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3 Schritte zur besten Datenintegrationsstrategie für Ihr Unternehmen

In der heutigen datengesteuerten Welt ist die Vermeidung von Datensilos entscheidend für effiziente Arbeitsabläufe zwischen datenerzeugenden Abteilungen - und genau hier kommt die Datenintegration ins Spiel. Aber wie entscheiden Sie sich für eine Integrationsstrategie? Ist es möglich, einfach ein Tool auszuwählen und damit zu arbeiten? Viele Unternehmen tun dies, aber es könnte einen besseren Ansatz geben.

Warum ist Datenintegration wichtig für Ihr Unternehmen?

Wenn Ihre Mitarbeiter Softwaresysteme - wie z. B. Ihr CRM- und ERP-System - unabhängig voneinander nutzen, wechseln sie wahrscheinlich ständig zwischen den beiden Systemen, um alle Informationen zu sammeln, die Sie für ihre Arbeit benötigen.

Wenn Sie bei der Angebotserstellung erst die Kundendaten im CRM-System nachschlagen und dann im ERP-System nach Produktinformationen und einem aktuellen Preis suchen müssen, bevor Sie überhaupt anfangen können, fliegt eine Menge Zeit - und Geld - zum Fenster hinaus.

Die gemeinsame Nutzung von Daten zwischen Ihren Unternehmensanwendungen verschafft Ihren Anwendern einen umfassenden Überblick über relevante Daten und liefert verwertbare Erkenntnisse über diese Anwendungen hinweg. Dies macht Ihre Geschäftsprozesse effizienter, reduziert das Fehlerrisiko und ermöglicht einen besseren und schnelleren Kundenservice, was sich direkt auf Ihren Gewinn auswirkt.

Das bedeutet nicht, dass Sie immer eine vollständige Integration benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Die gemeinsame Nutzung von Daten kann zum Beispiel auch durch eine Visualisierung dieser Daten erreicht werden. Auch diese Alternative zu einer Integration kann sich lohnen.
 

Wie fängt man an?

Um die beste Strategie zur Datenintegration - oder Visualisierung - für Ihr Unternehmen zu wählen und dabei die Kosten zu kontrollieren und Stabilität, Agilität und Sicherheit zu gewährleisten, gehen Sie zunächst einen Schritt zurück. Untersuchen Sie Ihre Prozesse, Dienste, Anwendungen und Daten, um das Design und die Anforderungen an Ihre ideale Integration zu klären.

Viele Softwareentwickler standardisieren derzeit Integrationen so weit wie möglich. Das kann zwar interessant sein, erfordert aber oft, dass auch Ihre Anwendungen ein Standard-Setup verwenden.

Benutzerdefinierte Integrationen müssen jedoch dank des Aufkommens von Cloud-Infrastrukturen und -Diensten nicht zwangsläufig zu hohen Kosten führen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse proaktiv angehen und Ihre Geschäftsdaten nutzen, um automatische Aktionen zu planen (z. B. das Auslösen einer E-Mail, einer Erneuerung oder einer Nachbestellung), können Sie sich komplexe Datenintegrationen ganz sparen.

Ein Standard-Integrationstool wird nicht das Richtige sein, wenn Ihre Geschäftsprozesse, ERP- und CRM-Systeme ebenfalls nicht standardisiert sind. Die Kosten steigen schnell an, wenn Sie Ihre Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen müssen.

Schritt 1: Datenflüsse abbilden

Stellen Sie zunächst dar, wie und wann Daten durch Ihre Anwendungen und Geschäftsprozesse fließen. Identifizieren Sie die Daten, die Sie von jedem System benötigen und warum Sie diese Daten für betriebliche Prozesse benötigen.

Schritt 2: Definieren der Integrationsanforderungen

Definieren Sie den Grad des notwendigen Datenaustauschs zwischen den Systemen. Benötigen alle Ihre Systeme vollen Zugriff auf alle Daten in Echtzeit? Ist es notwendig, diese Daten verwalten und bearbeiten zu können und plattformübergreifende Aktualisierungen zu ermöglichen? In vielen Fällen reicht eine Datenvisualisierung - beispielsweise über ein Dashboard zur Einsicht in ERP- oder CRM-Daten - bereits aus.

Wenn Ihr Marketingteam einen automatisierten E-Mail-Fluss einrichtet, der ausgelöst wird, wenn neue Kunden in das ERP-System eingegeben werden, müssen sie wahrscheinlich nicht die Adress- oder Finanzdaten der Kunden im CRM-System anpassen. Sie können sogar hoffen, dass dies nicht der Fall ist, da dies zu widersprüchlichen Rechnungsdetails im ERP-System führen könnte.

Wenn Sie die Integrationsanforderungen von Anfang an klar definieren, können Sie eine weniger komplexe Integrationsstrategie entwickeln. Warum alles integrieren, wenn es nicht notwendig ist, um Ihr Geschäft vollständig zu unterstützen? Wenn Sie die Integration auf Ihre dringenden Bedürfnisse beschränken, können Sie nur Schwierigkeiten ausweichen, die bei der Zusammenführung von Daten aus Anwendungen mit unterschiedlichen Architekturen auftreten können.

2 zu vermeidende Datenfallen:

  • Unterschiedliche Datenmodelle: Wenn zwei Systeme Daten auf der Basis unterschiedlicher Datenmodelle verarbeiten und speichern, kann deren Zusammenführung eine Herausforderung darstellen. Ein Beispiel: Wenn Kundendaten im ERP-System in 10 Feldern dargestellt werden, ist ein umfangreiches Mapping erforderlich, um diese Daten mit einem CRM-System abzugleichen, das diese Daten in 5 Feldern strukturiert.
  • Unstrukturierte Daten: Wenn Datenbanken manuell mit Informationen gefüttert werden, können Inkonsistenzen wie Rechtschreibfehler, Formatierungsabweichungen und Unterschiede in den Namenskonventionen die Integration verzögern oder sogar unmöglich machen.

Viele Unternehmen überspringen jedoch die Schritte 1 und 2, suchen sich sofort ein Datenintegrations-Tool aus - vorzugsweise ein möglichst standardisiertes - und beginnen mit ihren umfassenden Integrationen. Leider führt die Wahl eines Standardtools oft zu den oben genannten Problemen und führt dazu, dass viele Geschäftsinhaber glauben, dass die Datenintegration instabil und unzuverlässig ist. Aber in vielen Fällen haben sie einfach nicht das richtige Tool für Ihr Projekt gewählt.

Ein Standard-Integrationstool wird nicht geeignet sein, wenn auch Ihre Geschäftsprozesse, ERP- und CRM-Systeme nicht standardisiert sind. Die Kosten eskalieren schnell, wenn Sie versuchen, ein Standard-Tool an komplexe Anforderungen anzupassen.

Schritt 3: Wählen Sie Ihr Integrationswerkzeug mit Bedacht

ETL-Tools

Wenn Sie jedoch eine Standardintegration zwischen zwei Standardsoftwaresystemen anstreben, ist es in Ordnung, sich auf Standard-ETL-Tools zu verlassen.

ETL: Extrahieren, Transformieren, Laden

Ein ETL-Tool integriert Daten aus mehreren Anwendungen in drei Phasen:

1. Extrahieren - es extrahiert Daten aus dem Quellsystem.
2. Transformieren - es transformiert die extrahierten Daten in ein für das Zielsystem geeignetes Format, indem es eine Reihe von Regeln oder Funktionen anwendet, die die oben erwähnten Zusammenführungsprobleme lösen (sollten).
3. Laden - er lädt die neuen Daten in das Zielsystem.

Sobald Ihre Integration von diesem Standardszenario abweicht, werden Sie schnell die Grenzen dieser Werkzeuge erfahren. Es kann schwierig sein, die genauen Gründe für das Auftreten von Problemen zu ermitteln, vor allem, wenn es Ihnen an technischem Informatikwissen mangelt.

Außerdem bilden diese Integrationswerkzeuge oft enge Verbindungen zwischen zwei Systemen durch eine End-to-End-Architektur. Das bedeutet, wenn in Plattform A etwas schiefläuft, weil Plattform B vollständig von ihr abhängig ist, ziehen sich die Probleme rasch durch das gesamte System.

Enterprise Service Bus

Sie können diese Herausforderung umgehen, indem Sie einen Enterprise Service Bus für die Integration Ihrer Systeme wählen. Anstatt jede Anwendung direkt mit einer anderen zu integrieren, fungiert ein ESB als Mittelsmann, der benötigte Daten auf Anfrage an relevante Anwendungen verteilt. Diese Integrationsmethode ist vollständig automatisiert; Fehlerprotokolle und Problemlösungsfunktionen sind so zuverlässig, dass die Benutzer keine technischen Kenntnisse benötigen, um damit zu arbeiten.

So flexibel diese Software-Architektur auch ist, Systeme, die sie nutzen, wie z.B. Microsoft BizTalk, können teuer sein. Lizenzen sind teuer, Sie benötigen eine angemessene Infrastruktur. Oft ist es notwendig, Spezialisten für die Einrichtung zu engagieren. Für kleinere Unternehmen überwiegen die Vorteile wahrscheinlich nicht die Kosten.

Microsoft Azure Integration Services

Azure Integration Services ist eine Cloud-basierte Integrationslösung von Microsoft, die eine Reihe von Funktionalitäten zu einer vollständigen Integrationslösung für alle Systeme kombiniert, die vor Ort und in der Cloud laufen.

Wenn Sie auf der Suche nach einer kostengünstigen Integrationsmethode sind, die sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt, könnte Azure das Richtige für Sie sein. Im Gegensatz zu herkömmlicher Integrationssoftware können Sie nur die Azure-Cloud-Dienste auswählen und bezahlen, die Sie benötigen. Da alle Dienste per Mausklick verfügbar sind, sind Integrationsfehler praktisch unmöglich.

Fazit: Entscheiden Sie sich für Ihre Anforderungen, bevor Sie ein Werkzeug auswählen

Welches Integrationstool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt davon ab, welche Daten Sie zwischen Ihren Systemen austauschen möchten, ob Sie diese Daten abfragen oder zur Verwaltung von Prozessen verwenden müssen und wann die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen - in Echtzeit oder nicht.

Sobald Sie ein klares Bild davon haben, was Sie mit Ihren Daten machen, ist es an der Zeit, sich mit den verfügbaren Integrationswerkzeugen auseinanderzusetzen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Hausaufgaben zu machen. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Standard-Tool die kostengünstigste Lösung ist, denn in vielen Fällen führen Anpassungen dazu, dass sich die Kosten auftürmen.

Sie suchen nach der besten Integrationsstrategie? Unsere Expert:innen unterstützen Sie gerne dabei! Gleich Beratungsgespräch vereinbaren.