“We mogen echt spreken van een groot succes dankzij de professionele aanpak van Edan en de inzet van onze eigen key users.” Walter Van Dingenen- Sales Manager, Stuvex

Specialist in explosieveilig materiaal StuvEx (Kontich) is een internationale onderneming met 25 werknemers en een wereldwijde omzet van 9 miljoen euro. De IT infrastructuur was daar echter niet op afgestemd, met een verouderde versie van Navision, massa’s maatwerk en losse Excelbestanden. 

Cegeka hielp StuvEx af van het vele maatwerk met een geheel nieuwe implementatie van Microsoft Dynamics NAV 5.0. en optimaal gebruik van de standaardfunctionaliteit. Deze centralisering en doorgedreven automatisatie heeft geleid tot een hogere efficiëntie, een betere klantenservice en een dieper inzicht in de bedrijfscijfers.

StuvEx (opgericht in 1975) staat in voor het ontwerp, de implementatie en het onderhoud van beveiligingssystemen tegen voornamelijk stofexplosies. Het bedrijf levert ook toebehoren voor explosie- en procesbeveiliging. Daarnaast ontwerpt, fabriceert, implementeert en onderhoudt StuvEx procesbrandbeveiligingssystemen. Tenslotte levert StuvEx brandblusinstallaties voor industriële processen en ontwerpt het detectoren, stuureenheden en brandblussystemen voor specifieke toepassingen.

StuvEx telt 1.500 actieve klanten wereldwijd en behoort hiermee tot de internationale top vijf. De klantenportefeuille omvat zowel integratoren van installaties, als eindklanten uit de energie-, voedingsen kunststofindustrie.

Naast het hoofdkantoor in Kontich (België), telt StuvEx nog drie verkoopkantoren in Frankrijk, Italië, en het Verenigd Koninkrijk, en heeft het agenten in Spanje, Australië, NieuwZeeland, Japan en Zuid-Korea. Het bedrijf telt 25 werknemers en realiseert een omzet van 9 miljoen euro.

Walter Van Dingenen, Sales Manager bij StuvEx vertelt: “Dat we zelf bepaalde producten van A tot Z ontwikkelen, maakt natuurlijk dat wij een hele grote technische expertse hebben uitgebouwd. Zo hebben wij een uniek onderdrukkingssysteem zonder drukvaten en gebruiken wij geen springstof maar gasgeneratoren. Wij garanderen dat er binnen de 8ms geblust wordt. Bovendien bieden wij een all-in pakket, van studie tot levering, en dragen wij de volle verantwoordelijkheid voor onze installaties.”

Weg van maatwerk

Sinds 1999 maakte StuvEx voor de automatisatie van de boekhouding en verkoop gebruik van Microsoft Dynamics NAV 2.6 (toen nog Navision), maar door de grote hoeveelheid maatwerk (en bijhorend kostenplaatje) werd deze versie nooit vernieuwd. Bovendien wist niemand bij StuvEx precies hoe hij er kleine wijzigingen in kon aanbrengen.

“Onze vier aparte ondernemingen (StuvEx Int., StuvEx Ltd., IExT en ISMA) hadden elk een eigen database. Dat vergde niet alleen veel onderhoud, maar was ook erg ondoorzichtig. Bovendien was veel functionaliteit binnen Microsoft Dynamics NAV niet in gebruik genomen (CRM, productie, Business Intelligence) en werd hiervoor nog beroep gedaan op Excel”, legt Walter Van Dingenen uit.

Toen in 2006 de voormalige IT-partner failliet werd verklaard, ging StuvEx niet alleen op zoek naar een nieuwe competente partij, maar ook naar een moderne en overkoepelende standaardoplossing.

Een probleemloze go-live met Microsoft DynamicsNAV 5.0. en Cegeka  Business Solutions

Microsoft Dynamics NAV was de meest voor de hand liggende keuze, omwille van de bestaande licenties. De nieuwste versie 5.0. had ook heel wat meer standaardfunctionaliteit en leek ideaal aan te sluiten bij de activiteiten van StuvEx. Het was dus vooral zoeken naar een geschikte partner.

Walter Van Dingenen: “Cegeka had ons intussen als interimpartner goed uit de nood geholpen bij enkele kleine problemen en stond zeker op onze shortlist. Maar dat zij uiteindelijk ook als winnaar uit de bus zijn gekomen, heeft te maken met hun doelgerichte aanpak en de duidelijke scope- en prijsafspraken vooraf.”

Begin 2008 ving Cegeka aan met de conversie. Eerst werden het financieel beheer, CRM, WMS en de productie geïmplementeerd. Daarna volgde de ingebruikname van de servicemodule en de integratie van een professionele projectbeheermodule bovenop Microsoft Dynamics NAV. Tot slot werd JetReports ingeschakeld voor de bedrijfsrapportering. Het was een ambitieus plan om dit in 6 maanden te willen verwezenlijken maar tijdens de implementatie werd er uitvoerig getest en onmiddellijk bijgestuurd waar nodig,. Als vangnet hield StuvEx de ‘oude’ NAV versie volledig operationeel om, indien nodig hierop te kunnen terugvallen.

“Op 1 januari 2009 tenslotte, na een zorgeloze kerstvakantie voor alle medewerkers, zijn wij zonder ongemakken live gegaan en dit volledig binnen het budget van de scope. Een hemelsbreed verschil met de stressvolle weken die ik in andere bedrijven heb meegemaakt voorafgaand aan de go-live. We mogen echt spreken van een groot succes dankzij de professionele aanpak van Cegeka en de inzet van onze eigen key users”, aldus een tevreden Walter Van Dingenen.

De voordelen doorheen het bedrijf

De nieuwe implementatie heeft geleid tot betere cijfergegevens en een andere manier van werken. En dat laat zich voelen doorheen het hele bedrijf.

Dat de vier bedrijven gebruik maken van dezelfde database, heeft de aanzet gegeven tot een geconsolideerde boekhouding. Bovendien worden artikelnummers nu slechts één keer aangemaakt, wat leidt tot minder fouten.

“Met de ingebruikname van de CRMmodule, is er nu over alle bedrijven heen een duidelijk zicht op klantengegevens, marketingacties en opportuniteiten. Onze verkopers zien nu meteen of een klant nog recent werd gecontacteerd door een collega en wat het contact inhield”, vertelt Walter Van Dingenen.

Een handige interface met de telefooncentrale zorgt ervoor dat medewerkers van StuvEx rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics NAV kunnen telefoneren, waarbij ze ook de inhoud van het gesprek kunnen noteren en vervolgacties kunnen bepalen in de CRM-module.

De naadloos geïntegreerde projectmodule ondersteunt de volledige projectopvolging, van offerte tot oplevering, van grote installaties en geeft een helder zicht op de status en rentabiliteit van elk project. Deze erkende internationale add-on bovenop Microsoft Dynamics NAV vereiste opnieuw amper maatwerk. Het magazijn werd geautomatiseerd met de Warehouse Management functionaliteit in Microsoft Dynamics NAV. Er wordt nu gewerkt met binlocaties, zodat producten veel sneller gedetecteerd worden. Het systeem genereert ook picklijsten, die het samenstellen van de zendingen vergemakkelijken. Bovendien worden nu ook de serienummers en verzendingsnummers geregistreerd voor tracking en tracing.

Met complete voorraadgegevens en geregistreerde stuklijsten verloopt ook de productieplanning (voornamelijk assemblage) een stuk efficiënter dan vroeger, toen de stuklijsten nog in Excel werden bijgehouden.

Microsoft Dynamics NAV wordt ook op de serviceafdeling ingezet voor de registratie en afhandeling van de binnenkomende herstellingen. Dankzij de serienummertracering is er nu geen twijfel meer mogelijk of een stuk al dan niet in garantie is.

Toekomstplannen

“Om onze werking nog te verbeteren, moeten we de servicemodule verder uitbreiden naar installaties ‘in the field’. Onze fieldtechnici zouden dan via SharePoint alle gegevens van een installatie kunnen registreren en via een link importeren in Microsoft Dynamics NAV”, aldus Walter Van Dingenen.

StuvEx opteert ook de aankoop van een meer dynamische tool voor rapportering. “Deze tool zou een meer grafische vertaling kunnen geven van de cijfergegevens en met behulp van georapportering zouden we doelgerichte prospectie kunnen organiseren. Iets wat nu nog niet gebeurt.” 

Besluit

“Van de oude software hadden we slechts 20% functionaliteit in gebruik, de rest was maatwerk of werd afzonderlijk bijgehouden in Excel. Vandaag gebruiken wij 80 tot 90% van de standaardfunctionaliteit in Microsoft Dynamics NAV. Deze sterke integratie is niet alleen positief voor toekomstige upgrades, maar heeft ook onze efficiëntie verhoogd”, vertelt Walter Van Dingenen. “Dankzij de automatisering van een aantal processen, kunnen we onze tijd nu nuttiger besteden. En met een beter inzicht in de verkoopcijfers kunnen we ook tijdig bijsturen waar nodig.”

De samenwerking tussen StuvEx en Cegeka  verliep uitstekend. “Cegeka heeft een heel pragmatische manier van werken en dat bevalt ons wel. Met hun methodiek hebben zij het project met succes afgerond binnen de vooropgestelde tijd en het vooropgestelde budget. Consultant Tom De Rave verdient zeker een pluim voor afgeleverd werk. Hij had een goed inzicht in onze processen en heeft proactief meegewerkt om onze werkprocedures te begrijpen en te vertalen in Microsoft Dynamics NAV. En als er vandaag nog een probleempje opduikt, zijn Cegeka en de oplossing dichtbij.”