Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Volledig geconnecteerd: het samenwerkingsplatform van ATS brengt mensen en data samen

Chris Corijn, ICT Manager ADMB

www.atsgroep.be

Industry: Industrial Goods & Services 


Cegeka is ervan overtuigd dat een ‘connected organisation’ interne communicatie, spontane samenwerking en het delen van kennis en informatie faciliteert. Het bedrijf was dan ook verheugd om dat te kunnen bewijzen bij technologiegroep ATS. Het platform op basis van SharePoint dat Cegeka bij ATS implementeerde, vormt de start van een lopend traject om de services naar klanten toe te verbeteren met nieuwe interne processen. 

Komaf maken met informatie-eilanden

ATS Group heeft haar hoofdkantoor in Gent en combineert de expertise van 13 bedrijven die kant-en-klare engineering- en automatiseringsoplossingen leveren aan klanten. Elk project van ATS wordt beheerd door één contactpersoon, ongeacht het aantal divisies dat erbij betrokken is. In het verleden was het voor projectmanagers moeilijk om het overzicht te bewaren over hun projecten, aangezien de klant- en projectgegevens verspreid waren over verschillende systemen, op papier, of zelfs gewoon in de hoofden van hun collega’s die op verschillende plaatsen in het land werkten.

“Er werd een vloed van documenten en e-mails verzonden en er was geen referentiebron voor informatie of updates. Directe toegang tot real-time informatie is cruciaal om het serviceniveau te bieden dat klanten vandaag de dag nodig hebben”, zegt Chris Corijn, bestuurslid bij ATS.

De 'Connected Organisation'

ATS wilde een centraal platform dat snel en eenvoudig toegang zou bieden tot actuele informatie en dat de samenwerking binnen de teams kon faciliteren. Cegeka hielp bij de ontwikkeling en integratie van de oplossing. “We spraken ook met enkele andere leveranciers, maar Cegeka had ons ERP-systeem al geïmplementeerd. We wisten dat ze een goed en bekwaam team hadden dat begreep wat we nodig hadden. Bovendien hadden ze bewezen ervaring met het bouwen van de ‘connected organisation’ die wij wilden worden.”

Het project ging van start met een proof of concept. ATS formuleerde zijn behoeften en wensen en besprak ze met Cegeka. Cegeka vertaalde die visie naar een concept op basis van SharePoint 2016. De SharePoint-oplossing behoort tot de Microsoft-familie, en kan dus naadloos worden geïntegreerd met het bestaande MS AX Dynamics ERP-systeem van ATS.

Meer efficiëntie en betere service voor klanten

Na een reeks workshops om het design en de architectuur scherp te stellen, bouwde Cegeka een portal voor de hele groep en integreerde het die naadloos in de andere bedrijfssystemen van ATS. Het platform ging op 31 december 2016 live op het hoofdkantoor van ATS en wordt op dit moment uitgerold naar ATS-bedrijven in het hele land. Gevoelige of divisiespecifieke gegevens worden beschermd via een machtigingenbeleid.

Als de medewerkers van ATS op kantoor zijn, kunnen ze zich nu aanmelden bij de portal en zien ze meteen wat er nieuw is in hun aangepaste dashboard. De portal bevat een veelheid aan informatie: van algemene aankondigingen over het bedrijf of over het personeel tot gepersonaliseerde overzichten van uit te voeren taken, afspraken, lopende offertes/projecten, enz. Bovendien kunnen ze er ook klant- en projectgegevens op terugvinden, net als juridische documenten, contracten, opleidingen, enz.

Dankzij het intuïtieve persoonlijke dashboard en de eenvoudige navigatiemogelijkheden kunnen gebruikers snel en op elk moment de informatie bekijken die ze nodig hebben. Dat bespaart hen tijd en helpt hen om klanten betere en accuratere services te bieden. Iedereen is ook meer betrokken bij de organisatie, omdat ze beter op de hoogte zijn van wat er gebeurt.

CRM naar een hoger niveau

“Dankzij de sterke ondersteuning door het management werd het platform al snel een van onze belangrijkste communicatiemiddelen”, zegt Chris. “De medewerkers gingen er enthousiast mee aan de slag.” Om de services voor klanten naar een nog hoger niveau te tillen, werkt ATS op dit moment ook aan de uitrol van een Microsoft CRM-oplossing. Dit pakket zal natuurlijk naadloos samenwerken met de portal.

U heeft een

“Er werd een vloed aan mails en documenten verzonden, maar er was geen referentiebron voor informatie. Het nieuwe platform laat ons op een betere manier bestanden delen, communiceren en samenwerken.”


Challenges

  • Klant- en projectgegevens waren versnipperd over verschillende stand-alone systemen

  • Niet alle relevante info was digitaal gecapteerd: ze stond op papier of zat in de hoofden van de medewerkers

  • Er was nood aan een toegankelijke en up-to-date ‘single source of truth’ die makkelijk kon worden gekoppeld met het Dynamics ERP-platform

Results

  • Cegeka zette voor de hele ATS-groep één centrale portal op op basis van Microsoft SharePoint 2016

  • Elke office worker kreeg  toegang tot een persoonlijk dashboard met up-to-date info over het bedrijf, maar ook over projecten, taken, lopende offertes, afspraken …

  • Werknemers hebben nu meer tijd voor hun ‘core’ taken: klanten optimaal bedienen en accuraat informeren

Solution

Collaboration & Communication Portals

Technology

> SharePoint 2016