Avineon hevelt zijn administratie in slechts 6 maanden naar de cloud over

Stefan De SmedtDirector Finance & Administration, Avineon

Challenges

  • Vervanging van verouderde Microsoft Dynamics AX2009
  • Digitalisering en automatisering van administratie
  • Centraal ERP-systeem voor alle kantoren in meerdere landen
  • Fysieke servers naar de cloud omzetten

Results

  • Cloudversie van Dynamics 365 live in slechts 6 maanden
  • Vlotte transitie door spiegeling van vorige interface
  • Centraal ERP-systeem met geautomatiseerde wisselkoersberekening
  • Digitalisering van intercompany-verkeer

Avineon is een globale speler die gespecialiseerd is in geographical information systems: informatietechnologieën voor het verwerken van geografische data. Hun klanten zijn actief in de publieke sector, engineering en IT. ’Avineon Europe heeft kantoren in België, Nederland, het VK en Frankrijk. Meer en meer wil de onderneming inzetten op centralisatie van de diensten. “De administratie gebeurde jarenlang met Microsoft Dynamics AX2009. Toen Microsoft aankondigde dat ze die applicatie niet langer zouden ondersteunen, gingen we op zoek naar een partner om een nieuwe softwareapplicatie te implementeren – over kantoorgrenzen heen”, vertelt Stefan De Smedt, Director Finance & Administration bij Avineon.

De keuze tussen Microsoft Dynamics AX of Dynamics 365 Finance & Operations

De vorige IT-partner van Avineon stelde voor om de applicatie te upgraden naar AX2012. Uiteindelijk werd de opdracht toevertrouwd aan Cegeka, dat een upgrade naar een cloudoplossing met Dynamics 365 voorstelde. “Het team van Cegeka maakte indruk met hun expertise in Dynamics”, gaat Stefan De Smedt  verder. “De omschakeling naar Dynamics was de beste oplossing, en het voortraject dat Cegeka uittekende, gaf de doorslag.”

“De omschakeling naar Dynamics was de beste oplossing, en de expertise van Cegeka met Dynamics gaf de doorslag.”

- Stefan De Smedt, Director Finance & Administration

Transitie op een half jaar tijd

In nauwelijks een half jaar implementeerde Cegeka Dynamics 365 en werd de hele administratie in de cloud overgeheveld. “De snelheid waarmee Cegeka de upgrade heeft verwezenlijkt, is indrukwekkend”, zegt Stefan. “Cegeka heeft ons van a tot z ondersteund in die omschakeling. Ze hebben de configuratie van de vorige applicatie gespiegeld in Dynamics 365 om de transitie zo vlot mogelijk te laten verlopen. Cegeka zorgde ervoor dat de interface en de werking van de applicatie perfect op onze processen zijn afgestemd.”

Financiële administratie centraliseren

Avineon gebruikt Dynamics 365 vandaag voor de hele financiële administratie. “Van tijdsregistratie tot facturatie en onkostendeclaratie: het hele proces gebeurt in Dynamics 365 met integratie in de boekhouding”, verklaart Stefan. “Dat was een nieuwe manier van werken. De processen blijven in se onveranderd, maar de look and feel is moderner en het nieuwe systeem werkt gecentraliseerd.”

Dat Avineon nu een centraal systeem gebruikt voor de administratie van zijn vier Europese takken, brengt een efficiëntie- en tijdswinst met zich mee. “Vroeger moesten we bij elke transactie bijvoorbeeld de wisselkoersen omrekenen. Nu gebeurt die berekening automatisch, waardoor de boekhouding een stuk efficiënter wordt. Zo zijn er nog een heel aantal processen die nu gecentraliseerd en sterk vereenvoudigd zijn. Cegeka’s ervaring met automatisatie van intercompany-processen vormde een grote meerwaarde voor dit project”, vertelt Stefan.

Continue evolutie

Een cruciaal onderdeel van de samenwerking is het onderhoudscontract dat Avineon met Cegeka afsloot. “Ons nieuwe ERP-systeem is een organische applicatie die constant bijgestuurd en aangepast wordt aan onze manier van werken”, vertelt Stefan. “Sinds ons partnership met Cegeka wordt Dynamics 365 constant geüpdatet om aan onze noden te voldoen. We evolueren zo samen naar de meest efficiënte versie van de applicatie. We werken nauw samen met de Service Delivery Manager van Cegeka om budgetten te bespreken, release management te stroomlijnen en de nodige upgrades door te voeren.”

“Sinds ons partnership met Cegeka wordt Dynamics constant geüpgraded om aan onze noden te voldoen.”

- Stefan De Smedt, Director Finance & Administration

Van fysieke infrastructuur naar de cloud

De implementatie van Dynamics 365 ging gepaard met een conversie van fysieke servers naar een cloudserver. “Ook dat was een aanzienlijke verbetering”, vertelt Stefan. “Vroeger werkten we met een on-premise infrastructuur en huurden we een virtuele server. Wilden we vanop afstand werken, dan moesten we inloggen met een VPN. Een omslachtige manier van werken. Met Dynamics 365 werken we veel directer en sneller. We kunnen overal en vanop elk toestel aan de gegevens, en dat op een veilige manier.”

Functionaliteit uitbreiden

Ook in de toekomst zal Avineon verder inzetten op Dynamics 365. “Door het systeem te gebruiken, begrijp je steeds beter wat de mogelijkheden zijn”, aldus Stefan. “We hebben samen met Cegeka een roadmap uitgetekend van waar we naartoe willen met deze applicatie. In de eerste plaats gaan we het systeem nog meer perfectioneren, daarna willen we de functionaliteit uitbreiden.”

“We hebben samen met Cegeka een roadmap uitgetekend van waar we naartoe willen met deze applicatie. In de eerste plaats gaan we het systeem nog meer perfectioneren, daarna willen we de functionaliteit uitbreiden.”
- Stefan De Smedt, Director Finance & Administration

Een van de projecten die op de plank ligt, is de integratie van de bankmodule. “Daarmee kunnen we automatisch bankgegevens integreren, facturen goedkeuren en die rechtstreeks naar de bank sturen voor betaling”, zegt Stefan. “Momenteel doen we dat manueel, en in veel gevallen met papieren facturen. Dat kost veel tijd en is erg onefficiënt. De mogelijkheden van Dynamics 365 zijn eindeloos. De grote kracht is het een schaalbare oplossing is die meegroeit met het bedrijf: je activeert moeiteloos extra functionaliteit wanneer het nodig is. Er ligt nu een stevig fundament om de komende jaren nog meer processen te automatiseren.”

“De grootste sterkte van Cegeka is dat ze meedenken, en dat is wat dit partnership zo succesvol maakt”

- Stefan De Smedt, Director Finance & Administration

Vruchtbaar partnership

“Cegeka speelt een belangrijke rol in dat verhaal. Waar onze kennis ophoudt, komt Cegeka op het toneel met hun expertise. Bepaalde zaken doen we uiteraard intussen zelf, onder hun toezicht. Denk aan het instellen van nieuwe configuraties. Maar het is niet de bedoeling om volledig autonoom ons IT-beheer te doen, we vertrouwen op Cegeka om continu onze financiële processen en IT-infrastructuur op elkaar af te stemmen. De grootste sterkte van Cegeka is dat ze meedenken, en dat is wat dit partnership zo succesvol maakt”, besluit Stefan.

 

Benieuwd wat digitalisering jouw bedrijf kan opleveren? Laat het ons weten en we denken graag met je mee.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Contacteer ons