Studia bene i passi e definisci programma e budget

Perché definire un piano e un budget? 

Un ERP è più di un prodotto IT: è una strategia di lungo periodo. Quindi richiede un’attenta considerazione e un programma a lungo termine. Piano e budget di un progetto ERP dovrebbero interessare più anni e tenere in considerazione il fatto che il panorama cambia rapidamente. Quindi non dovrebbe essere scolpito nella pietra, ma essere flessibile e scorrevole, come una danza.

Un sistema ERP ti consente di ottimizzare i processi e di collegare tra loro persone che lavorano in divisioni diverse, individuando e cogliendo le opportunità in tempi più rapidi. Non è un esercizio "fatto e finito", ma richiede continui aggiustamenti. D'altro canto, occorrono solide competenze di base relative alle esigenze aziendali fondamentali, ma oltre a questo serve anche la flessibilità di un'ottimizzazione continua 

Perché è importante avere un piano ERP:

• L’ERP non è una soluzione unica, ma una strategia a lungo termine che richiede un’attenta valutazione.
• La definizione di un piano permette di allineare business e IT.
• Occorre costruire una strategia ERP vivente: un processo in continuo divenire.
• Per facilitare il cambiamento, offri ai collaboratori un punto di riferimento e una visione del progetto ERP. 

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Coreografia del piano

Ora sappiamo perché investire in un piano ERP. Ma come si fa a crearne uno? Proprio come una coreografia, la definizione di un piano ERP è un processo graduale. Queste sono le fasi più comuni:

1. Intervista tutte le parti interessate dal progetto ERP: dalla direzione ai team di progetto specifici. Combina le informazioni che ricavate dalle loro aspettative e preoccupazioni con un’analisi SWOT, il reporting strategico dell’azienda e gli obiettivi di progetto per fissare gli argomenti principali. 

2. Analisi as-is: descrivere dettagliatamente lo stato attuale dell’ERP. Cosa è già stato automatizzato? Cosa si dovrebbe sviluppare ulteriormente? La priorità dovrebbe essere mantenere/migliorare i processi critici attuali. In genere, le nuove funzionalità possono attendere fino a una fase successiva.
   
   
3. Fai il punto e stabilisci le priorità: ognuno avrà priorità diverse nel progetto ERP, in base alla propria mansione. Ascolta queste aspettative e abbinale agli obiettivi di business. Da lì, crea un elenco di priorità e comunicale anche a tutte le persone coinvolte.
   
   
4. Abbina criticità e soluzioni: una volta chiarite le priorità ERP, è tempo di iniziare a pensare alle soluzioni. Vola basso: non cercare soluzioni complesse a problemi semplici. Ma ricorda che non c’è un piano buono per tutti: dovrai valutare individualmente ogni criticità.
   
   
5. Gestione del cambiamento: anche quando comunichi chiaramente le priorità del tuo progetto ERP a tutti i soggetti coinvolti ci saranno sempre persone deluse. È necessario trovare un modo per gestire questi sentimenti ed evitare di creare risentimento e frustrazione.

Scegli l’approccio graduale

Nel mondo ERP ci sono due schieramenti: quello che preferisce un big bang e vuole affrontare l’intero progetto ERP in un’unica soluzione e quello che preferisce un approccio graduale. Secondo la nostra esperienza, quest'ultimo offre più vantaggi:

• Controllare il campo di intervento

Inizia dal minimo praticabile: di quali processi hai davvero bisogno sin dal primo giorno? Da lì, lavora per fasi e pianificale separatamente. In questo modo semplificherai il calcolo di costi, tempi e carico di lavoro. È più facile costruire il tuo ERP se hai gettato le basi correttamente.

Fai attenzione al cosiddetto "kitchen sink", ossia non aggiungere funzionalità non previste nel piano o nel budget iniziali. Ecco perché dovresti sempre avere un piano di riferimento chiaramente definito sulla base degli obiettivi aziendali e dei processi chiave.

• Tieni sotto controllo il budget

Di norma, tutti ritengono che un approccio graduale sia più costoso. Tuttavia, siamo convinti che un approccio graduale significhi spendere denaro in modo più consapevole. Affrontare tutto insieme significa avere molte funzionalità non necessarie (ma costose), più rischi al momento del lancio e tener conto di costi nascosti derivanti dal mantenere in uso per più tempo il vecchio sistema. Richiede anche più rielaborazioni successive, perché le circostanze cambiano e il tuo sistema ERP non era stato creato per quel tipo di flessibilità.

• Flessibilità

I progetti ERP monolitici sono rigidi e ci sono buone probabilità che siano già obsoleti prima di essere stati completati. Serve flessibilità, sia nell’approccio al progetto che nell’architettura ERP. Dovrebbe sempre essere relativamente facile aggiungere o togliere elementi, è l’unico modo per far sì che il proprio business resti competitivo. Come nella vita, un’azienda attraversa diverse fasi; assicurati che il tuo sistema ERP sia in grado di farvi fronte.

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