7 beproefde tactieken om buy-in voor uw project te krijgen
Een van de belangrijkste stappen in elk groot IT-project is het topmanagement meekrijgen in uw verhaal. Projecten met digitale werkplekken vormen hierop geen uitzondering. Zonder sterke betrokkenheid van de C-suite is uw project gedoemd om te mislukken nog voordat het goed en wel van start gaat.
We weten van klanten dat het niet altijd gemakkelijk is om die buy-in te krijgen. De kostprijs vergt vaak de meeste overtuigingskracht. Het is een moeilijke noot om te kraken, want het is niet altijd eenvoudig om de TCO te berekenen of zelfs om offertes van verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken.
In deze blog geven we 7 insider tips die u kunnen helpen om het topmanagement warm te maken voor uw project. Sommige tips gaan over de kostprijs. Andere zijn gericht op niet-financiële aspecten, zoals de nood aan een communicatiestrategie.
1: Klaarheid scheppen over de TCO
De TCO van een project met digitale werkplekken berekenen is geen eenvoudige zaak. De totale som van de hardware, software en services is meestal heel complex, zeker omdat bepaalde dingen voor een bepaalde periode zowel door de klant als door de leverancier kunnen worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld de licenties. U kunt de leverancier vragen om een tijdschema op te stellen waarin duidelijk staat wie welke kosten voor zijn rekening neemt tijdens welke periode.
Wanneer u offertes van verschillende leveranciers vergelijkt (iets dat we later in deze blog verder in detail zullen bespreken) is het belangrijk om de TCO te laten uitsplitsen met zo veel mogelijk details. Dit zal u helpen om appels met appels te vergelijken, en niet met peren. Uw leverancier zou u hier opnieuw bij moeten kunnen helpen.
2: De waarde van ontastbare voordelen bepalen
Veel voordelen van een digitaal werkplekproject zijn niet tastbaar: hogere productiviteit, verbeterde bedrijfsprocessen, gelukkigere werknemers, een betere reputatie van de werkgever, en ga zo maar door. Probeer elk van deze voordelen toe te wijzen aan een specifieke afdeling en werk met hen samen om er een financiële waarde op te plakken.
Neem de "reputatie" van het bedrijf als voorbeeld. HR zal er veel baat bij hebben als het bedrijf wordt gezien als een plaats waar het fantastisch werken is. Hoeveel kan dit de kostprijs verlagen voor bijvoorbeeld werving en selectie, employer branding of het aantrekken van nieuwe werknemers? Hetzelfde geldt voor de productiviteit. Als elke medewerker door de nieuwe werkplek een uur per dag wint, hoeveel meer werk kan er dan aan de kerntaken worden besteed en wat betekent dit voor het bedrijfsresultaat?
3: Praat vooraf over de interne kosten
De kost die het vaakst over het hoofd wordt gezien in een project met digitale werkplekken, maar evengoed bij andere projecten, is de tijd en energie die het van uw eigen medewerkers vraagt. Een betrouwbare leverancier zal duidelijk vermelden welke werklast en welk type resources u moet incalculeren in elke fase van het project. Dit valt goed voor te stellen met behulp van een tijdlijn.
Hierdoor kunt u ook vooruit plannen en uitwerken hoe de werklast van deze specifieke resources door anderen kan worden overgenomen, bijvoorbeeld door intern personeel of externe werkkrachten, als het voor hen te veel dreigt te worden. Het laatste dat u wilt is dat uw medewerkers een burn-out krijgen tijdens het project. Sommige bedrijven creëren een pool van zogenaamde "vlinders". Dit zijn mensen van andere afdelingen die op afroep kunnen inspringen waar nodig.
4: Deel de budgettaire inspanning
We weten dat digitale werkplekprojecten het hele bedrijf ten goede komen. Maar vreemd genoeg wordt er vaak van de IT-afdeling verwacht dat ze de (volledige) budgetlast op zich neemt. Wanneer er moet worden bezuinigd, gebeurt dit dan ook vaak op aspecten die de IT-afdeling niet cruciaal vindt, bijvoorbeeld op change management. Dit is echter geen goede zaak. Een gebrek aan "user adoption" is immers de belangrijkste reden waarom IT-projecten overal ter wereld mislukken.
In plaats van op zoek te gaan naar besparingen, is het zinvoller om te zoeken naar manieren om de budgettaire inspanning te verdelen. We hebben het al gehad over het toewijzen van specifieke voordelen aan specifieke afdelingen (HR, communicatie, marketing, verkoop). Hetzelfde geldt voor het budget. Als u duidelijk maakt welke afdelingen voordeel halen uit het digitale werkplekproject, is het niet zo vreemd dat u hen ook vraagt om het project mee te financieren.
5: Minder evidente voordelen expliciteren
Zorg ervoor dat u alle verborgen en/of toekomstige voordelen vermeldt. Als u bijvoorbeeld een omgeving met Exchange, SharePoint en Outlook migreert naar Office 365, krijgt u veel meer dan een bijgewerkte versie van de functies die deze tools bieden. Laten we dit voorbeeld even verder uitwerken: met Office 365 krijgen gebruikers toegang tot een aantal extra (vaak gratis) applicaties die hen helpen om 24 uur per dag, 7 dagen per week, altijd, overal en op elk apparaat efficiënter te communiceren en samen te werken.
Door gebruikers toegang te geven tot een eenvormige set extra tools op hun nieuwe werkplek, helpt u actief mee om zogenaamde "Shadow IT" (een kopzorg voor veel C-level managers) tegen te gaan en het risico op beveiligingslekken te verminderen (een aspect dat steeds belangrijker wordt in digitale werkplekprojecten).
6: Kader het project
Een project met digitale werkplekken is geen eiland. Wanneer u de Raad van Bestuur overtuigt om in uw project te investeren, is het zinvol om dit waar mogelijk te kaderen binnen de strategie, missie, visie en ambitie van het bedrijf. Bewijs dat de digitale werkplek een strategisch voordeel biedt waarmee doelstellingen kunnen worden bereikt. Kader uw project binnen het grotere plaatje van het bedrijf.
U kunt het project ook beter kaderen door IT-mogelijkheden te vertalen naar meerwaarde voor de business, bijvoorbeeld aan de hand van een business value-model. De mensen die beslissen over het budget zijn niet geïnteresseerd in de functies en kenmerken, maar wel in de (financiële) waarde die het project creëert.
7: Vertel een overtuigend verhaal
Verandering is een van de belangrijkste aspecten bij projecten met digitale werkplekken. Deze projecten zetten mensen aan en dwingen hen soms om zich aan te passen aan (radicaal) nieuwe manieren van communiceren en samenwerken, en om hun dagdagelijkse taken op een andere manier te gaan uitvoeren. Dit is ook waarom mensen hun nieuwe werkomgeving vaak pas na verloop van tijd accepteren, of soms zelfs gewoon weigeren om dit te doen. User adoption is een belangrijkse succesfactor voor een digitaal werkplekproject, en misschien wel de belangrijkste.
Het is dus cruciaal dat u een overtuigend verhaal kunt vertellen. Leg niet gewoon uit wat er wanneer zal veranderen, maar vertel ook waarom en hoe, en spreek bovenal over de voordelen voor alle betrokkenen. U hebt in principe maar één kans. Uw verhaal moet dus eenvoudig te begrijpen zijn, en moet heel gemakkelijk zijn om door te vertellen. Tip: geef het project een opvallende naam, bij voorkeur een naam die aangeeft wat u ermee wilt bereiken.
Denkt u eraan om een project met digitale werkplekken op te zetten? Of bent u al bezig met uw presentatie voor het topmanagement? Toon de C-level managers dat u van tevoren weet wat voor hen belangrijk is: anticipeer op hun vragen over de kostprijs en laat zien dat u een verhaal kunt vertellen dat goed is gekaderd binnen de bedrijfscontext
Nog meer tips nodig? Download onze gratis handleiding voor beslissingnemers.
