ATS Group pone solide basi per un'ulteriore crescita, con il sostegno di Cegeka

Chris CorijnOperations Director, ATS Group

Esigenze

  • Un sistema ERP ampio e flessibile per supportare la crescita
  • Favorire la cooperazione tra i dipendenti

Benefici

  • Il management è stato completamente coinvolto nel progetto
  • I key users possono prendere decisioni in autonomia
"Ora stiamo lavorando in modo più efficiente grazie a Microsoft Dynamics ERP e la nostra nuova piattaforma di comunicazione. La motivazione dei dipendenti e i servizi sono migliorati."

ATS Group è un player di punta nel campo della tecnologia con una rete crescente di affari in Belgio. Quando è parso chiaro che il loro ERP esistente non potesse più supportare la loro forte crescita, Cegeka li ha catapultati in una nuova era. Grazie a Microsoft Dynamics ERP, ognuno può lavorare in modo più efficiente, la collaborazione con i fornitori è migliorata ed è stato introdotto anche l’e-commerce. Nel 2016 è stato implementato anche SharePoint per ottimizzare lo scambio di informazioni fra dipartimenti, e Cegeka, di nuovo, ha svolto un ruolo importante nell’implementazione.

ATS Group è un gruppo piuttosto importante che conta 13 aziende diffuse sul territorio belga e una squadra di più di 600 tecnici ed ingegneri. Tuttavia, il loro sistema ERP faticava a tenere il passo con la loro crescita. “Il nostro sistema IT era basicamente una suite per la contabilità, che avevamo espanso e aggiornato negli anni”. Spiega Chris Corijn, Operations Manager. “Ha svolto il suo lavoro egregiamente per molti anni, ma a mano a mano che crescevamo ci confrontavamo con una serie crescente di problemi.” Il CEO era consapevole dei problemi e ha dato il via libera alla ricerca di una soluzione alternativa, che fosse sufficientemente affidabile, stabile e scalabile per supportare ATS Group negli anni a venire. 

Coinvolgere i key users nel progetto

La demo dell’ERP Microsoft Dynamics li conquistò immediatamente. “La decisione di scegliere Microsoft è stata una scelta obbligata", continua Chris "Volevamo avere tutti i key-users a bordo fin dal primo giorno e mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. A questo scopo abbiamo riunito i requisiti ed i bisogni di tutti i dipartimenti, identificandone e mappandone processi e problemi. In questo modo abbiamo usato l’implementazione anche per valutare i nostri processi e riorganizzarli, se necessario. Il progetto è stato gestito da diversi gruppi di lavoro e da uno steering group, che ha assicurato la sua implementazione dall'inizio alla fine".

Implementazione per fasi

“Questa interazione e cooperazione è stata cruciale, così come il coinvolgimento del management. Il supporto da parte di chi conosce bene l’azienda e definisce la visione per il suo futuro è cruciale”, continua Chris. Cita anche l’implementazione step-by-step come un importante fattore di successo: “Cegeka ha sviluppato le funzionalità, e i nostri key users le hanno testate e hanno fornito feedback. La piattaforma è stata rifinita secondo questi feedback. Gli utenti hanno avuto la possibilità di prendere decisioni importanti, e questo ha dato una notevole spinta al progetto". Nonostante l’eccezionale cooperazione, ATS Group ha annullato la data del primo go-live all’ultimo momento. Essendo disponibile una nuova release di Dynamics, il team IT ha optato per aggiornare il sistema prima di mandarlo live. Si è rivelata essere una decisione strategica. Tutti si sono presi il loro tempo per il secondo round, preparandosi accuratamente, che si è dimostrato un grande successo.

Più tempo, più efficienza

ATS Group lavora con Microsoft Dynamics ERP DAL 2014. Secondo Chris, è stata una enorme transizione, che ha richiesto qualche aggiustamento, ma che aveva benefici evidenti. “Abbiamo valutato ogni singolo processo e lo abbiamo adattato dov’era necessario, per porre le basi della nostra crescita futura. Ma naturalmente non tutti hanno gradito questi cambiamenti all'inizio. Alcuni dipendenti hanno dovuto cambiare il loro modo di lavorare, o hanno cambiato drasticamente il contenuto del loro lavoro. Quindi c'è voluto un po' di tempo perché tutti si aprissero ai benefici. Oggi invece, tutti sono convinti che questa fosse la strada giusta da percorrere. A partire dalla fatturazione e il project management, la maggior parte dei processi è stata automatizzata su larga scala, il che ci permette di risparmiare molto tempo. Inoltre, i nostri sistemi sono collegati ai nostri fornitori, il che aumenta la nostra efficienza. La nuova suite ci ha anche dato la possibilità di lanciare un negozio online.

Una piattaforma di informazioni centralizzata

ATS Group è stata così soddisfatta del lavoro di Cegeka, che nel 2016 l’ha ingaggiata di nuovo per integrare una piattaforma interna di informazioni . “Un gruppo di 13 aziende non è sempre facile da gestire” scherza Chris. “I nostri clienti, e le informazioni relative ai progetti, per esempio, erano distribuite per tutto il paese, su computer e documenti diversi. Volevamo raggruppare tutta questa informazione in una piattaforma centrale, sempre aggiornata e accessibile.” Cegeka aveva esperienza con lo sviluppo di una organizzazione connessa. Cegeka ha tradotto la visione di Chris e del suo team in un concetto basato su SharePoint 2016. Ovviamente la naturale integrazione con l’ambiente Dynamics è stato un importante vantaggio.

Impiegati responsabilizzati, clienti soddisfatti.

La piattaforma è stata accolta dai suoi key users. Chris ci spiega come funziona: “Quando gli impiegati arrivano in ufficio e accedono al portale, hanno immediatamente visibilità delle news, dei task a loro assegnati, degli appuntamenti, delle offerte da concludere o progetti. Attraverso il portale, essi hanno anche accesso a informazioni su clienti e progetti documenti legali, contratti, corsi di formazione e molto altro. Grazie alla dashboard intuitiva e la facilità di navigazione del sistema, possono scovare ogni informazione di cui hanno bisogno con un solo click.

“La piattaforma ci ha fatto risparmiare tempo. Ma ha anche dato una spinta alla motivazione dei nostri dipendenti, che si sentono più coinvolti se hanno accesso alle informazioni aziendali. Infine, anche i nostri clienti sono stati soddisfatti del cambiamento. Siamo stati in grado di offrire un servizio più fluido, perché tutti i nostri dipendenti ora hanno accesso a informazioni aggiornate e coerenti. ATS Group sta anche portando avanti un progetto Microsoft Dynamics CRM per migliorare ancora di più i loro servizi. In questo modo il gruppo continua a costruire basi solide per continuare la sua crescita.

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