Nu kijken we op hetzelfde moment naar dezelfde cijfers en elke fout is dan ook veel sneller teruggevonden. Dit is absoluut het domein waar we met Microsoft Dynamics AX de grootste payback zullen realiseren. Lieven Breemeersch- CFO, Lantmännen Unibake Benelux

Bake-off specialist Lantmännen Unibake Benelux zocht een nieuw geïntegreerd bedrijfssysteem om de productie efficiënter te maken en de administratieve last te verlichten. Ze klopten hiervoor aan bij Cegeka Business Solutions, die goed zijn weg kent in de voedingssector.

Dankzij een intense samenwerking, slaagden beide bedrijven erin om in amper vier maanden tijd over te schakelen op Microsoft Dynamics AX 2009. De nieuwe oplossing biedt Lantmännen Unibake Benelux bedrijfszekerheid, een sterke automatisering van alle afdelingen en doorzichtige processen dankzij de invoering van scanning in productie en het updaten van scanning in het magazijn.

Lantmännen Unibake Benelux ontstond in 2006 met de overname van het Belgische bedrijf Belpan (merk: Pastridor) door het Zweedse Läntmannen Unibake. Het bedrijf is dé specialist op gebied van bake-off producten en produceert brood, viennoiserie en diverse snacks. Pastridor is ontstaan in 1985 en blijft vandaag voortleven als het sterke bake-off merk van Lantmännen Unibake Benelux.

Lantmännen Unibake Benelux realiseert een omzet van 100 miljoen euro met 360 werknemers. De onderneming telt drie industriële bakkerijen in Brussel, Londerzeel, en Moeskroen en heeft daarnaast nog een verkoopkantoor in Nederland. In Londerzeel staat ook het distributiecentrum met 10.000 palletplaatsen. Het bedrijf omvat zes juridische entiteiten. De klanten bevinden zich zowel in het retailsegment (bv. Delhaize, Carrefour), als in het foodservicekanaal, en dat zowel in binnenals buitenland.

CFO Lieven Breemeersch vertelt: “Pastridor is een sterk merk dat kan buigen op 25 jaar ervaring en knowhow. Naast de kwaliteit van onze producten is het eigen distributiecentrum een belangrijke troef voor onze B-to-B service.”

Dure grondstoffen en complexe recepturen vereisen meer inzicht

In het verleden werkte Lantmännen Unibake met twee softwarepaketten: een maatwerkpakket voor aankoop, verkoop, en financiën en een verouderd WMS (Warehouse Management System) pakket dat vanaf 2010 niet verder ondersteund zou worden. Maar er waren nog bijkomende redenen om de softwaremarkt opnieuw te verkennen:

“Wij werken met erg dure grondstoffen, zoals boter, rozijnen, marsepein. Tijdens de productiecyclus – die een aantal uren in beslag neemt – gaan er onvermijdelijk grondstoffen verloren. Het was tot nu toe een onmogelijke opdracht om achteraf te bepalen waar precies de oorzaak zat van deze verliezen. We hadden echt nood aan een efficiënt en geautomatiseerd productiebeleid met scanners en online datacaptatie om zicht te krijgen op het verbruik”, legt Lieven Breemeersch uit.

Naarmate de sector meer matuur werd, groeide het aantal producten en steeg de complexiteit van de recepten. “De groei van de onderneming bracht een evenredige administratieve last met zich mee. Het was ons doel om overhead te beperken en te kunnen groeien zonder extra personeel te moeten aanwerven”, aldus Lieven Breemeersch.

Vertrouwen in Microsoft Dynamics AX en Cegeka 

In 2005 gaf de raad van bestuur groen licht voor de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem. Lantmännen Unibake — toen nog Pastridor — stelde een lijvig lastenboek op. Na een rondvraag bij enkele bedrijven, bleven er nog drie oplossingen over. Microsoft Dynamics AX van aanbieder Cegeka viel erg in de smaak.

“Cegeka heeft in de voedingssector al veel ervaring opgebouwd en hiervoor een ‘best practice’ concept ontwikkeld op basis van standaard Microsoft Dynamics AX. Bovendien maakten de consultants een erg goede indruk. Het vertrouwen was dan ook groot om met hen in zee te gaan”, vertelt Lieven Breemeersch.

Door de overname in 2006 werden de plannen echter tijdelijk opgeborgen en kon het bedrijf pas in 2007 overgaan tot de aankoop van Microsoft Dynamics AX op groepsniveau.

Big Bang Implementatie in vier maanden tijd

Eind april 2008 was de kick-off van het project. Tijdens de zomermaanden werd de projectorganisatie op poten gezet en werd alles nauwgezet voorbereid zodat er op 1 september gestart kon worden met een ‘big bang’ implementatie.

Dominique De Vos, Managing Partner van Cegeka: “Dankzij de grondige voorbereiding van beide partijen hebben we snel kunnen schakelen. Lantmännen Unibake heeft z’n beste mensen ingezet voor het project en ook wij hebben een toegewijd en ervaren projectteam samengesteld, dat proactief heeft meegewerkt. Op amper vier maanden tijd was de implementatie — bij de drie productiesites én het distributiecentrum — rond, een recordtijd voor een project van deze omvang.”

Op 1 januari 2009 was Lantmännen Unibake Benelux volledig overgeschakeld op Microsoft Dynamics AX. Daarna werden nog enkele optimalisaties doorgevoerd, zoals het printen van labels en de goedkeuringsprocessen van aankooporders.

Shared Service Center voor alle afdelingen

Met de komst van Microsoft Dynamics AX als geïntegreerd bedrijfssysteem is het financieel departement er in geslaagd om alle aankopen en facturen te beheren in het Shared Service Center te Moeskroen.

“Dit is een belangrijke stap vooruit voor onze maandelijkse afsluitingen. Nu hoeven we niet meer te wachten op informatie van de afdelingen om de kosten in kaart te brengen”, legt Lieven Breemeersch uit.

EDI voor snelle en foutloze gegevensuitwisseling

Lantmännen Unibake heeft fel geïnvesteerd in elektronische gegevensuitwisseling (EDI) met de klanten. Heel wat klanten ontvangen via elektronische weg hun facturen. Dat is niet alleen sneller, maar zorgt ook voor minder fouten. Een andere EDI-link werd uitgewerkt met de transporteur voor het uitwisselen van het dispatchtraject.

Scannen tot op het bot

Zowel op de productievloer als in het magazijn en de diepvriesafdeling wordt alles gescand: vanaf de receptie van de grondstoffen, tijdens het mixen, tot aan de verpakking en verzending. In totaal zijn er op dit moment 35 scanners in realtime verbonden met Microsoft Dynamics AX.

Lieven Breemeersch: “Productie, magazijn en financiën spreken meer en meer dezelfde taal. Afwijkingen of verliezen moesten vroeger door alle departementen opgespoord worden en dat was erg arbeidsintensief en vergde te veel tijd. Meestal wisten we pas weken nadien wat de oorzaak was van een specifiek probleem. Nu kijken we op hetzelfde moment naar dezelfde cijfers en elke fout is dan ook veel sneller teruggevonden. Dit is absoluut het domein waar we met Microsoft Dynamics AX de grootste payback willen realiseren. ”

Tastbare ROI

Lieven Breemeersch ziet na anderhalf jaar al goed waar de winst van z’n investering zit. “Wij zijn sinds de implementatie zo’n 5 procent gegroeid en hebben veeleer minder dan meer administratief personeel nodig dan vroeger. Omdat er nu ook veel meer gebruik wordt gemaakt van online scanning is het aantal geschreven documenten sterk afgenomen”, stelt Lieven Breemeersch.

De kwaliteitscontrole en het traceren van grondstoffen en producten verloopt gevoelig efficiënter dan vroeger, toen alles nog op papier bewaard werd. Dankzij de gedetailleerde cijfers kan Lantmännen Unibake de risico’s bij een mogelijke terugroeping drastisch beperken.

Lieven Breemeersch: “Microsoft Dynamics AX biedt me meer antwoorden op de vragen die eigen zijn aan mijn functie als CFO. En het biedt bedrijfszekerheid: vroeger waren we sterk afhankelijk van de kennis van individuen, wat altijd een probleem is. Nu is alle informatie uniform, gecentraliseerd en snel terug te vinden. Bovendien hebben we nu een extra aanspreekpartner in Cegeka.”

En de groep zag dat het goed was

Na de succesvolle implementatie bij de Benelux afdeling kijkt ook de Lantmännen Unibake reeds uit naar de volgende implementatie van Microsoft Dynamics AX. Op 1 januari 2011 wordt het ‘live’ brengen van de bedrijvengroep in Denemarken ingepland.

“Vanaf dan gaan we op vlak van IT terug als groep ageren. De logische volgende stap is dan een investering in Business Intelligence en Standard Costing, maar dat zal dan naar het Scandinavische voorbeeld zijn”, aldus Lieven Breemeersch.