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Eine bessere Datenverwaltung sorgt für zufriedenere Kunden

Alex Welvaert, Manager aradec

Aradec hat sich auf  Außenschreinerei sowohl für die Renovierung als auch für den Neubau spezialisiert. Im Sommer 2012 zog das Unternehmen in das Industriegebiet De Blauwe Toren in Brügge (BE) um.

Branche: Baunebengewerbe


Aradec wächst stetig und benötigte daher ein System, das die Nachverfolgung der verschiedenen Dateien und Akten optimieren konnte. Gemeinsam mit Cegeka Belgien suchte das Unternehmen nach einer Lösung für eine effizientere Verarbeitung aller Dateien. Microsoft Dynamics NAV erwies sich als die am besten geeignete Lösung.

Alle Kunden- und Projektdaten wurden im ERP-System zentralisiert, so dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit darauf zugreifen können. Jeder findet die Dateien sofort, Papierdokumente sind kaum noch in Verwendung. Die Belegschaft arbeiten effizienter und hat mehr Zeit für die Bearbeitung der verschiedenen Kundenanfragen.

Das System sollte sicherstellen, dass alle Materialien für die verschiedenen Projekte vorrätig sind und, dass die Nachverfolgung der Werften nicht länger als nötig dauert. Dies sollte Frustrationen vermeiden und zu zufriedenen Kunden führen.

Aradec beschloss ein System zu implementieren, das die Nachverfolgung der verschiedenen Dateien optimieren kann. Sowohl das Verwaltungspersonal als auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Werkstatt profitieren von dem neuen System. Das Paket sollte die Verwaltungsprozesse abbilden, aber auch Bestellungen, Lieferungen und Lagerbestände verfolgen. 

Alex Welvaert: "In der Vergangenheit hatte nur eine Person Zugang zu einem bestimmten Dokument, was in unserem siebenköpfigen Verwaltungsteam manchmal große Unannehmlichkeiten verursachte. Jetzt sind alle Dateien in einem System, jeder hat Zugriff auf die neueste Version der Dokumente und mehrere Personen können gleichzeitig an der gleichen Datei arbeiten. Wir müssen nicht mehr nach einer bestimmten Datei suchen, in der Vergangenheit war das manchmal der Fall."

Alle Informationen in Microsoft Dynamics NAV und SPHINXprojects

Alle Informationen sind auf diese Weise für jeden sichtbar. "Die grundlegenden Informationen, wie Kundendaten und Bestellungen bleiben gleich, aber wir gewinnen Zeit, indem wir viel effizienter arbeiten. Wenn ein Kunde eine Frage hat, können unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sofort die Datei aufrufen und alle notwendigen Informationen bereitstellen. Wir verwenden keine physischen Ordner mehr, alles ist in unserem ERP-System integriert. Wir verbrauchen auch viel weniger Papier", sagt Welvaert.

Mitarbeiter können sehen, welche Materialien an einem bestimmten Standort benötigt werden. "Wir sehen sofort, wann das Material vorrätig ist und wo es gelagert wird. Der Auftrag ist nicht geplant, solange das notwendige Material nicht verfügbar ist. Dank der Übersicht ist es unmöglich, dass Material während der Arbeit fehlt. Dies vermeidet Frustration zwischen unseren Mitarbeitern und dem Kunden", so Welvaert. 

Bessere Analyse durch Verfügbarkeit von Daten

Das Management von Aradec kann die Daten einfacher abrufen und vergleichen. In der Vergangenheit wurden auf Basis verschiedener Excel-Dateien Entscheidungen getroffen; jetzt ist es möglich, automatisch Berichte aller Daten vom System abzurufen. "Voraussetzung ist natürlich, dass das System mit den notwendigen Daten versorgt ist", so Alex Welvaert. "Auf lange Sicht wollen wir einen Überblick darüber haben, welche Artikel gekauft werden und welche nicht. Auf diese Weise können wir die verschiedenen Schichten unseres Unternehmens besser analysieren. Durch die Möglichkeit, alle Daten einsehen zu können, ist es für das Management viel einfacher, Entscheidungen auf der Grundlage fundierter Daten zu treffen."

Gute Nachbereitung und Planung vermeidet Frustrationen

Dank des neuen Systems werden Details selten übersehen. Ein Beispiel: Rufen Kunden an, um für eine Tür eine neue RAL-Farbe zu bestellen, gibt der administrative Mitarbeiter dies sofort in das ERP-System ein. Oder wenn ein Lieferant eine Auftragsbestätigung nicht weiterleitet, wird dies vom System angezeigt. "Wenn Sie nur mit Papier arbeiten, kann ein Mitarbeiter solche Dinge übersehen. Jetzt können wir Änderungen in den Bestellungen direkt eingeben und wir sehen sofort, wenn etwas von einem bestimmten Lieferanten nicht bestätigt worden ist", erklärt Alex Welvaert weiter.

Auch die Planung ist effizienter geworden. Aufgrund des besseren Überblicks über die verschiedenen Werften können Besuche vor Ort einfacher und logischer geplant werden. Dies sorgt für mehr Effizienz im After-Sales-Service, der nun täglich mehrere Kunden bedienen kann.

Cegeka erhöht Kundenzufriedenheit bei aradec durch Zentralisierung aller Daten.


Herausforderungen:

  • Zentralisierung aller Daten
  • Verbesserung der Datenverfügbarkeit
  • Verbesserung der Datenqualiltät
  • Optimierung der Projektplanung und Nachbearbeitung

Resultat

  • Informationen sind jederzeit und überall verfügbar
  • Einführung agiler Arbeitsweisen
  • Minimierung von Fehlproduktion durch zentrale Auftragserfassung


Eingesetzte Technologie

  • Microsoft Dynamics NAV
  • SPHINXprojects

Weitere Erfolgsgeschichten

Datenaustausch zwischen ERP & Webshop

"Durch die direkte Anbindung des Sana Webshops an unsere ERP-Lösung hat uns Cegeka geholfen, unsere Distribution, unsere Daten, Produkte und Kundenservice effizient zu verwalten. Mit dieser Lösungen müssen wir die Arbeit nur noch einmal erledigen."

Eine bessere Datenverwaltung sorgt für zufriedenere Kunden

"In der Vergangenheit hatte nur eine Person Zugang zu einem bestimmten Dokument, was in unserem siebenköpfigen Verwaltungsteam manchmal zu großen Unannehmlichkeiten führte. Jetzt befinden sich alle Dateien in einem System, jeder hat Zugriff auf die neueste Version der Dokumente und mehrere Personen können gleichzeitig auf dieselbe Datei zugreifen.“