Cegeka loodst KMSH naar digitaal en klantgefocust tijdperk

"In onze Cegeka-analist herkenden we meteen een professional: hij stelde veel vragen en beet zich helemaal vast in de materie."JOHAN WULTEPUTTE - ONDERVOORZITTER, KMSH

Johan Wulteputte en Sven Wastijn, respectievelijk ondervoorzitter en IT-projectleider, beschrijven de oude situatie mooi metaforisch: “De overheid verwacht dat wij tal van gegevens - zoals stambomen, historiek of gezondheid - up-to-date houden. Maar dat doen met een AS400 zou wat zijn als een koterij bouwen aan een oud huis: in theorie mogelijk, maar onpraktisch, inefficiënt en op lange termijn duur.”

Verrast door alternatief voorstel

“Vroeg of laat móet je springen”, stipt Sven aan. “Ons oude systeem was niet alleen duur in onderhoud, maar je vindt ook steeds minder IT’ers die erop kunnen ontwikkelen. Daarnaast willen we ook onze klanten, de hondenfokkers, in deze digitale tijden goed ondersteunen. Zij moeten bijvoorbeeld snel de gegevens van hun honden kunnen terugvinden of hun puppy’s online registreren. We wisten dus dat we moesten digitaliseren. Ikzelf had een tailormade systeem in mijn hoofd, maar Cegeka heeft ons uiteindelijk op andere gedachten gebracht.”

Die ‘andere gedachten’ slaan op Microsoft Dynamics 365. “We waren aangenaam verrast door Cegeka’s voorstel”, vult Johan aan. “Zij hadden meteen beet wat we nodig hadden. Enerzijds door hun ervaring, maar ook omdat onze Cegeka-analist zich blijkbaar had verdiept in de wereld van de kinologie. Zeker niet evident, maar zo herken je nu eenmaal een goede analist: hij kan zich inleven in de noden van een klant, stelt veel vragen en bijt zich helemaal vast in de materie.”

Naar een klantgericht bedrijf

In mei 2016 startten de eerste workshops met KMSH’s key users. Minder dan een jaar daarna volgde de go-live. “Sneller dan verwacht”, zegt Sven. “En dat komt door verschillende factoren: de erg strakke flows van testen en evalueren, de wekelijkse stand-van-zaken-meetings en de open communicatie. Het moeilijkste obstakel was ongetwijfeld de datamigratie. Da’s natuurlijk een klassieker. Dat kwam vooral omdat de gegevens in onze oude database niet met elkaar gekoppeld waren. Met enkele workshops en ontwikkeling op maat hebben we ook dat probleem efficiënt aangepakt.”

“Vandaag is Microsoft Dynamics 365 het kloppend hart van de organisatie. Daaraan gekoppeld zijn Dynamics NAV voor de financiële transacties, SharePoint als digitaal archief én intranet, een e-loket voor de leden en een gloednieuwe website.” Dit hele cloudverhaal is ook voor onze klanten interessant”, legt Johan uit. “Via onze nieuwe site kunnen fokkers makkelijk een nieuw nest aangeven, er publiciteit voor maken en het verder opvolgen. En de rol van onze medewerkers is verschoven: van inputten van gegevens naar echt klantenservice verlenen.”