Waarom?
ERP is meer dan een IT-product: het is een langetermijnstrategie. Daarom moet je er zorgvuldig over nadenken en een plan op lange termijn bedenken. Jouw ERP-roadmap en -budget moeten jaren meegaan. Houd er daarom rekening mee dat het bedrijfslandschap snel verandert. Ze moeten dus niet definitief zijn, maar flexibel en vloeiend, net als een dans.
Met een ERP-systeem kan je jouw processen optimaliseren en collega’s uit verschillende afdelingen met elkaar verbinden. Zo spot je mogelijkheden en kan je er ook snel op inspelen. Ga echter niet uit van een eenmalige implementatie. Je zult het systeem continu moeten bijwerken. Jouw ERP-systeem moet dus niet alleen een sterke basis hebben die rekening houdt met de belangrijkste behoeften van het bedrijf, maar ook flexibel zijn, zodat je het voortdurend kunt optimaliseren.
Waarom een ERP-roadmap zo belangrijk is:
- Er bestaat geen kant-en-klare ERP-oplossing. Je moet zorgvuldig nadenken over een langetermijnstrategie.
- Door een ERP-roadmap vast te leggen, zorg je ervoor dat jouw IT-afdeling en de rest van jouw bedrijf op één lijn zitten.
- Jouw ERP-strategie is een levend organisme, een proces dat voortdurend verandert.
- Door jouw medewerkers een referentiepunt en zicht op jouw ERP-project te geven, stimuleer je verandering.
Wil je meer weten over de uitdagingen, risico's en succesfactoren van een ERP-project? Bekijk onze werkwijze voor een Solution Assessment.
De choreografie van jouw roadmap
Nu weet je waaróm je moet investeren in een ERP-roadmap. Maar hoe werk je nou zo’n roadmap uit? Dat doe je uiteraard stap voor stap, net als bij een choreografie. Meestal doorlopen we de volgende fases:
- De stakeholders bevragen: ga in gesprek met iedereen die betrokken is bij jouw ERP-project, van het management tot de specifieke projectteams. Combineer hun verwachtingen en de aspecten waar zij belang aan hechten met een SWOT-analyse, de strategische verslagen van jouw bedrijf en de doelstellingen van het ERP-project om zo de hoofdpunten van jouw project te bepalen.
- As-is analyse: tijd om even in te zoomen op het huidige ERP-systeem. Wat heb je tot zover al geautomatiseerd? Wat moet er nog gebeuren? De huidige cruciale processen behouden of verbeteren zouden jouw prioriteit moeten zijn. Nieuwe (niet-essentiële) functies kunnen meestal wachten tot in een latere fase.
- Vat samen en bepaal jouw prioriteiten: iedereen zal prioriteit geven aan een ander aspect van een ERP-project op basis van hun functiebeschrijving. Luister naar die verwachtingen en leg ze naast de bedrijfsdoelstellingen. Dan pas kan je een lijst met prioriteiten opstellen en met alle betrokkenen delen.
- Zoek voor elke uitdaging een oplossing: zodra je jouw ERP-prioriteiten hebt vastgelegd, is het tijd om over oplossingen te beginnen nadenken. Houd het simpel: bedenk geen ingewikkelde oplossingen voor eenvoudige problemen. Besef wel dat er geen universeel plan bestaat: je zult elke uitdaging apart moeten aanpakken.
- Veranderingsmanagement: zelfs als je de prioriteiten van jouw ERP-project duidelijk aan alle betrokkenen uitlegt, zullen er toch nog mensen teleurgesteld zijn. Je zult een manier moeten vinden om met die gevoelens om te gaan, zodat de mensen niet gefrustreerd raken.
Ga voor een gefaseerde aanpak
Je hebt twee soorten ERP-providers: zij die willen dat alles meteen goed zit en het hele ERP-project in één keer afhandelen, en zij die liever een gefaseerde aanpak kiezen. Wij hebben ondervonden dat de laatste strategie meer voordelen oplevert:
- Houd jouw scope binnen de perken
Begin zo klein mogelijk: welke cruciale processen heb je nu écht nodig vanaf dag één? Daarna kan je in fases werken en elke fase apart budgetteren. Zo is het gemakkelijker om de kosten, timing en werklast te berekenen. Zodra je een goede basis hebt, is het eenvoudiger om jouw ERP uit te breiden.
Let op dat jouw scope niet langzaamaan toeneemt door extra features die niet in het originele plan of budget waren inbegrepen. Daarom moet je altijd kunnen terugvallen op een duidelijke roadmap die gebaseerd is op jouw bedrijfsdoelstellingen en cruciale processen.
- Beheer jouw budget
De meeste mensen denken dat het duurder is om in fases te werken. Wij zijn er echter van overtuigd dat je jouw budget zo doelbewuster spendeert. Als je alles in één keer probeert te regelen, zullen er veel onnodige – en dure – functies ontwikkelt worden, meer risico’s gelopen worden bij de lancering en eindstand: langer met jouw vorige systeem moeten blijven werken, waaraan ook verborgen kosten zijn verbonden. Bovendien moet je achteraf meer aanpassen, omdat jouw ERP-systeem niet flexibel genoeg is voor de voortdurend veranderende situatie.
- Flexibiliteit
Mag ik deze dans?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: de beste ERP-partners die je kunt wensen! Laat ons iets weten, zodat we samen een choreografie kunnen bedenken voor jouw ERP-project.
Two to Tango: er zit een 'wij' in ERP-software
Om een ERP-project goed op te starten en tot een succesvol einde te brengen, geldt het Engelse gezegde ‘It takes Two to Tango’. Zoom samen met ons en onze klanten in op de wereld van ERP met de nadruk op echte samenwerking. In het eerste seizoen bedenken we een volledige choreografie om jouw ERP-strategie op te stellen.
