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title: "Caso d'uso: Come automatizzare l'approvazione delle auto aziendali con Microsoft Power Platform"
description: Prima di poter rinnovare un contratto, il personale di questo team di solito avrà bisogno dell'approvazione dal superiore dell'impiegato. Con Microsoft Power Platform, è possibile alleggerire il carico di lavoro del team automatizzando il processo di approvazione delle auto aziendali.
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# [Caso d'uso: Come automatizzare l'approvazione delle auto aziendali con Microsoft Power Platform](https://www.cegeka.com/it/blogs/automatizzare-approvazione-auto-aziendali)

 Scritto da [Gianluca Vallese](https://www.cegeka.com/it/blogs/author/gianluca-vallese) | 23-nov-2023 10.59.11

Nel corso degli anni, molte organizzazioni hanno istituito un dipartimento interno per la gestione della flotta aziendale. Questo dipartimento è responsabile, tra le altre cose, di monitorare i contratti di locazione e rinnovarli quando stanno per scadere. Prima di poter rinnovare un contratto, il personale di questo team di solito avrà bisogno dell'approvazione dal superiore dell'impiegato. Con Microsoft Power Platform, è possibile alleggerire il carico di lavoro del team automatizzando il processo di approvazione delle auto aziendali.

## Molte mani rendono il lavoro... complesso

Il noleggio di auto aziendali coinvolge tipicamente 4 parti:

- **L'azienda di leasing**, che presta le auto alla tua organizzazione in cambio di un pagamento mensile.
- **Il tuo dipartimento interno**, responsabile del rinnovo dei contratti di leasing (di solito per un periodo di 2 a 4 anni).
- **I tuoi dipendenti**, che avranno bisogno di un'approvazione per ottenere l'uso di un'auto aziendale.
- **I superiori dei tuoi dipendenti**, che decidono se concedere o meno tale approvazione.

## La sfida

Il personale del team che gestisce la flotta auto, in molte aziende continua a faticare nel richiedere ed elaborare in modo efficiente le approvazioni per le auto. In uno dei nostri clienti, il dipartimento flotte:

- manteneva un elenco di tutti i dipendenti su Excel, su cui **eseguivano manualmente tutte le operazioni** per verificare chi era idoneo per un'auto aziendale,
- **inviava manualmente email** a tutti i superiori per chiedere l'approvazione,
- e **elaborava manualmente le loro risposte** tramite l'elenco Excel sopra menzionato.

La sfida era quindi automatizzare il processo di approvazione delle auto al fine di ridurre il carico di lavoro per il personale della flotta e diminuire il tempo necessario per tutte le parti coinvolte.

## L'approccio

Abbiamo utilizzato una combinazione di applicazioni Microsoft per reinventare il processo di approvazione delle auto del nostro cliente:

- In primo luogo, il personale della flotta aggiunge un elenco generale di tutti i dipendenti e dei loro rispettivi superiori a una cartella in **Microsoft SharePoint**.
- Questa lista viene recuperata da **Microsoft Office Scripts**, un RPA incorporato in Excel. L'RPA esegue automaticamente tutte le operazioni su Excel per identificare chi è idoneo per una nuova auto.
- Vengono quindi inviate automaticamente email a tutti i superiori utilizzando **Microsoft Power Automate**. Abbiamo utilizzato le **Microsoft Adaptive Cards** per personalizzare le email. Per rispondere, i superiori devono semplicemente fare clic su uno dei tre pulsanti: Approva, Approva - Cambia categoria auto, o Rifiuta.
- Le loro risposte vengono quindi elaborate automaticamente e inoltrate alla cartella di SharePoint.
- Infine, il personale della flotta può esportare l'elenco completo dei dipendenti approvati e inviarlo all'azienda di leasing in modo che i contratti pertinenti possano essere rinnovati.

## I risultati

Il nuovo processo di approvazione è in gran parte automatizzato e quindi molto più efficiente. Grazie a questo sistema:

- È richiesto uno **sforzo manuale minimo** da parte del personale dell team che gestisce la flotta auto, poiché ora l'unica cosa che devono fare è aggiungere l'elenco iniziale alla cartella di SharePoint e inviare l'elenco finale all'azienda di leasing.
- **È facile per i superiori concedere l'approvazione e aggiungere commenti** per chiarire la loro scelta (ad esempio, quando ritengono che un dipendente meriti una categoria di auto superiore a quella proposta).
- Se un superiore non risponde alla richiesta di approvazione, riceverà **un promemoria automatico**.

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