Il processo di pianificazione delle catene alberghiere risente di una quantità di variabili molto significativa. Oggi Boscolo mantiene sotto controllo tali variabili con strumenti adeguati riducendo tempi e lavoro manuale,
"La soluzione realizzata da Cegeka, oltre a semplificare e accelerare il processo di closing, spesso lungo e complicato, analizza anche gli aspetti patrimoniali e finanziari e facilita il processo decisionale orientato al futuro, collegando la fase di chiusura a quella previsionale."
La gestione del processo stesso era diventata particolarmente faticosa, sia per la necessità di consolidare dati in continuo cambiamento che per la verifica della correttezza dei dati stessi; lo strumento utilizzato, infatti, non poteva eliminare i problemi di inserimento di dati nelle celle sbagliate o addirittura di cancellazione o modifica di formule pre-impostate. Non solo il processo Bottom-Up risentiva di queste problematiche, ma la situazione risultava ancora più critica nel momento in cui le considerazioni del management (Top Down) dovevano essere recepite a livello di singola organizzazione e consolidate ulteriormente. Per questo il Gruppo Boscolo ha deciso di cercare una soluzione in grado di gestire la complessità con il minor sforzo possibile e ha trovato la risposta alle sue esigenze in IBM Cognos. Il Gruppo Boscolo è oggi in grado di generare previsioni, a livello di singolo albergo, che tengono conto di tutte le variabili che influenzano il business: direttori degli alberghi sono in grado di effettuare le previsioni dei ricavi con la massima precisione e con il massimo dettaglio, sia a livello di camere che di prezzo medio delle stesse; l’abbinamento della percentuale di occupazione ai dati di camera (camere vendute e prezzo medio) consente di ottenere la visibilità anche del numero di ospiti previsti e, quindi, di allocare i costi sia per ospite che per camera. Per alcune tipologie di alberghi, i costi vengono allocati centralmente; per altre, vengono calcolati direttamente dal direttore in fase previsionale.
L’applicazione IBM Cognos realizzata da CEGEKA consente al coordinatore centrale della pianificazione di governare completamente il processo, segregando i dati una volta rilasciati dalla periferia, con conseguente certezza sul consolidato totale. Da parte della periferia non vengono più incontrati problemi di imputazione: al contrario, la possibilità di sfruttare il motore di pianificazione propria dell’infrastruttura applicativa consente un notevole riparmio di tempo in fase di insermento dati. Il maggior tempo a disposizione sia dei contributori periferici che del coordinamento centrale consente una maggior accuratezza del processo previsionale e, di conseguenza, una maggiore affidabilità. Inoltre, l’applicazione permette la gestione della lingua per gli alberghi esteri. Il secondo problema per il quale il Gruppo Boscolo necessitava di una soluzione definitiva riguardava la necessità di avere la visibilità dei dati contabili relativi alla chiusura mensile in anticipo rispetto alla data di completamento effettivo delle operazioni di chiusura da parte della contabilità.
La soluzione realizzata da CEGEKA, oltre a semplificare e accelerare il processo di closing, spesso lungo e complicato (a scapito della tempestività degli interventi), analizza anche gli aspetti patrimoniali e finanziari, e facilita il processo decisionale orientato al futuro, collegando la fase di chiusura a quella previsionale. La soluzione supporta il processo di “Closing e Forecasting” attraverso le seguenti fasi: mappature delle dimensioni, caricamento saldi, scritture di assestamento e rettifica, allocazioni, forecast automatico e reporting. Il processo d’implementazione è particolarmente rapido perché richiede solo l’interfacciamento con i sistemi contabili e il mapping dei dati. La soluzione prevede la generazione di tutti i report utili a orientare le decisioni di business: il loro utilizzo, attraverso un portale dedicato e completo di tutti i dashboards necessari, rende immediatamente comprensibile lo stato dei KPI strategici per Il Gruppo Boscolo. La soluzione di Closing Mensile è stata interfacciata con i sistemi contabili-gestionali in uso al momento dell’implementazione, per poi passare all’intefacciamento con SAP senza registratre alcuna criticità. Oggi la soluzione importa i costi da SAP, i ricavi dal gestionale delle prenotazioni garantendo il calcolo automatico dei ricavi di competenza generati dai clienti in essere al momento della chiusura. Il bilancio prodotto rispetta sia i dettami previsti per la IV Direttiva che quelli definiti dagli Uniform Standard of Accounts. Grazie a IBM Cognos Business Intelligence, CEGEKA ha sviluppato per Boscolo un sistema di analisi e reporting completo e affidabile, che garantisce al management tutte le informazioni utili a supportare un processo decisionale flessibile e tempestivo.
BOSCOLO GROUP
Boscolo Group viene fondato a Venezia nel 1978 dai fratelli Boscolo e dal padre Bruno, con l'acquisto dell'Hotel Airone, sulla spiaggia di Chioggia, Sottomarina (VE).
Il Gruppo Boscolo è strutturato in tre divisioni e controlla diverse società:
Boscolo Hotels nella divisione hotel
Boscolo Tours nella divisione viaggi
Hotel Engineering e Boscolo Ristorazione nella divisione servizi e F&B
Gli hotel Boscolo si distinguono per un management e una filosofia di gestione che puntano:
sull'alta qualità del servizio e sulla massima efficienza e flessibilità
sulla gestione centralizzata delle varie funzioni (Amministrazioni, Acquisti, Manutenzione, Servizi IT ecc.) in tutti gli hotel della catena attraverso Boscolo Group Spa.
Questa strategia si concretizza in un servizio di altissimo livello, con costi decisamente inferiori alla media di mercato, che permette una rapida ripartizione di prodotti, standard e politiche in tutte le strutture del gruppo.
Enzo Brembilla
Business Developer