Talloze e-mails lezen en versturen. Alweer CRM invullen. Meetings organiseren, maar geen gaatje vinden in de agenda’s. Verslagen schrijven. Het zijn enkele frustraties waarmee we dagelijks kampen op de werkvloer. Hoe kan je het leven van je werknemers veel makkelijker maken en hun potentieel wél volledig benutten? Het antwoord: met een digitale assistent! We nemen er drie onder de loep.
Sales vanuit de wagen
Als salespersoon leg je best wat kilometers af. Maar tijdens de autoritten - inclusief ellenlange files - naar een klant, kan je bitter weinig doen: de reistijd is hoog, de efficiëntie laag. Met andere woorden: er gaat kostbare tijd verloren. Met een sales-assistent is dat probleem van de baan.
De sales-assistent is een intelligente bot die je agenda monitort en je opbelt vanaf het moment dat je onderweg bent naar een klant. De assistent duikt in CRM en rakelt alle klantinfo op die je nodig hebt: in welke fase van het salestraject zit de (potentiële) klant? Is hij een cold of hot lead? Zo krijg je de ideale voorbereiding en weet je perfect wat er speelt, alvorens je bij je klant binnenstapt.
De meeting zit erop. Je stapt terug de wagen in en wordt opnieuw opgebeld door de assistent. Hij gaat de conversatie aan. Is de status veranderd? Is het budget nog steeds hetzelfde? Zonder dat je CRM moet openen, haalt de bot alle nieuwe informatie bij je op. CRM wordt zo meteen gevoed, kalenders en adresboeken geüpdatet en vervolgmeetings ingepland. Handig, toch?
Onboarding met de HoloLens
Jaarlijks starten er heel wat nieuwe werknemers in je bedrijf. Natuurlijk kan je ze niet vanaf dag 1 aan hun lot overlaten. Maar de introductie in een nieuwe werkomgeving vergt tijd: zowel van de frisse krachten als van hun begeleider. Een onboarding-assistent laat alles een pak vlotter verlopen.
Neem nu de rondleiding: minstens een paar keer per jaar toon je aan een nieuwe collega waar de eetruimte of meeting rooms zich bevinden, maar ook waar het koffieapparaat en de printer staan. Dat wordt overbodig door een onboarding-assistent aan een HoloLens te koppelen. De starter zet de HoloLens op en krijgt een live rondleiding met alle info die hij of zij nodig heeft voor een vlotte start.
Dat is niet alles. Ook de kennismaking met allerlei (bedrijfs)processen wordt eenvoudiger: denk maar aan het invullen van je werkschema, de werking van je teamtools … Als begeleider moet je voortaan niet meer de volledige uitleg doen, de assistent doet dit voor jou. De starter is dan weer verlost van het doorlezen van al die documenten en PowerPoints. De onboarding-assistent: van harte welkom!
Meeten volgens het boekje
Iedereen heeft meetings. Maar elke deelnemer op hetzelfde moment op dezelfde plek krijgen, is verre van evident. De meeting-assistent checkt de agenda’s, legt vervolgens een moment vast en mailt het verzoek naar elke deelnemer. Kunnen enkele deelnemers de meeting - bijvoorbeeld door reistijd - niet fysiek bijwonen, wordt er automatisch een Skype-link toegevoegd. Erg praktisch.
De meeting is zonet afgelopen. Maar wat werd er alweer precies gezegd en beslist? De assistent neemt de volledige conversatie op en vormt hem via spraakherkenning om tot platte tekst. Hij vat de meeting samen en mapt hem nadien op meetingverslag-template van jouw bedrijf. Dat verslag wordt op een intranet geplaatst zodat je meteen na de meeting het volledige verslag kan doorlezen.
En de assistent gaat nog een stap verder. Hij vat de meeting niet alleen samen, hij analyseert hem door op zoek te gaan naar patronen. Op die manier verzamelt hij alle concrete actiepunten zodat niet alleen elke deelnemer, maar ook afwezigen, teamleads, nieuwe collega’s … perfect weten wat hen te doen staat voor de start van de volgende meeting. De basis voor een efficiënte meetingcultuur.
De slimme assistent:
(g)een gevaar voor hr?
De War for Talent boomt. De focus ligt op zowel het aantrekken als behouden van geschikte profielen. De aanwezigheid van meerdere digitale assistenten vergroot je aantrekkelijkheid als werkgever. Of denk je dat sollicitanten niet warm worden van een bedrijf waar ze geen verslagen meer moeten schrijven of een weekplanning handmatig moeten invullen, elke keer opnieuw?
Huidige werknemers zien de digitale assistent als een bedreiging voor hun job, maar niets is minder waar. Hun job verdwijnt niet, maar de invulling verandert wel. In positieve zin: de focus kan van repetitieve, administratieve taken verschuiven naar de kerntaken. En ook dat is een winsituatie: je bedrijf versterken, begint in de eerste plaats bij het optimaal laten renderen van je werknemers.