ERP datamigratie internationale caterpillar dealer Pon

Pon, één van Nederlands grootste familiebedrijven, is een internationale handels- en serviceorganisatie met een grote diversiteit aan activiteiten. Bij Pon werken bijna 13.000 mensen verspreid over 250 vestigingen in 27 landen. Belangrijkste activiteiten van Pon zijn in te delen in de groepen personenauto’s, bedrijfsauto’s en grondverzetmachines.

In Nederland en Scandinavië is Pon Power en Equipment vertegenwoordiger van Caterpillar, het wereldwijde A-merk in grondverzetmachines. Pon is actief bezig om dit bedrijf verder te professionaliseren en de efficiency te vergroten. Een belangrijke stap om dit te bereiken is de migratie van de huidige systemen naar één centrale ERP-oplossing.

Voor Pon Power en Equipment Denemarken heeft Cegeka een groot aantal logistieke en financiële administraties geschoond, verrijkt en gemigreerd naar een centraal ERP doelsysteem.

De opdracht

Pon heeft aan Cegeka gevraagd om alle data van negen operating companies, verspreid over de landen Denemarken, Nederland, Zweden en Noorwegen, te migreren naar M3 van Infor. Deze data was verspreid over meer dan 200 deelsystemen inclusief DBS, het administratiesysteem van Caterpillar zelf. De migratie moest uitgevoerd worden inclusief validatie en schoning van alle gegevens waarbij de volledigheid en juistheid wordt aangetoond middels een end-to-end audit trail.

Onze aanpak

Cegeka is gestart met het uitvoeren van een vooronderzoek waarin de mogelijkheden en de impact zijn onderzocht van de datamigratie naar het ERP-doelsysteem M3 van Infor. Na afronding van het vooronderzoek is de conversiestrategie vastgesteld en een plan van aanpak opgesteld. In aansluiting zijn alle business requirements omgezet naar functionele en technische beschrijvingen die als input hebben gediend bij het opstellen van de validatie- en mappingregels. Deze zijn vervolgens geconfigureerd in Cegeka's Smart Data Quality Suite.

In voorbereiding van de go-live in Denemarken zijn er wekelijks rapportages gedraaid waarmee de business in de bronsystemen de gegevens heeft opgeschoond. Voor het live gaan van de eerste operating company in Denemarken heeft Cegeka ruim 1 miljoen records met een voorraadwaarde van meer dan 50 miljoen euro succesvol gemigreerd naar het doelsysteem M3. Dit alles met een financiële aansluiting van 100% inclusief volledige vastlegging van de migratiehistorie en een end-to-end audit trail welke is goedgekeurd door KPMG. De overige operating companies worden op dezelfde wijze gemigreerd over een periode van twee jaar.

Het resultaat

Het project heeft geresulteerd in de volgende baten:

• Een sterke verlaging van de ICT beheer- en onderhoudskosten als gevolg van het uitfaseren van meer dan 200 deelsystemen;
• Een algehele verbetering van de operationele efficiëntie en kwaliteit van managementinformatie door de structurele verbetering van de datakwaliteit.

“Het Cegeka-team heeft het afgelopen jaar
laten zien dat ze zich aan de vooraf
opgestelde planning houden en op tijd tegen
de afgesproken kwaliteit leveren. Een
betrouwbare partner die wanneer het er op
aan komt ook de nodige flexibiliteit heeft.”
Rens Bouwman - Program Director Pon Power & Equipment Group