Een project- en servicebedrijf wisselt elke dag enorme hoeveelheden data uit. Wanneer al die waardevolle informatie verspreid zit over teamleden en een overvloed aan applicaties, creëert dit verschillende uitdagingen die een efficiënte oplevering van projecten in de weg kunnen staan.
Maar hoe ga je om met deze uitdagingen? In ons webinar vertellen we hoe onze oplossing KPN ICT Consulting heeft geholpen. Lees de belangrijkste conclusies in onze blogpost hieronder.
Een vlotte en nauwe samenwerking is cruciaal voor de succesvolle oplevering van projecten. Projectmanagers moeten snel de scope, planning en het budget van elk project in de pijplijn kunnen beheren. Om de kwaliteit van projecten te optimaliseren en aan de verwachtingen van klanten te voldoen, hebben ze ook tools nodig waarmee ze efficiënt projectteams kunnen samenstellen en beheren.
Er zijn drie belangrijke uitdagingen die een efficiënte projectoplevering vaak in de weg staan:
Uitdaging bij projectoplevering #1: samenwerking tussen afdelingen
In veel project- en servicebedrijven werken de afdelingen HR, sales, finance, oplevering en andere bedrijfsonderdelen vaak onafhankelijk van elkaar. Ze hebben geen gestructureerd proces dat uniformiteit brengt in hun activiteiten. Vaak gebruikt elke afdeling andere tools en worden veel tijdrovende taken manueel uitgevoerd. Dit zorgt voor datasilo's en belemmert de efficiënte oplevering van projecten. Dit probleem is een uitdaging op zich, maar ook een onderliggende oorzaak die de volgende twee uitdagingen versterkt.
Onze oplossing? Laat verschillende afdelingen samenwerken met een krachtig ERP-systeem dat gekoppeld is met CRM-, PSA- en HRIS-oplossingen. Dit brengt alle afdelingen op één lijn in een continue flow. van offertes en de levenscyclus van projecten tot resourcebeheer en van administratie tot een efficiënte boekhouding en controles. Een gestructureerde en geautomatiseerde end-to-end flow heeft een enorme positieve impact op de prestaties.
Uitdaging bij projectoplevering #2: optimale planning en inzet van resources
Om projecten op te leveren en doelstellingen te bereiken, is het belangrijk dat de beschikbare resources binnen een bepaalde timing en budget worden toegewezen. Toch kan het een echte uitdaging zijn om de beste match te vinden tussen de projectvereisten en resources, zeker als je hiervoor gegevens moet opzoeken in verschillende systemen (datasilo's) van verschillende afdelingen. Zonder gestandaardiseerde workflow en geïntegreerd overzicht van de planning is het moeilijk voor projectmanagers en resourcemanagers om de inzet van resources te optimaliseren. Uiteindelijk kan dit leiden tot planningsproblemen, met werkstress tot gevolg.
Voor de oplossing van dit probleem kijken we naar een praktisch voorbeeld bij KPN ICT Consulting. Hier was er de vraag naar meer flexibiliteit en samenwerkingsmogelijkheden om de juiste resources efficiënter aan projecten toe te kennen. Daarom koos Cegeka voor Microsoft Dynamics 365. Dankzij deze applicatie is het bedrijf nu in staat om vragen van klanten voor personeelsuitbreiding op korte of lange termijn sneller te matchen met technische die over de juiste vaardigheden beschikken:
- Geautomatiseerde matching met een slim algoritme;
- Handmatige matching met zoekfunctie;
- Geïntegreerde resourcepool met interne en externe resources;
- Geautomatiseerde administratie die veel tijd bespaart;
- Digitaal samenwerkingsportaal met toegang voor de klant.
Benieuwd om te zien hoe dit werkt? Bekijk de demo in ons webinar (vanaf 7:25).
Uitdaging bij projectoplevering #3: administratieve lasten voor consultants en projectmanagers
Om de administratie voor alle bedrijfsonderdelen correct af te handelen, moeten projectconsultants soms meerdere keren dezelfde gegevens invoeren in verschillende tools. Gegevens kopiëren tussen verschillende applicaties kost veel tijd en verhoogt het risico op fouten en onvolledige gegevens, wat en negatieve impact kan hebben op het succes van een project.
Om de projectmanagers van KPN ICT Consulting meer mogelijkheden te geven, zette Cegeka een uitgewerkte projectmanagementflow op in Microsoft Dynamics 365. Dankzij de uitgebreide functionaliteit voor offertes en de opsplitsing van projecten kunnen hun PM's nu eenvoudig projectplannen opstellen, bijhouden en factureren in één applicatie:
- Alle bedrijfsgegevens zijn gecentraliseerd en overal en altijd toegankelijk;
- Volledig salesproces van klantvraag tot factuur;
- Goedkeuring van projectplannen door klanten in de app;
- Eenvoudige toewijzing van resources op basis van klantvereisten;
- Duidelijke overzichten van taken, planningen en deadlines;
- Financiële opvolging op basis van geregistreerde uren, vaste prijzen en upsell mogelijkheden.
Benieuwd om te zien hoe dit werkt? Bekijk de demo in ons webinar (vanaf 14:20).
Webinar projectoplevering optimaliseren
Achttien minuten vol kennis onder leiding van Daan Danneels (Industry Manager bij Cegeka), met een diepgaande case study over de uitdagingen van KPN ICT Consulting. Inclusief demo’s van onze oplossingen voor projectoplevering. Klik op de afbeelding hieronder om het complete webinar te bekijken:
Klaar om jouw projectoplevering te verbeteren?
Neem datasilo's weg om een antwoord te vinden op alle uitdagingen bij projectoplevering voor jouw organisatie. Kies voor optimale samenwerking, met krachtige bedrijfsapplicaties. Weet je niet goed waar je moet beginnen? Wij staan klaar om je te begeleiden bij elke stap. Neem contact met ons op.
