8 manieren om assumpties en verborgen kosten te detecteren
Bij een project met digitale werkplekken is het analyseren en vergelijken van offertes van leveranciers geen sinecure. Klanten vertellen dat het vaak voelt als het vergelijken van appels met peren, omdat elke leverancier een eigen aanpak en methodologie heeft.
Hiervoor bestaat geen snelle oplossing, maar toch er zijn manieren om meer transparantie te creëren. Dit is cruciaal als u verschillende offertes wilt ontleden, begrijpen en met elkaar wilt vergelijken. In deze blogpost geven we een aantal tips die u kunnen helpen om inconsistenties, aannames of verborgen kosten in een offerte aan het licht te brengen.
1: Het zit 'm in de details
Het is belangrijk om zoveel mogelijk in detail te gaan over de kosten. Zorg ervoor dat er een duidelijk onderscheid is tussen de projectkost (= kosten voor de implementatie), de operationele kost (= kosten voor beheer en support) en de kost van wijzigingen (= kosten voor standaardwijzigingen en aanpassingen op maat). Als u een vaste prijs ziet, bekijk dan eerst de details en vraag u af welke aannames hieraan verbonden zijn.
2: Assumpties
Offertes bevatten meestal een aantal aannames, die er al dan niet bewust in zijn opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere de licenties (de leverancier gaat ervan uit dat een klant reeds over bepaalde licenties beschikt), de beschikbaarheid van resources bij de klant (de leverancier gaat ervan uit dat het voorgestelde tijdschema haalbaar is voor de klant en dat hij de resources op basis daarvan kan toewijzen) en hardware (de leverancier gaat ervan uit dat alle applicaties op de huidige hardware van de eindgebruikers kunnen draaien). Zorg ervoor dat alle aannames duidelijk op tafel liggen.
3: Doorlooptijd
Grote verschillen in doorlooptijd wijzen meestal op verschillen in de scope of op verborgen aannames. Controleer wat er wel en wat er niet is inbegrepen (tests? project management? change management?). Een doorlooptijd van 3 maanden lijkt interessanter dan een termijn van 6 maanden, maar ga zeker na op welke aannames die gebaseerd is. Uw leverancier kan misschien een doorlooptijd van 3 maanden halen met zijn resources, maar voor uw eigen mensen kan de druk te hoog zijn. Vraag altijd naar de details.
4: Scope
Bij een aanzienlijk prijsverschil is het nuttig de volgende zaken te controleren. Omvat de offerte ook opleidingen, change management, een user adoption-programma, projectmanagement, enzovoort? Zijn er add-ons of tools inbegrepen die handmatige taken automatiseren en die geld kosten, maar op lange termijn kosten besparen? Is de documentatie van uw specifieke (maatwerk)oplossing en installatie inbegrepen (hiermee bedoelen we niet de handleidingen, maar documentatie op maat van uw oplossing). Al deze elementen brengen kosten met zich mee, maar ze verminderen ook het risico op een mislukking.
5: Dagtarieven
Verschillen in dagtarieven kunnen wijzen op verschillen in ervaring, kennis van bedrijfsprocessen, sectorspecifieke expertise en zo verder. Daarom is het interessant om de Cv’s in detail te bekijken. Controleer ook de doorlooptijden: hoge(re) dagtarieven gaan soms gepaard met korte(re) doorlooptijden, maar dan moet u ook nagaan of dit intern haalbaar is. Kijk na of de genoemde dagtarieven ook van toepassing blijven na de go-live. Interventies op afroep nadat de oplossing is opgeleverd zijn vaak veel duurder.
6: Licenties
Licentiebeheer is een complexe zaak die gespecialiseerde vaardigheden vereist. Omvat de offerte de licenties die u vandaag nodig heeft of heeft de leverancier voor de licenties rekening gehouden met uw toekomstige behoeften? Als uw bedrijf een groeistrategie heeft of van plan is een overname te doen, kan het voordeliger zijn om licenties aan te schaffen met dat scenario in het achterhoofd, in plaats van u te beperken tot wat u vandaag nodig hebt en pas later te upgraden.
7: Schaalbaarheid
Een duurdere offerte kan wijzen op een hogere mate van schaalbaarheid en toekomstbestendigheid. Bijvoorbeeld: de mogelijkheid om IT-ondersteuning te bieden van het begin tot het einde van het project en over verschillende domeinen heen, de mogelijkheid om de oplossing in verschillende landen en/of talen te implementeren, enzovoort. Nogmaals, de echte vraag hier is niet wat u vandaag nodig hebt, maar wat u in de (nabije) toekomst zult nodig hebben.
8: Service Level Agreements (SLAs)
Service Level Agreements bestaan in verschillende vormen en maten. De cruciale vraag is hier: "Wat heeft uw bedrijf nodig?" Hebt u echt een reactietijd van 1 uur nodig in plaats van bijvoorbeeld 4 uur? Wat zijn de must-haves en de nice-to-haves? Flexibele leveranciers kunnen een breed scala aan standaard SLA-componenten aanbieden en zo een oplossing samenstellen die perfect aansluit bij wat uw bedrijf (minimaal) nodig heeft. Zo betaalt u niet voor wat u toch geen toegevoegde waarde oplevert.
Nog meer tips nodig? Download onze gratis handleiding voor beslissingnemers..
