Binnen een Connected Organisation faciliteren systemen en structuren interne communicatie, spontaan samenwerken en kennis- en informatiedelen.Maar om tot een Connected Organisation te komen, moeten we niet enkel tools installeren: 20% van de transformatie is technologie, 80% gaat over een cultuurverandering.

Technologie is dus een hulpmiddel, geen doel op zich. Mensen willen een platform (middel), dat hen helpt om gemakkelijk te communiceren, samen te werken en informatie op te vragen (doel). En dat vanop elk toestel en op elke plaats en tijd dat hen uitkomt.

 

Hoe begin je aan een portal die werkt?

Je kunt niet zomaar alle bestaande applicaties en tools overboord gooien. Bij Cegeka hebben we een beproefde aanpak: een blueprint en actieplan, waarin veel aandacht is voor verder bouwen op de bestaande architectuur en voor gebruikersadoptie en change management.

Dat plan is niet in beton gegoten, omdat tijd en geld vaak dwingen om prioriteiten bij te stellen. En prioriteiten kunnen in de loop van het project ook wijzigen. Daarom pakken we de implementatie van tools op een agile manier aan.

 

Kies voor de weg van de minste weerstand: willen, kunnen, zullen

Om de weg van de minste weerstand te volgen, zijn drie vragen belangrijk:

  1. Willen de medewerkers met de oplossing werken? Formuleer heldere doelstellingen, maak een communicatieplan, en zet ambassadeurs in.
  2. Kunnen de medewerkers met de oplossing werken? Voorzie een opleidingsplan met verschillende trainingsvormen aangepast aan de doelgroep. Betrek ‘key users’ uit verschillende afdelingen in het ontwikkelproces en zet hen in als coaches.
  3. Zullen de medewerkers met de oplossing werken? Stimuleer het gebruik via innovators en early adopters tijdens de pilootfases. Verhoog vervolgens het vertrouwen in de oplossing met een goede servicedesk en maak zoveel mogelijk ‘oude’ oplossingen niet meer beschikbaar.

 

Of de mensen die de tools gebruiken een medewerker, klant of partner zijn, maakt niet uit. Belangrijk is hen te laten (in)zien welke nieuwe mogelijkheden ze krijgen. Daarnaast is het voor de adoptie van nieuwe technologie belangrijk informatie eenvoudiger en beter toegankelijk te maken. Mensen kiezen immers altijd de weg van de minste weerstand en willen onmiddellijk antwoord.

 

Dit is de toolkit van de Cegeka Connected Organisation.

 

Microsoft Dynamics CRM/xRM

Beheer van het hele ‘contact-to-contract’-proces: marketingcampagnes organiseren, leads opvolgen, pipeline reviewen en rapporteringen tot en met klantencontracten.

 

Workflows

Een synoniem voor de automatisering van processen, o.a. proactieve opvolging en reminders wanneer input of goedkeuringen van mensen nodig zijn. Gekoppeld met business intelligence kan je zo ook bottlenecks blootleggen en kpi’s opvolgen.

 

Enterprise Social Networks

Dit interne sociale netwerk helpt om sneller de juiste expert en expertise te vinden voor bvb. het oplossen van klantenvragen en het opmaken van offertes.

 

Microsoft OneDrive for Business

Een persoonlijke opslagruimte in de cloud, altijd toegankelijk vanop elke plaats en toestel.

 

Business Intelligence

Van rapporten over de status van verschillende delen van de business tot verbanden leggen en voorspellingen maken.

 

InSight (Microsoft Office 365 en Microsoft SharePoint)

Handige portal o.b.v. SharePoint en eigen maatwerkontwikkeling waarmee onze businessprocessen ondersteunen: klanteninformatie, offertes, projectinformatie, facturatie enz. Onze mensen vinden er ook een database met referenties, een servicecatalogus en bouwblokken om offertes op te maken. Daarnaast kunnen medewerkers op InSight terecht voor interne communicatie, HR informatie en de interne servicedesk. Iedereen kent iedereen niet meer in een organisatie met 3500 mensen. Expertise vinden we dankzij een krachtige zoekmachine snel en efficiënt terug, in persoonlijke profielen van medewerkers of in expertencommunities. Dat alles in de vertrouwde look&feel van een Office-omgeving.

 

ERP

Door de automatisering van onze bedrijfsprocessen kunnen we efficiënter en sneller werken. Door het integreren van ERP geven we onze informatie slechts eenmaal in, is onze financiële administratie altijd up-to-date en maken we onze interne processen stap voor stap beter.

 

Microsoft Skype for Business

De strijd om vergaderzalen en reistijd vermijden we door unified communication (video conferencing, conference calls), project workspaces en internal social networking. De beschikbaarheidsinfo van mensen is voor iedereen zichtbaar, waardoor voicemail en e-mail vermindert.