Select your location

Hoe verloopt de ideale go-live van uw ERP-systeem?

De voornaamste vertragende factor bij ERP-opleveringen? Tests en datamigraties. En dan is er nog koudwatervrees. Begrijpelijk: bij grote veranderingen komen onvermijdelijk emoties en zelfs weerstand kijken. Maar op een gegeven moment moet de organisatie de sprong wagen. Dat betekent niét dat u moet bezuinigen op tests en trainingen, maar wel dat u plots opduikende toeters, bellen en andere nice to haves misschien beter voor een vervolgtraject reserveert. Want de opleverdatum uitstellen, doet u niet in een-twee-drie.

Bij gefaseerde projecten komt ongetwijfeld het minste stress voor de go-live. Er zijn immers verschillende kleinere opleverdatums, behapbare testfases, kortere trainingsperiodes en een vlotter aanvaardingsproces. Big bang-implementaties, daarentegen, betekenen een tabula rasa. Of: een complexere puzzel om een opleverdatum te prikken die voor alle afdelingen en gebruikers past.

Uw ERP big bang of gefaseerd implementeren? Dit e-book beschrijft voor- en nadelen van beide benaderingen.

Wanneer prikt u uw opleverdatum?

Heel wat bedrijven bespreken hun ideale go-live-moment al bij de onderhandelingen met potentiële ERP-partners, ruim voor de start van het project. Maar de ervaring leert dat die deadline zelden gehaald wordt. Niet onlogisch: meestal wordt pas tijdens een selectietraject duidelijk hoeveel taken afgehandeld moeten worden voor de opstart. Bovendien schuiven ook de beoogde startdatums vaak in tijd. En ten slotte laat de toekomst zich niet zo makkelijk voorspellen: weet u bijvoorbeeld al welke businessuitdagingen zich binnen pakweg een jaar zullen aandienen – en hoe die de doorlooptijd voor uw project beïnvloeden?

Hebt u een go-livedatum op het oog, dan begint u dus best tijdig met de voorbereidingen: het in kaart brengen van de activiteiten en nagaan of ze afgewerkt kunnen worden binnen het beoogde tijdsbestek. Een eerste streefdatum zal u pas echt kunnen bepalen bij de start van het project.

Wat moet gecoverd zijn vóor u live gaat?

Uw ERP-partner zal de fases in uw project mee aansturen, maar in de maanden vóór de oplevering hebt u zelf stevig wat werk voor de boeg.

  1. Key user validation tests. Uw key users moeten eerst al uw processen grondig testen en valideren. Pas na hun go kunt u overgaan naar de volgende fase.

  2. Systeemintegriteit. Met het ERP-projectteam test u de hele ERP-oplossing: werken de integraties tussen de modules en de koppelingen met andere tools?

  3. Datamigratie en -tests. Alle gegevens (klanten, producten, leveranciers…) moeten tijdig en correct in het nieuwe systeem gegoten worden. Ook hier zijn uitgebreide tests cruciaal: niet zelden gooit één kleine fout roet in het eten.

  4. Trainingen. Uw key users trainen de eindgebruikers en zorgen zo tegelijk voor de aanvaarding van het systeem. En dat heeft tijd nodig. Boekt u onvoldoende tijd in, dan mag u zich achteraf verwachten aan een stortvloed van vragen of zelfs regelrechte afkeer van de verandering.

  5. Go-live-plan afwerken. Dat plan moet er in eerste instantie zíjn. U trekt dus nooit van het ene moment op het andere de stekker uit uw oude systeem, maar draait stapsgewijs de knopjes om.

Deze stappen laten zich niet in vaste timings samenvatten. Alles hangt immers af van uw organisatie. Veel eindgebruikers en tal van rollen betekent bijvoorbeeld wekenlange trainingen. In een systeem met duizenden artikelen zal datamigratie eerder de bottleneck zijn. Enzovoort.

Wat als ...?

Uit tests en trainingen vloeien bijna altijd onvoorziene hinderpalen of extra verzoekjes voort. Is er onvoldoende buffer ingebouwd, dan dreigt de opleverdatum op te schuiven. En dan blijft het zelden bij enkele weken. Uw vooropgestelde opleverdatum was tenslotte bepaald in nauw overleg met al uw afdelingen. Een maand later is er wel altijd iets wat u verhindert om live te gaan, zoals een piek in klantenorders of de verlofperiode. Daarom kunt u beter niet-essentiële extra’s reserveren voor een (kort) vervolgtraject of voor tijdens de supportperiode.

Tijdens die tests is sterke projectsturing van cruciaal belang. Toegeven aan verzuchtingen van bepaalde gebruikers is namelijk erg verleidelijk, met alle risico’s op uitstel als gevolg.

Wanneer is de oplossing getest?

Hoewel grondige tests door zowel sleutelgebruikers als eindgebruikers de risico’s bij de opstart minimaliseren, kunt u ze nooit helemaal uitsluiten. Het is immers ontzettend moeilijk om elk onverwacht scenario te testen. Dus ja, na de go-live zullen zaken opduiken die niet 100% lopen zoals verwacht. Voorzie daarom voldoende tijd en budget om onmiddellijk na de oplevering in te spelen op onvoorziene zaken en niet-essentiële verzoeken.

Conclusie: nauwgezet en stapsgewijs testen is van essentieel belang, maar op een bepaald moment moet u de sprong wagen. Daarna is de kous echter zelden af. Neem dus, samen met uw ERP-partner, ook een periode van ‘post-go live support’ op in uw go-live-plan. 

Kies uw implementatiestrategie zorgvuldig

In het gratis e-book ERP implementeren: big bang of gefaseerd leest u meer over voor- en nadelen van de twee opleveringsstrategieën van ERP’s. Aftasten hoe wij bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Bekijk wat we voor u kunnen betekenen.

New Call-to-action