Business Central stappenplan voor het nieuwe boekjaar

Het begin van een nieuw boekjaar vraagt om een aantal voorbereidende stappen in Business Central. Deze blog biedt een overzicht van wat je moet doen om soepel aan het nieuwe jaar te beginnen. Klaar? Let's go!

1 Update nummerreeksen

Wanneer je nummerreeksen per boekjaar lopen (bijvoorbeeld voor verkoopfacturen), is het belangrijk om deze klaar te maken voor het nieuwe jaar. Je kunt dit zowel handmatig als met Copilot uitvoeren indien je de laatste versie van Business Central gebruikt. Indien je deze optie hebt, adviseren we deze te testen en het resultaat ervan te valideren.

Handmatig:

1. Navigeer naar Nr.-reeks (No. Series)
2. Selecteer de gewenste nummerreeks
3. Voeg via Regels (Lines) een nieuwe sequentie toe

Met AI (Copilot):

Als je werkt met een recente versie van Business Central, kun je Copilot vragen de nummerreeksen automatisch in te stellen. We raden wel aan de resultaten van Copilot grondig te controleren om fouten te voorkomen.

2 Aanmaak nieuwe boekingsperioden

Voor je aan het nieuwe jaar begint, is het handig om alvast de nieuwe fiscale perioden aan te maken. Dit zorgt ervoor dat je direct aan de slag kunt zonder vertragingen:

1. Ga naar Boekingsperioden (Accounting Periods).
2. Voeg een nieuwe boekingsperiode toe voor het aankomende boekjaar.
   

3 Na de jaarafsluiting van het vorige boekjaar

1 Sluit de boekhoudperiodes af

Na het afsluiten van het vorige boekjaar sluit je de boekhoudperiodes. Dit zorgt ervoor dat alle boekingen in afgesloten perioden worden gemarkeerd als “Prior-Year Entry”. Het is nog steeds mogelijk om in afgesloten perioden te boeken, maar dit kun je voorkomen (zie stap 2).

2 Voorkom boekingen in afgesloten perioden

Om te voorkomen dat er boekingen plaatsvinden in afgesloten perioden, kun je de toegelaten boekingsperioden beperken. Dit kan op drie manieren:

• Toegelaten periodes of datums ingeven in de boekhoudinstellingen (General Ledger Setup).
• Toegelaten periodes of datums instellen voor specifieke gebruikers in de gebruikersinstellingen (User Setup).
• Toegelaten periodes of datums configureren via dagboeksjablonen (General Journal Templates), alleen beschikbaar voor BE-localisatie.
  

3 Sluit de resultatenrekening af

Met deze stap worden alle grootboekrekeningen van het type “Resultatenrekening (Income Statement)” afgeboekt. Controleer hierbij wel zeker dat er geen balansrekeningen op de resultatenrekening staan (of omgekeerd).

Door deze stappen te volgen, zorg je voor een vlekkeloze overgang naar het nieuwe boekjaar.