Data is het nieuwe goud. Een sleutel tot groei voor organisaties die er slim mee omgaan. Maar tegelijk een gigantische uitdaging voor elke CIO. Hoe bewaart, beheert en beschermt u die explosie aan gegevens, vandaag én ook morgen? Hoe zorgt u dat uw collega’s en applicaties er vlot toegang toe krijgen? En hoe houdt u daarbij de kosten onder controle? Want hoewel de kost van dataopslag daalt, neemt databeheer, door de grotere volumes en hogere eisen, een steeds grotere hap uit uw IT-budget. In onze eerste blog rond databeheer zoomen we in op de basics: orde in de chaos!
Als vertrekpunt een elementair inzicht: niet alle data moeten in dezelfde vorm, op hetzelfde medium of even lang worden bijgehouden. Klantengegevens, bijvoorbeeld, moeten uiteraard altijd en supersnel toegankelijk zijn. Financiële data moeten aan een resem wettelijke verplichtingen voldoen. Praktische mails gelinkt aan een recent event, daarentegen, kunt u vaak snel archiveren. Vandaar het concept integraal databeheer: voor alle data in uw organisatie, gestructureerd en ongestructureerd, kiest u de meest geschikte en tegelijk meest kostenefficiënte opslagtechniek.
Definieer, identificeer en analyseer
Hoe u daarmee start? Schep orde in de chaos. Breng uw bestaande situatie in kaart en definieer uw storagenoden. Op basis van een reeks vragen kunt u uw data identificeren en een datahiërarchie opbouwen: over welke data beschikt uw organisatie, voor welke applicaties en processen worden ze gebruikt en welke data zijn kritisch?
Eens u alle data heeft geclassificeerd, bepaalt u uw storagetechnieken. Of u uw data opslaat op disks, tapes, op uw eigen servers of in de cloud, enz. hangt immers af van een hele reeks factoren, waaronder:
- Hoe lang moet (wettelijk) of wilt (intern beleid) u die data bewaren?
- Hoe toegankelijk moeten de data zijn?
- Hoe lang moeten ze zo (snel) toegankelijk blijven?
- Zijn er specifieke vereisten i.v.m. bescherming/veiligheid?
In een volgende blog gaan we dieper in op alle factoren die uw technische keuzes bepalen.
Information Lifecycle Management
Van zodra u uw data en storagesystemen heeft gedefinieerd, heeft u een duidelijk beeld van uw behoeften rond databeheer. Aansluitend kunt u de ideale opslagvormen en -media classificeren. Information Lifecycle Management (ILM) speelt daarbij een grote rol. Op basis van ILM bepaalt u waar en hoe uw data worden opgeslagen doorheen hun levenscyclus, i.e. van hun creatie tot het verwijderen. Data die net zijn aangemaakt, zijn productiedata. Tijdens het definiëren en classificeren van uw data heeft u bepaald hoelang deze data cruciaal blijven. Heeft u ze minder snel of minder vaak nodig, dan worden ze archiefdata. Omdat archiefdata doorgaans niet zo snel beschikbaar moeten zijn als productiedata, kunt u ze op een medium opslaan dat minder toegankelijk en dus ook minder duur is.
Momenteel zijn er heel wat storagetools op de markt die uw data automatisch op het ideale opslagmedium opslaan en weer verplaatsen indien dat opportuun blijkt. De automatisering gebeurt op basis van de datastoragepolicies die u zelf vastlegt. Uw voordeel? Overduidelijke kostenoptimalisaties.
Op basis van deze inzichten kunt u ook een back-upstrategie uitbouwen, waarbij u bepaalt welke data u voor hoe lang zult bijhouden, zodat u er altijd naar kunt teruggrijpen in het geval van een calamiteit.
Veel meer dan IT
Als het over databeheer gaat, kijkt de hele onderneming in uw richting. Maar onthoud dat niet enkel uw team verantwoordelijk is. U zult samenwerken met de business om te bepalen welke data hoe(lang) moeten worden bewaard. Uw collega’s van de juridische dienst kunnen u helpen om de regelgeving rond dataopslag (bv. bewaartermijnen) te respecteren. Kortom, databeheer is een zaak van de hele onderneming. Zorg daarom zeker dat het proces ook gedragen wordt door het volledige managementteam!
Cegeka kan u met raad en daad bijstaan bij het uitwerken of versterken van een integraal databeheerbeleid. We bieden oplossingen voor opslag, archivering en back-up: van behoefteanalyse over architectuur, implementatie, optimalisatie, enz. Aarzel niet om ons te contacteren.
Uiteraard zijn ook uw opmerkingen rond of ervaringen met databeheer meer dan welkom.
