Digital Workplace Teil 2: was beim Angebotsvergleich wichtig ist

Acht Tipps, um Annahmen und versteckte Kosten in Angeboten aufzudecken

Die Analyse und der Vergleich von Angeboten für ein Digital Workplace-Projekt ist keine leichte Aufgabe. Jeder Anbieter hat seinen eigenen Ansatz und seine eigene Methodik. Dadurch kann man schnell in die Falle tappen, Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Eine schnelle Lösung für dieses Problem gibt es leider nicht, aber es gibt Möglichkeiten, mehr Transparenz zu schaffen. Das ist entscheidend, wenn Sie verschiedene Angebote prüfen, verstehen und vergleichen möchten. 

Lesen Sie im zweiten Teil der Blog-Reihe, was Sie tun können, um Unklarheiten, Annahmen oder versteckte Kosten in Angeboten aufzudecken.

1. Detailtiefe

Die Kosten sollten so präzise wie möglich angegeben werden. Achten Sie darauf, dass eine klare Unterscheidung zwischen den Projektkosten (= Kosten für die Implementierung), den Betriebskosten (= Kosten für Verwaltung und Support) und den Kosten für Änderungen (= Kosten für Standard- und kundenspezifische Änderungen) getroffen wird. Wenn ein Festpreis angegeben ist, sehen Sie sich zuerst die Details an und fragen Sie sich, welche Annahmen damit verbunden sind.

2. Annahmen

Angebote enthalten in der Regel verschiedene Annahmen - beabsichtigt oder unbeabsichtigt.
Hier einige Beispiele:

• Lizenzen: der Anbieter geht davon aus, dass ein Kunde bereits über bestimmte Lizenzen verfügt
• Verfügbarkeit von Mitarbeitern auf Kundenseite: der Anbieter geht davon aus, dass der vorgeschlagene Zeitplan für den Kunden machbar ist und er entsprechende Ressourcen bereitstellen kann
• Hardware: der Anbieter geht davon aus, dass alle Anwendungen auf der aktuellen Hardware der Endbenutzer ausgeführt werden können

Stellen Sie sicher, dass alle Annahmen klar auf den Tisch liegen.

3. Projektlaufzeit

Große Abweichungen bei der Laufzeit deuten gewöhnlich auf Unterschiede im Umfang oder auf versteckte Annahmen hin. Prüfen Sie, was enthalten ist und was nicht: Tests, Projektmanagement, Change Management etc.? Eine Projektlaufzeit von drei Monaten sieht auf den ersten Blick attraktiver als eine von sechs Monaten, aber hinterfragen Sie, auf welchen Annahmen sie beruht. Ihr Lieferant mag vielleicht in der Lage sein, mit seinen Ressourcen eine dreimonatige Laufzeit einzuhalten. Für Ihre eigenen Mitarbeiter könnte die Arbeitslast jedoch zu groß sein. Informieren Sie sich immer über die genauen Einzelheiten.

4. Umfang

Bei deutlichen Preisunterschieden ist es sinnvoll, unter anderem Folgendes zu prüfen:

• Beinhaltet das Angebot Schulungen, Change Management, ein User Adoption-Programm, Projektmanagement usw.?
• Sind Add-Ons oder Tools zur Automatisierung manueller Aufgaben enthalten, die zwar kostenpflichtig sind, langfristig aber Kosten einsparen?
• Ist eine Dokumentation Ihrer spezifischen Lösung und Installation enthalten (damit sind keine allgemeinen Handbücher gemeint, sondern eine auf Ihre individuelle Lösung zugeschnittene Dokumentation)?

All diese Punkte sind mit Kosten verbunden. Sie reduzieren aber das Risiko eines Fehlschlags.

5. Tagessätze

Unterschiedlich hohe Tagessätze können auf Unterschieden in der Erfahrung, der Kenntnis von Geschäftsprozessen, dem branchenspezifischen Fachwissen etc. hinweisen. Daher ist es wichtig, sich die CVs genau anzusehen. Aber auch die Laufzeit: Hohe Tagessätze gehen manchmal mit kurzen Laufzeiten einher. Denken Sie in diesem Fall daran, zu prüfen, ob dies für Sie intern machbar ist. Vergleichen Sie auch, ob die genannten Tagessätze nach dem Go-Live gültig bleiben. Einsätze auf Abruf nach Lieferung der Lösung sind häufig sehr viel teurer.

6. Lizenzen

Das Thema Lizenzierung ist eine komplexe Angelegenheit, die besondere Sachkenntnis erfordert. Umfasst das Angebot die Lizenzen, die Sie heute benötigen, oder hat der Anbieter Ihren zukünftigen Bedarf berücksichtigt? Ihr Unternehmen verfolgt eine Wachstumsstrategie oder plant eine Akquisition? Dann kann es vorteilhafter sein, die Lizenzen mit Blick auf dieses Szenario zu erwerben, anstatt sich auf das zu beschränken, was heute gebraucht wird und erst später aufzurüsten.

7. Skalierbarkeit

Ein teureres Angebot kann auf ein höheres Maß an Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit hindeuten, z.B. die Option den IT-Support von Projektbeginn bis -ende sowie über verschiedene Bereiche hinweg zu leisten oder die Lösung in verschiedenen Ländern und/oder Sprachen zu implementieren usw. Wie gesagt: Die eigentliche Frage ist nicht, was Sie heute brauchen, sondern was Sie in der (nahen) Zukunft brauchen werden.

8. Service Level Agreements (SLAs)

Service Level Agreements gibt es in verschiedenen Ausprägungen und Umfang. Was aber braucht Ihr Unternehmen? Benötigen Sie wirklich eine Reaktionszeit von einer Stunde oder reichen eigentlich auch vier Stunden? Was sind ein Muss und was ist nice-to-have? Flexible Anbieter bieten eine breite Palette von Standard-SLA-Komponenten und können eine Lösung schaffen, die genau auf die (Mindest-)Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. So zahlen Sie nicht für etwas, das Ihnen ohnehin keinen Mehrwert bringt.

Lesen Sie hier Teil 3 der Blog-Reihe "Digital Workplace":
Welche Risiken bei der Migration oft unterschätzt werden

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