

Er was voor het partnerschap Somati Cegeka heel wat werk aan de winkel. Een en ander was namelijk behoorlijk vatbaar voor verbetering. Ten eerste gebeurde de bestaande financiële rapportering tot dan toe in Microsoft Excel, wat leidde tot verschillende rapporten met ditto eindresultaten, niet zelden omdat van diverse brongegevens werd vertrokken. De discussies wie er gelijk had, waren niet uit de lucht. “Eénduidige financiële rapportage en analyse op basis van consistente data, was een absolute prioriteit” zegt Alain Bogaert, IT-manager van Somati.

Ook de beschikbaarheid van allerhande bedrijfs- en productinformatie was een heikele kwestie. Op de server werden, zoals in zoveel bedrijven, mapjes bijgehouden. Dat was een eerste aanzet tot een documentbeheer, maar het was vooral een vrij arbeidsintensief en ambachtelijk systeem, zonder mogelijkheden.

Microsoft SharePoint: portaal voor transparant werken

De overgang naar een professioneel Content Management systeem op basis van Microsoft SharePoint levert nu één centrale verzamelplaats met correcte informatie. Het gaat daarbij zowel om gestructureerde data (afkomstig uit Microsoft Dynamics NAV en de Business Intelligence omgeving) en ongestructureerde gegevens, zoals Microsoft Office documenten en e-mails. Alain Bogaert: “We zijn gestart met het opzetten van meetingworkspaces voor het management, die zo op een gestructureerde manier alle documenten – over vergaderingen van voorbereiding tot verslag – op één centrale plek konden raadplegen. Een hyperlink vervangt de attachments in een e-mail, wat een behoorlijke verlichting van je e-mailserver betekent.” Managers bleken over het algemeen heel enthousiast over deze nieuwe manier van werken. Om supporters te kweken bij de rest van de medewerkers, creëerde men enkele praktische zaken zoals het publiceren van alle technische fiches, handleidingen en een “smoelenboek” (een fotoalbum van de medewerkers). Resultaat is alvast dat meer en meer afdelingen en teams naar een SharePoint meetingspace vragen. “De creatie hiervan moet echter altijd via de informatica-afdeling gebeuren. Zo willen we wildgroei voorkomen.” Subprojecten, zoals de workflow bij het aanvragen en goedkeuren van vakantie, zullen in de toekomst ook via SharePoint gebeuren. Het voornaamste is dat iedereen, ook van thuis uit of van bij de klant, nu toegang heeft tot unieke, correcte en up-to-date gegevens.

Business Intelligence: catalysator voor verandering

Wat BI betreft, werd met financiële rapportering begonnen. “Dankzij het BI-project hebben we ons los kunnen maken van een globale vennootschapsrapportering naar een meer gedetailleerde rapportering per productgroep (bijv. Branddetectie) en activiteit (bijv. onderhoud). Daardoor zijn veel duidelijker zakelijke inzichten ontstaan. Welke activiteiten lopen goed en welke hebben meer aandacht nodig? “Terwijl we vroeger enkel inzicht hadden in het gemiddelde per vennootschap, kunnen we nu inzoomen op de onderdelen. Op basis daarvan zijn we tot de conclusie gekomen dat we ons organisatorisch anders moesten gaan inrichten”, zegt Alain Bogaert. Luc Nevejans voegt toe: “Dit is een mooi voorbeeld van hoe de implementatie van Business Intelligence een bedrijf van binnen uit kan veranderen.” Voor BI wordt gebruik gemaakt van standaard kubussen (ontwikkeld met behulp van Microsoft SQL 2005) die via de flexibele en gebruiksvriendelijke TargIT viewer voor de eindgebruiker beschikbaar worden gesteld.

Microsoft Dynamics NAV: terug naar standaard

Opmerkelijk in dit verhaal is een terugkeer naar de gestandaardiseerde Microsoft Dynamics NAV. Alain Bogaert: “Er was in de pre-Cegekafase nogal wat geknoeid met massa’s maatwerk, wat conversieproblemen veroorzaakte en een éénduidige, analytische rapportage onmogelijk maakte. Door zoveel mogelijk terug te gaan naar de standaard Microsoft Dynamics NAV, zijn die van de baan. Dit is in een BIverhaal bijzonder belangrijk.” Als Somati later dit jaar met Cegeka  de overstap zal maken naar de nieuwe release (Microsoft Dynamics NAV 5.0), wordt door de standaard set-up de continuïteit van de rapportering verzekerd.

Informaticaprojecten zijn al lang niet meer pure informatica. Dat de band met de business er is, en de algemene strategie altijd goed voor ogen moet worden gehouden, bewijst dit project maar al te duidelijk. “Verder is het nodig om buy-in te krijgen, zowel van het topmanagement als van de medewerkers. Dat doe je door heel duidelijke voordelen van het systeem te formuleren en stapsgewijs tewerk te gaan. Dat kan maar als er een vlot samenspel is tussen bedrijf en informaticaleverancier”, besluit Alain Bogaert.

Of hoe een ERP-systeem dat in duigen ligt de aanzet kan zijn naar een strategische business-IT oplossing.