Select your location

Dujardin Foods automatiseert interne processen als basis voor groei

Rik Jacob, CEO Dujardin Foods


Ons nieuwe ERP-systeem sluit voor 99% aan bij onze businessprocessenRIK JACOBS - CEO, DUJARDIN FOODS

Dujardin Foods, producent van diepvriesvoeding, installeerde Dynamics ERP als basis voor alle interne processen zoals de opvolging van bestellingen en leveringen, de verkooporders, de facturatie, de financiële planning en het voorraadbeheer. Ook in het magazijn werkt men met het nieuwe systeem, aangezien elke beweging in de voorraad geregistreerd wordt met scanners. Die informatie gaat meteen naar de centrale database. De databasegebruikers kunnen hun taken efficiënter opvolgen en communiceren proactief met de klanten.

IT-partner Cegeka implementeerde Dynamics ERP en zorg de voor aanpassingen aan de specifieke behoeften van de voedingssector. Door de integratie met de andere software en de bedrijfsprocessen van Dujardin Foods, vormt het systeem nu de basis voor verdere groei. Daardoor kan Dujardin Foods zijn concurrentiepositie versterken. In eerste instantie gingen de twee Belgische vestigingen over naar Dynamics ERP, maar op termijn wil Dujardin Foods de software in alle vestigingen implementeren.

Dujardin Foods, producent van diepgevroren groenten, kruiden en maaltijden, gebruikt Dynamics ERP voor het plannen en opvolgen van de verkoop, de bestellingen en de voorraad. ERP‑partner Cegeka zorgde voor aanpassingen aan de specifieke eisen van de voedingssector en integreerde de software ook met de totale werkomgeving bij Dujardin
Foods. Dynamics ERP kan daardoor dienen als een stevige basis voor de
verdere groei van de onderneming.

“De verkooporders zitten nu allemaal in het systeem en de facturatie verloopt automatisch, soms via elektronische gegevensuitwisseling (EDI) met de klanten”, vertelt Bart Derhore, CIO bij Dujardin Foods. “Elke taak komt vanzelf bij de juiste afdeling terecht maar iedereen kan het hele spoor – van bestelling tot factuur – terugvinden.”

Goede service en communicatie

Rik Jacob, CEO van Dujardin Foods: “Ons nieuwe ERP-systeem sluit voor 99% aan bij onze businessprocessen. Bovendien versterken we onze concurrentiepositie door een goede service en een betere communicatie met de klanten. Als een klant vroeger wou weten hoeveel we van een bepaald product nog in voorraad hadden, duurde het soms te lang voor we konden antwoorden. Nu antwoorden we onmiddellijk. We kunnen ook zelf onze voorraad beter proactief beheren zodat we meer garanties kunnen bieden aan de klant.”

Ook het ‘community’-aspect is voor Dujardin Foods heel belangrijk. Met een efficiënte, geautomatiseerde werkomgeving is het bedrijf immers aantrekkelijker voor nieuwe werknemers. Vooral jonge medewerkers zijn meer gemotiveerd als ze de juiste tools krijgen aangereikt. In die zin is een hoogtechnologische Microsoft-omgeving ook een stukje ‘Employer Branding’.

Betrokkenheid van eindgebruikers

Dujardin Foods wou niet over een nacht ijs gaan en bereidde het softwareproject heel grondig voor. Daarbij werden ook de eindgebruikers van het ERP-pakket betrokken. Bart Derhore: “We hebben een 40-tal medewerkers uit alle afdelingen betrokken bij de demo’s en de kans gegeven om vragen te stellen en feedback te geven. Daardoor hadden
ze niet het gevoel dat ze zonder overleg iets nieuws kregen opgelegd door het management.”

Dynamics ERP bleek de beste keuze voor Dujardin Foods. “De software heeft een herkenbare Microsoft-uitstraling zodat de drempel voor de gebruikers erg laag is”, legt Bart Derhore uit. “Bovendien is het pakket flexibel bij te sturen volgens onze evoluerende behoeften. Dat kunnen we tot op zekere hoogte zelf. Ook de integratie met andere Microsoft-technologie is een troef, aangezien daardoor de efficiëntie nog verhoogt.
Naast Dynamics ERP gebruiken we bij Dujardin Foods namelijk ook SharePoint, BizTalk, Lync en natuurlijk ook Office, met in het bijzonder Excel 2010 voor Business Intelligence.”

Big Bang go live

Met Cegeka had Dujardin Foods van bij de start een partnershiprelatie. “Cegeka had ruime ervaring met Dynamics ERP en met de voedingssector in huis, maar ook het wederzijdse vertrouwen was voor ons erg belangrijk”, verklaart Rik Jacob.

“We hebben van bij de start een zeer geïntegreerde aanpak gevolgd”, aldus Guido Debruyne, Cegeka Engagement Director. “Dat betekent dat we niet alleen Dynamics ERP hebben geïmplementeerd maar dat we het pakket ook hebben gekoppeld aan de magazijnsystemen, managementrapportering en het online systeem voor rf-scanning. Het is vrij uitzonderlijk dat een ERP-project meteen met zo’n brede scope – een ‘big bang’ - van start gaat. Bovendien heeft Dujardin het systeem zeer vroeg in eigen handen genomen, zelfs nog voor we live gingen.”

Timing en planning

Cegeka ontwikkelde bepaalde elementen in Dynamics ERP specifiek voor Dujardin Foods. Zo beschikt de onderneming nu over een heel gedetailleerd model voor forecasting en planning. “Zoiets hadden we vroeger niet”, zegt Rik Jacob. “Nochtans is timing essentieel in onze branche. We moeten naar het cliënteel toe zeer kort op de bal kunnen spelen – leveren binnen de drie dagen is standaard – terwijl we op zeer lange termijn moeten plannen. Onze sales forecasting gebeurt 1,5 jaar op voorhand, bij de onderhandelingen met de landbouwers. Niet evident, als je weet dat de weersomstandigheden een grote invloed hebben op de opbrengst per hectare en op de kwaliteit van de producten. De
planningtools waarover we nu beschikken, zijn dan ook een heel grote toegevoegde waarde voor onze business. Ze bieden ons ook een groter inzicht in de kosten en winstmarges.”

Centrale werkomgeving

Nu alle gegevens in de centrale database beschikbaar zijn, kan men veel sneller, correcter en efficiënter werken. “Integratie is het sleutelwoord”, stelt Bart Derhore. “Voorheen gingen er enorm veel telefoons en e-mails heen en weer, onder meer over de voorraad. We werkten ook nog veel met Excel-tabellen waarvan je niet altijd zeker wist of ze up-to- date waren. Nu kunnen alle gebruikers meteen de actuele stand van zaken
via Dynamics ERP bekijken. Informatie wordt slechts één keer ingevoerd,
zodat het risico op fouten veel kleiner is.”

Ook in het magazijn is er nu veel minder manueel werk, aangezien men er intensiever gebruikmaakt van scanners. De pda’s sturen de gescande informatie meteen door naar de Dynamics ERP-database. “Ze registreren alle bewegingen in het magazijn – van de ontvangst van goederen en de productie tot het uitleveren”, legt Rik Jacob uit. “Daardoor zijn al onze producten snel te traceren, wat wettelijk verplicht is.”

Migratie in vier uur

Naast de mensen in het magazijn heeft Dujardin Foods ook ongeveer 160 bedienden. Die zullen op termijn allemaal met het nieuwe ERP-systeem werken. “Dynamics ERP is het startscherm van de pc-gebruikers”, zegt Bart Derhore. “In eerste instantie zijn de twee Belgische vestigingen tegelijk live gegaan. De migratie gebeurde probleemloos op vier uur tijd. We willen de basis nu eerst verder uitwerken en daarna ook onze andere vestigingen overhevelen.”

“Dynamics ERP beantwoordt volledig aan onze verwachtingen en ook de samenwerking met Cegeka verloopt uitermate goed. We kunnen rekenen op hun intelligente medewerkers die er ook op moeilijkere momenten staan om projecten tot een succesvol einde te brengen”, besluit Rik Jacob.
U heeft een visie. Wij hebben de weg ernaartoe <knop> Let's Go

Gebruiksgemak

Herkenbare Microsoft-uitstraling zodat de drempel voor de gebruikers erg laag is

KLAAR VOOR DE TOEKOMST

Flexibel bijsturen volgens evoluerende behoeften

INTEGRATIE ALS SLEUTELWOORD

Snel zicht op huidige voorraad.


Challenges

De voedingssector is heel complex, met een strikte wettelijke regel-geving, forecasting 1,5 jaar op voorhand, snelle leveringen, krappe winstmarges moeilijk te voorspellen landbouwoogsten. Dujardin Foods wou een geïntegreerde software-basis die kon inspelen op al die uitdagingen.

Results

Cegeka installeerde Dynamics ERP, en zorgde voor aanpassingen aan de behoeften van Dujardin Foods. Cegeka, dat een uitgebreide ervaring heeft in de voedings-sector, integreerde Dynamics ERP in de volledige werkomgeving van Dujardin Foods. De twee Belgische vestigingen schakelden tegelijk en zonder problemen over naar het nieuwe systeem.

Solution