Come costruire il team ideale per il tuo progetto ERP

In questo terzo articolo di Together in Tech, troverai una panoramica di tutti i ruoli coinvolti in un progetto ERP e delle loro responsabilità, oltre a indicazioni su quanto tempo dovrebbero dedicare in ogni fase. Inoltre, abbiamo aggiunto uno strumento di calcolo per aiutarti a stimare le persone e le ore necessarie, insieme a esempi su come e quando mettere insieme il tuo team. Sembra interessante, vero? Continua a leggere qui sotto.

I ruoli chiave per il tuo progetto ERP

Allora, chi vuoi nel team ERP? Abbiamo elencato alcuni dei ruoli più importanti, con alcune note a margine:   

• Una persona può assumere più ruoli, ma di solito non è l’idea migliore, soprattutto per i grandi progetti ERP.
• Alcuni di questi ruoli potrebbero non essere adatti per la tua azienda o potrebbero vedere il lavoro in modo leggermente diverso. Il che non guasta: meglio scegliere da soli il proprio ritmo!
• Forse i tuoi piani richiedono un ruolo extra che qui non c’è, e anche questo è normale, giacché non esistono due progetti ERP uguali.

Non sai quanto tempo servirà? Con questo pratico strumento Excel otterrai una stima delle ore che ogni persona dovrà dedicare al progetto.

I coordinatori

Il project manager conduce le danze durante la fase progettuale. La persona che ricopre questo ruolo deve possedere una visione chiara del progetto e aver ottenuto un livello di fiducia sufficiente da parte dell’azienda per tenere tutto e tutti sotto controllo. Meglio alleggerire la sua agenda, se possibile, perché dovrà dedicare un bel po’ di tempo al progetto. Si può optare per un PM esterno, ma attenzione, potrebbe non conoscere abbastanza a fondo l’azienda e/o essere riconosciuto come pari dai colleghi per poterli guidare con sicurezza.

I ruoli di business architect e di project manager lavorano spesso gomito a gomito. Laddove il PM gestisce la pianificazione, il business architect conosce alla perfezione i requisiti aziendali e ha l’ultima parola nel dare forma ai FUTURI processi aziendali. Per questo, è anche il contatto principale per i vari responsabili di processo. Fondamentalmente, questa figura è la controparte interna del solution architect del partner ERP. Più imponente è un progetto ERP, maggiore è la possibilità che il PM e il business architect debbano essere due persone diverse. Dovranno comunque lavorare insieme per mantenere armonia e coerenza.

Un progetto ERP comporta anche importanti cambiamenti per un’azienda. Per facilitare questi cambiamenti e aiutare dipendenti e colleghi a stare al passo, è fondamentale il ruolo del change manager. In un progetto ERP, a differenza degli altri ruoli, quello di change manager è spesso affidato a un(a) consulente, perché comunicazione e gestione del cambiamento sono competenze specifiche non previste in organico da gran parte delle aziende.

La squadra

I responsabili di processo sono figure chiave all’interno dell’azienda in quanto da loro dipende il funzionamento di specifici processi aziendali. Sanno cosa serve nel loro ambito specifico, come saranno progettati i processi futuri e quali modifiche si dovranno apportare in azienda lungo il percorso.

Infine, ci sono i key user, le persone sul campo che dovranno lavorare con il nuovo sistema ERP. Sono quelli che proveranno le cose dal vivo, convalideranno la soluzione, aiuteranno a farla funzionare e diranno ai responsabili di processo cosa funziona e cosa no.

Il personale IT

Oltre alle attività di cui sopra, che sono già variegate, avrai bisogno anche di personale sul campo, interno o del partner ERP, per i servizi IT di base. La principali attività sono:

• migrazione dati: analisi dei dati esistenti nei sistemi di origine, raccolta, pulizia e loro trasferimento nel nuovo sistema ERP.
• progettazione di report e documenti: definire il formato giusto per i documenti più importanti, le dashboard e i report operativi oltre che per fatture, conferme d’ordine, documenti di trasporto, ecc. E, dopo averli progettati, caricarli e implementarli nel nuovo ERP.

gestione applicazioni: durante l’implementazione dell’ERP e dopo la messa in servizio servirà qualcuno che gestisca le applicazioni, risolvendo eventuali problemi, prestando assistenza agli utenti e installando le patch, per esempio. Spesso, l’amministratore di sistema sarà anche responsabile della sicurezza, della creazione dei profili utente, ecc.

Quando va creato il team ERP?

In teoria, il team ERP dovrebbe essere già pronto prima ancora dell’avvio del progetto, quando si procede alla scelta della soluzione e del partner tecnologico. Quanto meno, dovresti coinvolgerlo all’avvio del progetto, al momento di definire i processi aziendali e nell’analisi dei requisiti.

In questo modo, lo puoi coinvolgere nelle decisioni che interessano il progetto ERP e tener conto di ciò che i membri del team pensano e che sta loro a cuore. Questo rende anche più facile il processo di cambiamento: capire il perché di determinate scelte aiuta ad accettarle.

Recuperare ore di lavoro da usare per il progetto ERP

I progetti ERP sono impegnativi, soprattutto perché il più delle volte si aggiungono al normale lavoro quotidiano. Trovare tempo da dedicarvi può essere dura. Sfortunatamente, non c’è una soluzione unica che funzioni in ogni contesto. Ma, fortunatamente, abbiamo qualche idea per aiutare tutti a mantenere il ritmo:

1. Definire le priorità e limitare progetti e iniziative interne. Le persone coinvolte in un progetto ERP di solito sono impegnate anche su molti altri fronti. Assegna le giuste priorità, in base a obiettivi e processi aziendali.
2. Aggiungi partner (temporanei) per supportare responsabili di processo e utenti nelle loro normali attività quotidiane, in modo che possano concentrarsi sul progetto ERP.
3. Coinvolgi un paio di analisti aziendali. Possono aiutare responsabili di processo e utenti e fornire preziose informazioni.
4. Ricorri il più possibile all’outsourcing. In generale, il partner ERP può fornire altro personale a supporto di alcune attività come la formazione degli utenti finali, la migrazione dei dati, la progettazione di documenti/report, la creazione di manuali utente ecc.

Nel 35%

dei progetti ERP che falliscono la causa è la sottovalutazione del carico di lavoro
*Fonte: slide Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center

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