Change Management in digitale werkplektrajecten 3/3

Change management: a never-ending story

Kort na de lancering duiken vaak de meeste bezorgdheden op: eindgebruikers moeten nog wennen aan de nieuwe manier van werken en hebben nog niet alle nuances onder de knie. De beste aanpak? Verzamel alle commentaar en suggesties, en leg uit dat de feedback in een volgende fase verwerkt wordt. Heel wat issues zullen na een inwerkingsperiode niet langer relevant blijken.

Belangrijk in dit hele verhaal is dat de verantwoordelijkheid over het project niet louter op de schouders van IT rust. Het management moet er in de eerste plaats over waken dat de business primeert boven de technologie. Als IT-manager kan u, vanuit uw technische kennis én nauwe contact met eindgebruikers, uw collega’s wel perfect adviseren over eventuele te nemen stappen.

In dit domein kan de IT-manager opnieuw een sleutelrol innemen. Hij zit immers op het kruispunt van de technologie (die blijft evolueren) en de verschillende generaties mensen (die continue het bedrijf in- en uitstromen). Zowel mensen als technologie veranderen continu, en niet aan dezelfde snelheid. Ervoor zorgen dat die twee polen zo veel mogelijk in balans blijven, is bij uitstek een taak voor de vooruitziende IT-manager.

Uit de startblokken: een korte denkoefening

De tips in deze blogpost zijn – dat geven we grif toe – vaak nogal voor de hand liggend. Changemanagement lijkt – op papier althans – een vrij eenvoudig gegeven. En toch … het gebeurt zelden zoals het moet, zelden op tijd, zelden tot tevredenheid van alle betrokkenen. Zo eenvoudig is het dus toch niet.

De volgende – korte – denkoefening kan u alvast helpen om de grote change-olifant in kleinere stukjes te hakken, en dus behapbaar te maken.

1. Rationaliseren betekent dat u de essentie van het project samenvat. Wat moet de nieuwe digitale werkplek vooral mogelijk maken, waarom gebeurt dit, waarom nu en voor wie? Door dat scherp te zetten, kan u prioriteiten stellen en dus ook makkelijker definiëren wat must-have acties zijn, en wat nice-to-have. De key drivers moeten op het spreekwoordelijke bierviltje passen.
2. Delegeren betekent dat u in kaart gaat brengen wie er nog allemaal betrokken (moet) zijn bij het digitale werkplekproject. Samen zal u tot één beknopt en werve(le)nd verhaal moeten komen: een verhaal dat door iedereen begrepen kan worden, dat perfect aansluit bij de bedrijfsvisie en -missie, en dat niet om de hete brij heen draait. Maar elke stakeholder apart zal ook een specifieke rol moeten gaan vervullen in het user adoption-traject. Probeer niet alles zelf te doen!
3. Concretiseren betekent dat u een summier actieplan maakt, en zo precies mogelijk inschat wat het digtale werkplekproject betekent in termen van tijd, budget en andere resources. Onderschat daarbij de workload voor (zware) interne profielen niet, en zorg voor back-up, een plan B of soms vergeten: roep professionele externe hulp in.

De laatste tip die we met u willen delen, is misschien wel de eenvoudigste: begin (ruim) op tijd. Stakeholders samen brengen, enthousiasmeren, tot een verhaal komen, buy-in krijgen, het verhaal smeden tot het goed zit én via verschillende kanalen verspreiden en doen landen … het zijn geen rush jobs. Op tijd beginnen geeft u de kans om – binnen én buiten het bedrijf – op zoek te gaan naar de mensen die het best geplaatst zijn om een rol op te nemen in het traject.