Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Alrijne Zorggroep vindt Best Value bij Cegeka

Kees Rietman, Hoofd Inkoop Alrijne Zorggroep


Een nieuwe gezamenlijk koers was bepaald, de naam op de gevels gewijzigd en telefonistes namen al op met ‘Alrijne, goedemiddag’. Het was even wennen, maar voor de buitenwacht voelde de fusie tussen het Diaconessenhuis Leiden en de Rijnland Zorggroep al snel als afgerond. Intern stond de organisatie echter nog voor een grote uitdaging: hoe krijgen we de gefragmenteerde ICT-omgevingen van drie ziekenhuizen en twee verpleeghuizen op één toekomstbestendig platform?

Alrijne Zorggroep ontstond op 1 januari 2015 als gevolg van de fusie van twee lokale zorgorganisaties uit Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn. De organisatie telt vierduizend medewerkers, drieduizend werkplekken en 770 bedden. De drie ziekenhuizen ontvangen jaarlijks ruim 490.000 patiënten uit de omgeving voor dagbehandelingen en opnames. 

Opnieuw inloggen

Hoewel het fusieproces volgens plan verliep, was het allesbehalve eenvoudig – met name op het gebied van ICT. Kees Rietman, hoofd Inkoop bij de Alrijne Zorggroep, knikt naar de computer op zijn bureau. ‘Vlak na de fusie hadden we te maken met verschillende domeinen, waarop je elke keer apart moest inloggen om bij documenten van andere locaties te komen. Dat was erg vervelend.’

Cegeka stuurde een specialist langs, iemand die ook over de vloer komt bij de Europese Unie. Dat geeft wel vertrouwen.

Kees Rietman, Hoofd Inkoop, Alrijne Zorggroep.

Het meerdere keren per dag moeten inloggen op diverse systemen was maar een deel van de fusiegerelateerde ICT-kwesties waar de Alrijne Zorggroep mee werd geconfronteerd. Het ziekenhuis had te maken met drie verschillende domeinen, vier datacenters en aparte wifinetwerken voor elke locatie, waarvan sommige onvoldoende dekking boden. Verder kon een deel van de ICT-omgeving niet zelf worden beheerd, was er sprake van economisch afgeschreven hardware en waren de werkplekken onvoldoende ondersteunend aan het primaire zorgproces.

Op zoek naar expert

Daar moest verandering in komen. Dat begon met het aanbesteden van de opdracht volgens de beproefde Best Value Approach (BVA), een methode die in de persoon van Kees Rietman een bevlogen pleitbezorger heeft. Rietman werkte eerder als inkoper bij onder meer het Antoni van Leeuwenhoekziekenhuis en het Nederlands Kanker Instituut.

‘Bij traditionele aanbestedingen huur je eerst een adviseur in die je iets adviseert wat er uiteindelijk tóch niet gaat komen’, weet het Hoofd Inkoop van Alrijne uit ervaring. ‘Bij BVA erken je dat je zelf níet de expert bent, je haalt die expertise uit de markt. Je geeft de doelstellingen en kaders aan, de inschrijvers vullen die naar eigen inzicht in. Met BVA komt de expert vanzelf bovendrijven.’

Voor Alrijne was die expert Cegeka. Na diverse informatiebijeenkomsten, site visits en beoordeling van de inschrijvingen, kwam de internationale ICT-specialist als winnaar uit de bus.  

Vertrouwen in Cegeka

‘Cegeka scoorde heel hoog, vooral vanwege duidelijke en verifieerbare prestatie-informatie’, vertelt Rietman. (Cegeka integreerde eerder de werkplekken van vijf andere ziekenhuizen, met een hoge gebruikerstevredenheid.) ‘Ook kon Cegeka eenvoudig uitleggen wat het ging leveren, hoe het dat op hoofdlijnen ging doen en welke beheersmaatregelen het had. Daarin waren de medewerkers heel proactief, zonder vakjargon. Ze begrepen wat er moest gebeuren en hadden zich al snel een beeld gevormd van Alrijne. Daarmee gaf Cegeka ons het vertrouwen dat het voor ons de juiste partij was.’

Vanwege een nauwe samenwerking met de klant, slaagde Cegeka er tijdens de volgende fase in om oplossingen te bieden die aansluiten op de unieke situatie en uitgangspunten van Alrijne. Een aanzienlijk deel van de hardware bleek verouderd en niet geschikt voor de oplossing. Cegeka en Alrijne kozen daarom voor device as a service, waardoor de beoogde oplossing toch kon worden gerealiseerd, zonder dat er nieuwe apparatuur voor moest worden aangeschaft. 

‘Laten we wel zijn, niets was makkelijker geweest dan alles eruit te gooien en te vervangen’, weet Rietman. ‘Maar de oplossing van Cegeka past precies in onze Best Value Approach: een minimale scope tegen minimale kosten. Met deze stap bleef Cegeka netjes binnen het gestelde budget.’

Cegeka denkt mee

De gehele ICT-omgeving wordt door Cegeka onder handen genomen. Er komt één gedeeld systeem en één wifinetwerk voor alle locaties, servers worden waar mogelijk naar de cloud verplaatst, en Alrijne krijgt een eigentijdse back-upomgeving. Voor de uitvoering van de opdracht zoekt Cegeka nadrukkelijk de samenwerking met vertrouwde partners, zoals HPE voor flexibele ICT-capaciteit – een noodzaak voor organisaties in snel veranderende markten.

Voor Cegeka speelt het meedenken – het naast de klant staan – een centrale rol in de dienstverlening. En dan het liefst met aparte specialisten op elk gebied. Rietman kan erover meepraten. ‘Op een gegeven moment ging het over inloggen, wifi en identity & access management, de onderdelen waarin security een hoofdrol speelt. Daarvoor stuurt Cegeka dan zijn eigen specialist langs, iemand die ook over de vloer komt bij de Europese Unie in Brussel. Zoiets geeft wel vertrouwen.’

Klaar voor de toekomst

Veiligheid voor de patiënten en gebruiksgemak voor de artsen en verpleegkundigen vormen samen de kern van de oplossingen van Cegeka voor de Alrijne Zorggroep. Rietman: ‘We hebben nu een systeem waar iedereen blij mee is. Een systeem waarmee we onze dienstverlening naar het volgende niveau kunnen tillen, waardoor wij nog meer tijd en aandacht kunnen schenken aan onze patiënten. Dankzij Cegeka zijn wij op ICT-gebied klaar voor de toekomst.’

New call-to-action

‘Cegeka viel op vanwege duidelijke en verifieerbare prestatie-informatie’


Uitdagingen

  • Fusieorganisatie van 4000 medewerkers naar één toekomstbestendige ICT-omgeving krijgen
  • 60 procent van e werkplekken economisch afgeschreven
  • Beveiliging van privacygevoelige patiënteninformatie

Oplossingen

  • De beste oplossing voor de beste prijs (Best Value Approach) 
  • Dankzij creatieve oplossingen de opdracht realiseren binnen gestelde budget en kader
  • Vakkundige oplossingen op het gebied van veiligheid

Resultaten

  • Eén gedeeld domein voor alle 4000 medewerkers op vijf locaties
  • Eén wifinetwerk voor alle locatie
  • Device as a service om hoge kosten te voorkomen voor nieuwe apparatuur


Related Customer Success Stories