Digital Workplace Teil 1: das Top Management überzeugen

Sieben Tipps und Vorgehensweisen, um das Top Management für das Projekt zu gewinnen

Einer der wichtigsten Schritte bei jedem größeren IT-Projekt besteht darin, den Vorstand für das Vorhaben zu gewinnen. Ein Projekt zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes (Digital Workplace) bildet da keine Ausnahme. Ohne den Rückhalt der obersten Führungsebene, ist es zum Scheitern verurteilt, noch bevor es überhaupt angefangen hat. Die Zustimmung für das Projekt zu erhalten, ist meist kein leichtes Unterfangen. Vor allem die Kosten sind ein schwieriges Thema und nicht immer ist es einfach, die Gesamtkosten zu kalkulieren oder Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen. 

Lesen Sie im ersten Teil der Blog-Reihe, welche Vorgehensweisen und Tipps, Ihnen dabei helfen können, das Top Management von Ihrem Digital Workplace-Projekt zu überzeugen. Einige davon betreffen die Kosten. Bei anderen geht es um nicht-monetäre Aspekte wie eine Kommunikationsstrategie.

1. TCO transparent aufschlüsseln

Die Kalkulation der TCO (Total Cost of Ownership = Gesamtkosten) eines Digital Workplace-Projekts ist schwierig, da die Gesamtsumme aus Hardware, Software und Dienstleistungen in der Regel sehr komplex ist. Erschwerend kommt hinzu, dass einzelne Bestandteile sowohl vom Kunden als auch vom Anbieter für einen bestimmten Zeitraum übernommen werden können - Lizenzierung ist ein gutes Beispiel. Bitten Sie den Anbieter daher, einen Zeitplan aufzustellen, aus dem klar hervorgeht, wer welche Kosten in welchem Zeitraum trägt. Sie wollen die Angebote verschiedener Anbieter vergleichen? Verlangen Sie eine möglichst detaillierte Aufschlüsselung der TCO von den Anbietern. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie auch wirklich Äpfel mit Äpfeln und nicht Äpfeln mit Birnen vergleichen. 

2. Indirekte Vorteile bewerten

Viele Vorteile eines Digital Workplace-Projekts sind nicht direkt greifbar: höhere Produktivität, verbesserte Geschäftsprozesse, zufriedenere Mitarbeiter, ein besseres Image als Arbeitgeber etc.. Versuchen Sie, jeden dieser Vorteile einer bestimmten Abteilung zuzuordnen und dann gemeinsam einen finanziellen Wert dafür zu ermitteln. Ein Beispiel ist das Image des Unternehmens als guter Arbeitgeber. Die Personalabteilung wird von einer Aufwertung der Marke stark profitieren. Inwieweit können dadurch die Kosten für Personalbeschaffung, Employer Branding oder die Gewinnung neuer Mitarbeiter gesenkt werden? Gleiches gilt für die Produktivität. Wenn jeder Mitarbeiter durch den neuen Arbeitsplatz eine Stunde pro Tag gewinnt, wie viel mehr Arbeit kann dann den Kernaufgaben gesteckt werden und was bedeutet das für das Unternehmensergebnis?

3. Interne Kosten vorab klären

Die Kosten, die bei einem Digital Workplace-Projekt am häufigsten übersehen werden, sind die Zeit und Energie, die Ihre eigenen Mitarbeiter dafür aufwenden müssen. Ein zuverlässiger Anbieter wird klar aufzeigen, wie viel Aufwand und welchen Personalbedarf Sie in jeder Phase des Projekts einplanen müssen. Mit Hilfe eines Zeitstrahls lässt sich dies gut darstellen.

Auf diese Weise können Sie im Voraus planen und ausarbeiten, wie die Arbeitslast der für das Projekt erforderlichen Mitarbeiter aufgeteilt werden kann, z. B. auf Mitarbeiter anderer Bereiche oder auch auf externe Arbeitskräfte, falls die Belastung zu groß werden sollte. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Mitarbeiter während des Projekts einen Burnout erleiden. Einige Unternehmen schaffen einen Pool von sogenannten "Springern", d.h. Mitarbeitern aus anderen Abteilungen, die auf Abruf einspringen können, wenn sie gebraucht werden.

4. Budgetlast aufteilen

Ein digitaler Arbeitsplatz ist für das gesamte Unternehmen von Vorteil. Dennoch wird von der IT-Abteilung oft erwartet, dass sie die (gesamte) Budgetlast trägt. Dies führt dazu, dass Kürzungen bei Themen erfolgen, die die IT-Abteilung nicht für entscheidend hält, z. B. beim Change Management. Kein kluger Schachzug, schließlich ist mangelnde Benutzerakzeptanz weltweit eine der Hauptursachen für das Scheitern von IT-Projekten.

Anstatt nach Einsparmöglichkeiten zu suchen, ist es sinnvoll, Wege zu finden, die Budgetlast zu verteilen. Es wurde bereits darüber gesprochen, immaterielle Vorteilen zu bewerten und sie bestimmten Abteilungen zuzuweisen (Personal, Kommunikation, Marketing, Vertrieb, ...). Für das Budget gilt dies genauso. Wenn Sie aufzeigen, wer in welchem Maße von dem Digital Workplace-Projekt profitiert, ist es nicht abwegig , diese Abteilungen auch zu bitten, es mitzufinanzieren.

5. Versteckte Mehrwerte aufdecken

Weisen Sie auch auf versteckte und/oder zukünftige Mehrwerte hin. Ein Beispiel: Die Migration einer Umgebung mit Exchange, SharePoint und Outlook zu Office 365 bietet weit mehr als nur eine aktualisierte Version der Funktionen, die diese Tools bieten. Die Benutzer erhalten mit Office 365 darüber hinaus Zugang zu einer Reihe zusätzlicher (oft im Preis inkludierter) Anwendungen, die ihnen helfen, rund um die Uhr, überall und auf jedem Gerät effizienter zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Indem Sie im Rahmen des neuen digitalen Arbeitsplatzes einen einheitlichen Satz zusätzlicher Tools bereitstellen, tragen Sie aktiv dazu bei, der so genannten "Schatten-IT" entgegenzuwirken (die vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereitet) und Sicherheitsrisiken zu verringern (ein Aspekt, der bei Digital Workplace-Projekten zunehmend wichtiger wird).

6. Das Projekt mit dem Unternehmenskontext verknüpfen

Ein Digital Workplace-Projekt ist keine Insel. Wenn Sie den Vorstand davon überzeugen wollen, in Ihr Projekt zu investieren, ist es sinnvoll, es so weit wie möglich mit der Strategie, Mission, Vision und den Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Zeigen Sie, dass der digitale Arbeitsplatz einen strategischen Vorteil für die Erreichung der Unternehmensziele bietet und ordnen Sie Ihr Projekt in den Gesamtkontext des Unternehmens ein.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die IT-Funktionalitäten in einen Mehrwert für das Unternehmen zu übersetzen, z. B. mithilfe eines Geschäftswertmodells. Die Personen, die über das Budget entscheiden, interessieren sich in der Regel weniger für Features und Funktionen, sondern für den (finanziellen) Wert, der durch das Projekt geschaffen wird.

7. Eine überzeugende Geschichte erzählen

Bei Digital Workplace-Projekten geht es um Veränderung. Die Mitarbeiter müssen sich auf (radikal) neue Arten der Kommunikation, Zusammenarbeit und Erledigung ihrer täglichen Aufgaben einzustellen. Das ist nicht einfach und der Grund, warum Mitarbeiter die neue Arbeitsumgebung nur zögerlich akzeptieren oder sich manchmal sogar weigern, sie anzunehmen. Mit der Benutzerakzeptanz steht und fällt jedoch der Erfolg des Digital Workplace-Projekt.

Es ist deshalb erforderlich, dass Sie in der Lage sind, eine überzeugende Geschichte zu erzählen. Das heißt: nicht nur zu erklären, was sich wann ändern wird, sondern auch warum und wie und - am wichtigsten - was alle Beteiligten davon haben. Dafür haben Sie nur einen Versuch. Ihre Geschichte sollte also leicht zu verstehen und leicht zu vermitteln sein. Tipp: Geben Sie dem Projekt einen einprägsamen Namen - möglichst einen, der ausdrückt, was mit dem Projekt erreicht werden soll.

Sie denken gerade über die Einführung eines digitalen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen nach? Oder sind schon dabei, eine "vorstandsreife" Präsentation als Entscheidungsgrundlage zu erstellen? Zeigen Sie dem Top Management, dass Sie wissen, was ihm wichtig ist: Nehmen Sie die Fragen zu den Kosten vorweg und erzählen Sie eine stimmige Geschichte. Eine Geschichte, die zeigt, welchen Beitrag das Digital Workplace-Projekt zur Erreichung der Geschäftsziele und damit zum zukünftigen Erfolg des Unternehmens leisten kann.

Lesen Sie hier Teil 2 der Blog-Reihe "Digital Workplace":
Worauf Sie beim Angebotsvergleich achten sollten