In 2018 nam ROC Nijmegen afscheid van zijn oude CRM-pakket. Na meer dan tien jaar trouwe dienst liep dat systeem op z’n laatste benen. In de zoektocht naar een nieuwe oplossing passeerde ROC ook langs vertrouwde IT-partner Cegeka. De flexibele projectaanpak, focus op eenvoud en ontwikkeling in nauw overleg met ROC gaven de doorslag. En al snel na de oplevering bleek het nieuwe CRM op basis van Microsoft Dynamics 365 for Sales veel meer dan zomaar een update voor het huidige systeem.
Wekelijks gaan een hoop offertes de deur uit bij ROC Nijmegen. Die zijn voornamelijk voor bedrijven op zoek naar bijscholingscursussen voor hun werknemers en voor medelanders die zich oriënteren voor een inburgeringstraject. Die offertes opmaken was, naast uiteraard klantengegevens bijhouden, de hoofdtaak van de oude CRM. “Alleen hadden we niemand die iets afwist van de systeeminrichting”, zegt functioneel beheerder Yvonne Slenders. “Als we iets wilden aanpassen, moest telkens iemand van een externe partij komen. Bovendien stond onze versie nog bij de medewerkers lokaal op de pc, wat ook niet echt een duurzame oplossing was.”
Ruw idee, stapsgewijs bijgeschaafd
Het vinden van een flexibelere en duurzamere oplossing: dat was de hoofdopdracht. “Onze IT-dienst kwam met het voorstel om over te stappen naar Microsoft Dynamics 365”, gaat Yvonne verder. “Onze Office-omgeving draaide immers al op Office 365, dus was Microsoft een logische piste. Maar we sloten niets uit. Enkele IT-aanbieders kwamen langs met een voorstel. En Cegeka kwam overduidelijk als beste uit de bus. Zowel qua verhaal als qua prijskaartje.”
De eerste indruk was meteen positief: “De mensen van Cegeka hebben toen eigenlijk vooral veel geluisterd. Tijdens een tweede sessie kwamen ze met een concreet voorstel op basis van Microsoft Dynamics 365. Daarop volgde nog enkele meetings, waarbij we telkens samen het ruwe idee verder bijschaafden. De ideale aanpak: niet alleen hebben we nu een CRM-systeem perfect op maat, ikzelf als functioneel beheerder kan er bovendien heel vlot mee uit de voeten. Het leeuwendeel van de vragen of verzoekjes van onze eindgebruikers kan ik zelf vlot beantwoorden.”
Kleine successen, hier en daar ballast
Naast een offertetool blijkt het nieuwe pakket nog van veel meer markten thuis: “De integratie met de hele Office 365-omgeving is handig. Dankzij kleine dingen zoals lijsten omzetten naar Excel of automatische notificaties in Outlook winnen we aardig wat tijd. Bovendien is onze papiermolen deels gedigitaliseerd: terwijl we vroeger nog de verzoeken tot factureren moesten afprinten, ondertekenen, op de interne post doen enzovoort, verloopt die flow nu helemaal via Dynamics.”
Bij ROC kijken intussen ook andere afdelingen met belangstelling naar het nieuwe systeem. Yvonne: “Onze stagebureaus, bijvoorbeeld, zouden Dynamics kunnen gebruiken om de contacten met de stagebedrijven te beheren. Daar ga ik binnenkort eens een demo geven. Ook andere collega’s hebben al interesse getoond. We benutten nog maar een fractie van de kracht van Microsoft. Het potentieel is enorm.”
