“AX is een krachtige tool die ons het leven makkelijker maakt. Dus wordt het ook breed ingezet en plukt het bedrijf maximaal de vruchten van zijn investering.” Jean-Serge Mondo- Algemeen directeur, Vandeputte Groep

Vandeputte fabriceert jaarlijks ruim 70.000 ton detergenten en nog eens ruim 100.000 ton lijnzaadolie en andere oleochemische producten. De drie entiteiten zeep en detergenten, oliën en oleochemie gebruikten in het verleden aparte toepassingen voor elk proces. Vandaag zijn de meeste processen samengebracht in Microsoft Dynamics AX, waar het bedrijf sinds 2006 mee werkt.

De bestelling door de klant, gevolgd door de productieplanning, de aanvoer van grondstoffen en verpakkingen, het productiebeheer, het stockbeheer en de verzending worden met behulp van Microsofts ERPsoftware georganiseerd. “De gebruikers hebben daardoor een beter zicht op transversale informatie over de verschillende entiteiten heen”, zegt Jean-Serge Mondo. “De integratie zorgt voor heel wat tijdwinst, waardoor we de procesafhandeling konden versnellen en groeien in een zeer competitieve markt met kleine marges.” 

Het familiebedrijf Vandeputte fabriceert detergenten voor tal van Europese supermarkten, lijnzaadolie en andere oleochemische producten. Om die gevarieerde productie in goede banen te leiden nam het bedrijf in 2006 Microsoft Dynamics AX in gebruik. Het ERP-systeem vormt vandaag het kloppend hart van Vandeputte en stelt het bedrijf in staat om te groeien in sterk concurrentiële markten met kleine marges.

Doorgaans willen organisaties met procesautomatisering besparen op werkingskosten. “Dat was bij ons heel duidelijk niet het geval”, begint Jean-Serge Mondo zijn verhaal, algemeen directeur bij Vandeputte Savonnerie en destijds verantwoordelijk voor het ERP-project. “IT maakt deel uit van onze bedrijfsstrategie. We willen vanzelfsprekend onze rendabiliteit opkrikken, maar zitten tegelijk ook in een concurrentiële markt van distributiemerken. Om onze winst te behouden, moeten we meer en betere producten afleveren aan een hogere productiviteit. We willen ook kunnen groeien, zij het met hetzelfde aantal werknemers. IT speelt een sleutelrol in het uitvoeren van deze strategie. 

Gecentraliseerd informatiebeheer verlaagt foutenlast

Met de overstap naar Microsoft Dynamics AX slaagde Vandeputte erin om heel wat processen samen te brengen. De integratie zorgt voor veel tijdwinst, waardoor de procesafhandeling kon worden versneld. Het volledige proces van de bestelling door de klant, gevolgd door de productieplanning, de aanvoer van grondstoffen en verpakkingen, het productiebeheer, het stockbeheer en de verzending wordt met behulp van Microsoft Dynamics AX ERP-software gecoördineerd.

“En dat voor de drie entiteiten: zeep en detergenten, oliën en oleochemie”, zegt Jean-Serge Mondo. “De gebruikers hebben daardoor een beter zicht op transversale informatie over alle entiteiten heen. Wanneer de commerciële dienst de configuratie van een product wil veranderen omdat we beslist hebben om de parfum van een detergent aan te passen, hebben ze veel sneller zicht op het aantal ‘oude’ producten dat we nog op voorraad hebben, hoeveel ‘oude’ etiketten er nog liggen, enzovoort. Ze kunnen makkelijker de transitie met de klant en de operationele teams in de fabriek organiseren.” 

Dynamics AX vereenvoudigt leveranciersboekhouding en verpakkingsbeheer

In het verleden moesten de verkoopmedewerkers systematisch rondbellen om dergelijke informatie te verzamelen. Productie, sales en logistiek waren immers niet gecentraliseerd - iedereen werkte met aparte systemen. Dat is niet langer het geval en daardoor stegen zowel productiviteit als efficiëntie. Bovendien zakte het aantal kopieerfouten omdat Vandeputte nu met centrale databanken werkt. Ook de boekhouding is nu gegroepeerd wat het voor Vandeputte een pak simpeler maakt. Dankzij de analytische boekhouding kan Vandeputte nu zelf producten en kosten aanrekenen aan diverse operationele of legale entiteiten, door gebruik te maken van één systeem en één datacodering.

Door de komst van Microsoft Dynamics AX verloopt ook de planning van het productieproces vlotter. Voorheen moest men voor vele taken verschillende toepassingen openen, terwijl dat nu met enkele muisklikken gebeurt. “AX is een krachtige tool die ons het leven makkelijker maakt. Het systeem is volledig ingeburgerd en aanvaard. Dus wordt het ook breed ingezet en plukt het bedrijf maximaal de vruchten van zijn investering”, aldus Jean-Serge Mondo. 

Verschillende interfaces voor nog meer automatisering

Vandeputte besliste om sommige processen niet met Microsoft Dynamics AX aan te sturen, maar de beheersystemen wel te koppelen aan de ERP-software. Het bedrijf creëerde onder meer een interface die het ERP-systeem laat communiceren met de reeds bestaande software voor onderhoudsbeheer. “In het verleden moesten we alle leveranciersbestellingen dubbel invoeren: één keer in ons onderhoudsbeheersysteem om de totaalprijs per toestel goed op te volgen, en één keer in AX voor de algemene en de analytische boekhouding. Dankzij de interface hoeft dat niet langer. Ook voor het transportbeheer en bevrachting werken we op die manier. En onze partner Cegeka Business Solutions heeft ons geholpen om een scanning-interface te bouwen voor het stockbeheer.”

Ook de specifieke software voor het beheer van de vloeistoffenproductie is niet verbonden met AX. Daardoor is er her en der nog dubbel registratiewerk voor die processen, zelfs met verschillende codes voor hetzelfde product. Dat kan zo natuurlijk niet blijven duren, en dus werkt Vandeputte aan een nieuwe toepassing die met een interface gekoppeld zal worden met Microsoft Dynamics AX, zodat er maar één plek is voor alle master data. 

BI-project met Cegeka voor beter zicht op verkoopresultaten

Het bedrijf werkte ook nauw met Cegeka samen voor de integratie van business intelligence. “We koppelden de BItoepassing Targit met ons ERP-systeem”, legt Jean-Serge Mondo uit. “Hierdoor kunnen we gemakkelijk analyses maken van onze aankopen bij leveranciers of van onze verkoopcijfers, prijzen vergelijken, trends filteren, enzovoort. Vroeger moesten we alles exporteren naar Excel, wat soms lang duurde. En eenmaal klaar waren je cijfers niet langer up-to-date. Vandaag zijn conclusies gebaseerd op real-time gegevens.”

In 2009 werd Microsoft Dynamics AX 3.0 niet langer ondersteund en moest Vandeputte overstappen naar de nieuwere versie. Aangezien er verschillende toepassingen via interfaces aan de ERP-software gekoppeld waren, bleek die upgrade niet eenvoudig. Opnieuw deed Vandeputte een beroep op de ervaring van Cegeka. “We werken nu al tien jaar met hen. Telkens we een vraag hebben, staan ze klaar met expertise en advies. We worden er goed opgevolgd en mogen rekenen op uitstekende ondersteuning. Cegeka hielp ons niet alleen bij de migratie, maar deelde ook zijn expertise ter zake met onze drie interne informatici. Daardoor kunnen die nu zelfstandig werken.” 

Binnenkort al migreren naar AX2012?

Mondo heeft zich de overstap die het bedrijf jaren geleden naar AX2009 maakte nooit beklaagd. “Wel integendeel. Microsoft Dynamics AX is een erg breed platform, dat sterk geïntegreerd is. Meteen een e-mail kunnen sturen vanuit je ERP-software is handig en bespaart tijd. Bovendien heeft Microsoft een antwoord voor elk proces; als het niet ingebakken zit in de software, is er vast wel een partner met een perfect integreerbare oplossing. En AX wordt met de jaren alleen maar beter en functioneel rijker. De migratie naar AX2012 is echter nog niet voorzien op korte termijn.”