“Eigenlijk wijzen de meeste zaken zichzelf uit, omdat SPHINXprojects logisch en intuïtief is opgebouwd.” Angelique Delbeke- Office manager, Vitralux

Vitralux is één van die vele Vlaamse familiebedrijven/KMO’s. Het werd in 1980 opgericht en is sinds 1984 gevestigd te Kruishoutem, met een extra toonzaal in Quaregnon om de Waalse markt te bedienen. Het bedrijf heeft een eigen profielsysteem voor daken en palen ontworpen zodat het klanten een zeer scherpe prijs/kwaliteit verhouding kan aanbieden. Sinds 2004 worden ook ramen en deuren geproduceerd met profielen van Reynaers Aluminium.

Er worden zo’n 300 projecten per jaar gerealiseerd, met een team van 10 plaatsers en 6 werknemers in het atelier. Administratieve ondersteuning wordt geleverd door de 7 bedienden. De verdeling verandabouw/ramen & deuren bedraagt ongeveer 50/50.

Onoverzichtelijke papierberg

Angelique Delbeke is office manager, haar man Wim Vermeersch is medezaakvoerder. Zij doet haar verhaal Als verantwoordelijke voor de administratie werd ze meer en meer geconfronteerd met een papierberg waar niet meer overheen te kijken viel en een kluwen aan Excel lijstjes die voor de planning moesten zorgen. Dat zorgde voor veel onduidelijkheid: het was niet altijd duidelijk op welke afdeling het papieren dossier van een bepaalde klant lag. Wie een klant aan de lijn kreeg met een bepaalde vraag, moest bij collega’s te rade gaan. Erger was dat papieren soms kwijt raakten: orderbevestigingen bijvoorbeeld. Zo was het soms onduidelijk of bepaalde materialen besteld werden of niet.

Planning

Ook de planning bijhouden in Excel was verre van ideaal. Het gebeurde dat men ’s morgens vroeg klaar stond om naar een werf te vertrekken om dan tot de conclusie te komen dat de orderplaatsing nog niet was ingevoerd. Dat betekende meer dan eens een serieuze streep door de rekening. SPHINXprojects is uitgerust met een zeer gebruiksvriendelijke planningsmodule, die toelaat om werven en ploegen snel in te plannen, zonder dat er overlap is. Bovendien is er ook een handige geografische component, die ervoor zorgt dat u snel ziet welke werven bij elkaar in de buurt liggen.

SPHINXprojects

Bij Vitralux was er dus duidelijk nood aan ondersteuning om de administratieve processen te stroomlijnen en te verbeteren, om de planning optimaal te laten verlopen en om opnieuw greep te krijgen op de klantendossiers. Het moest anders en efficiënter. Iedereen moest in staat zijn om van achter zijn of haar bureau zicht te krijgen op de stand van zaken in elk dossier. Zonder zoeken, rondlopen en collega’s te moeten bevragen. Een simpele eis, maar wie kon er aan tegemoet komen? Het antwoord: SPHINXprojects. Een ontmoeting met een accountmanager die Vitralux met verstand van zaken een uitgebreide demo liet zien, overtuigde hen al vlug. 

Bovendien is SPHINXprojects specifiek ontworpen voor project-georiënteerde bedrijven en is flexibel inzetbaar. Iedereen die plaatsingswerken uitvoert en daarvoor rekening moet houden met capaciteit en beschikbaarheid van plaatsingsploegen zal dankzij SPHINXprojects veel meer overzicht bewaren en op elk moment de status van een klantendossier kunnen raadplegen. Hetzelfde geldt voor het planningsoverzicht aan de leverancierskant: zijn de luchtroosters besteld en wanneer worden ze geleverd? Alles wordt netjes en overzichtelijk gepresenteerd.

Papiervrije omgeving

SPHINXprojects belooft u geen ‘paperless office’, dat zou net iets te veel van het goede zijn. Maar het oeverloos kopiëren van allerlei gegevens is wel voorgoed verleden tijd. Alle klantengegevens, zoals werfadressen, maar ook de gewenste kleur en de soorten profielreeksen worden centraal bijgehouden. Iedereen binnen het bedrijf die op een vraag van een klant kan snel en makkelijk het centraal beheerde dossier opvragen, dat ook altijd de meest recente informatie weergeeft. Gedaan dus met opzoekingswerk tussen vele papieren, wat een bijzonder tijdrovende bezigheid kan zijn.

Actuele stand van zaken

Ook last-minute wijzigingen doorvoeren, vormt geen enkel probleem meer. Vroeger kon het gebeuren dat niet iedereen op de hoogte was van dit soort wijzigingen, waardoor men soms toch al begon met het produceren van het verkeerde artikel. Nu kan iedereen die betrokken is bij het productieproces de laatste wijzigingen bekijken, alvorens te beginnen aan het werk.

Cloud: simpel, altijd en overal beschikbaar en geen aanslag op het budget

Bij Vitralux koos men voor de cloudversie van SPHINXprojects. Omdat er ook in het weekend in familieverband vaak over het werk gepraat wordt, is het bijzonder handig dat er slechts een internetverbinding nodig is om het systeem te raadplegen. Bovendien was het ook de makkelijkste oplossing om ervoor te zorgen dat ook de mensen in de toonzaal te Quaregnon vlot toegang hebben tot alle dossiers. Een ander voordeel is ook dat er geen grote investering nodig was om van start te gaan, omdat er bijvoorbeeld geen server of licenties aangekocht moesten worden. Er wordt per maand een bepaald bedrag per gebruiker in rekening gebracht.

SPHINXprojects: flexibel en gebruiksvriendelijk

Bij Vitralux leerde men stap voor stap met het programma werken. Er werd voldoende tijd voorzien voor de nodige opleidingen, maar ook nieuwe gebruikers leren er vlot mee werken. Eigenlijk wijzen de meeste zaken zichzelf uit, omdat SPHINXprojects logisch en intuïtief is opgebouwd.